Apa itu Dokumen LARTAS dalam Pengurusan Dokumen Kargo?

Digital Marketing

Senin, 22 September 2025 10:00 WIB

Pendahuluan — Mengapa Dokumen LARTAS Penting?

Setiap kali barang melewati batas negara, bukan hanya fisik barang dan nilai dagang yang diperiksa. Ada kategori barang yang oleh otoritas diberi label LARTAS — singkatan dari Larangan dan Pembatasan. Barang-barang ini menuntut pemenuhan persyaratan administratif dan teknis tertentu sebelum boleh diimpor atau diekspor dalam pengurusan dokumen kargo. Dokumen LARTAS adalah bukti bahwa barang tersebut telah diproses sesuai persyaratan, misalnya izin, sertifikat kesehatan, atau deklarasi khusus.

Tanpa dokumen LARTAS yang lengkap, barang bisa tertunda lama di terminal, dikenai denda, bahkan dimusnahkan atau dikembalikan ke pengirim. Bagi pelaku logistik, pemahaman mendalam soal dokumen ini bukan sekadar kepatuhan — tetapi juga soal efisiensi biaya dan reputasi layanan.

Artikel ini disusun agar Anda dapat:

Mengerti apa itu LARTAS dan bagaimana kategorinya dibentuk.
Mengetahui dokumen apa saja yang lazim diminta untuk tiap jenis barang.
Mengikuti alur perizinan dan clearance yang umum dipakai.
Memiliki checklist operasional untuk mengurangi risiko hold di bea cukai.
Menggunakan praktik terbaik untuk mempercepat arus barang.

1. Definisi Dokumen LARTAS — Pengertian dan Ruang Lingkup

Dokumen LARTAS adalah sekumpulan dokumen administratif dan teknis yang dibutuhkan untuk mengurus barang impor atau ekspor yang termasuk dalam kategori larangan, pembatasan, atau pengawasan oleh otoritas negara. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang memenuhi persyaratan sektor terkait seperti kesehatan, keselamatan, perlindungan lingkungan, dan keamanan.

Ruang lingkup LARTAS berbeda-beda tiap negara, namun secara umum meliputi:

Barang yang dilarang total (prohibited) — tidak boleh diperdagangkan.
Barang yang dipersyaratkan izin atau lisensi khusus (restricted) — hanya boleh masuk/keluar dengan izin.
Barang yang dikendalikan kuota, sertifikat asal atau persyaratan sanitary/phytosanitary.
Barang yang membutuhkan inspeksi fisik, fumigasi, atau pengujian laboratorium.

Dokumen LARTAS bukan hanya satu berkas tunggal — melainkan keluarga dokumen: dari izin impor, sertifikat kesehatan, lisensi ekspor, hingga tanda terima atau surat pelepasan dari otoritas terkait.

2. Landasan Hukum dan Otoritas yang Terlibat

Setiap negara mempunyai regulasi yang mengatur LARTAS. Di tingkat nasional, beberapa instansi yang biasanya terlibat antara lain:

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai — otoritas utama dalam proses clearance.
Kementerian/Kementerian terkait — misal: Kementerian Pertanian, Kementerian Kesehatan, Badan POM, Kementerian Perdagangan, Kementerian Lingkungan Hidup, Kementerian Perhubungan, Balai Konservasi (untuk satwa/kerangka).
Instansi teknis — karantina kesehatan hewan, karantina tumbuhan, laboratorium pengujian, serta otoritas standardisasi.

Landasan hukum mencakup undang-undang, peraturan menteri, dan keputusan teknis. Bagi importir dan eksportir, memahami peraturan dasar (mis. daftar barang yang dilarang dan dibatasi) di negara asal dan negara tujuan adalah langkah awal yang wajib.

Catatan penting: peraturan dapat berubah — terutama untuk barang terkait kesehatan, pangan, atau keselamatan. Selalu periksa persyaratan terkini atau minta bantuan customs broker berpengalaman.

3. Kategori Barang yang Biasanya Termasuk LARTAS

Berikut kategori yang paling sering masuk dalam daftar LARTAS, beserta contoh dokumen yang biasa diminta:

3.1 Produk Farmasi dan Alat Kesehatan

Contoh barang: obat, vaksin, alat medis, suplemen.
Dokumen umum: izin edar / registrasi (BPOM atau otoritas sejenis), sertifikat GMP, Letter of Free Sale (LoFS), cold chain documentation (jika suhu-kontrol diperlukan), dan import permit untuk obat tertentu.
Catatan: banyak obat membutuhkan persetujuan khusus, dan beberapa item disyaratkan impor melalui distributor berizin.

3.2 Produk Makanan dan Minuman

Contoh barang: bahan pangan, minuman, produk olahan.
Dokumen umum: sertifikat kesehatan / sanitary certificate, sertifikat asal (COO), izin impor pangan, label bahasa lokal, serta dokumen HACCP bila diperlukan.
Catatan: untuk beberapa produk hewani atau produk yang rentan mikroba, karantina dan pemeriksaan laboratorium diperlukan.

3.3 Tanaman, Biji, dan Produk Pertanian

Contoh: biji-bijian, bibit, tanaman hidup, buah segar.
Dokumen umum: phytosanitary certificate (sertifikat karantina tumbuhan), fumigation certificate, import permit, dan sertifikat fitosanitari lainnya.
Catatan: persyaratan ketat untuk mencegah hama penyakit.

3.4 Hewan Hidup dan Produk Hewani

Contoh: ternak, unggas, semen beku, daging.
Dokumen umum: veterinary certificate, import permit, sertifikat kesehatan hewan, dan hasil tes laboratorium.
Catatan: proses perlu kolaborasi dengan otoritas karantina hewan.

3.5 Bahan Kimia dan Bahan Berbahaya

Contoh: pestisida, bahan kimia industri, bahan berbahaya.
Dokumen umum: safety data sheet (SDS), Material Safety Data Sheet (MSDS), izin impor bahan kimia, dokumen klaim transport berbahaya, dan packaging sesuai standar.
Catatan: sering masuk kategori Dangerous Goods (DG) yang punya aturan pengemasan dan labeling ketat.

3.6 Produk Teknis dan Elektronik Tertentu

Contoh: peralatan telekomunikasi, perangkat frekuensi radio.
Dokumen umum: sertifikat compliance (type approval), izin penggunaan frekuensi bila relevan, SNI atau sertifikat mutu.
Catatan: produk tertentu memerlukan sertifikat kesesuaian dengan standar nasional.

3.7 Barang Budaya, Seni, dan Antik

Contoh: karya seni, artefak, koleksi museum.
Dokumen umum: permit export/import cultural property, appraisal & provenance documents, CITES (jika terkait bagian hewan yang dilindungi).
Catatan: bisa ada embargo ekspor pada barang nilai budaya.

3.8 Baterai Lithium dan Komponen Berisiko Kebakaran

Contoh: baterai sekali pakai dan lithium-ion.
Dokumen umum: deklarasi barang berbahaya khusus baterai, packing certificate, dan izin pengangkutan jika berada di kategori tertentu.
Catatan: maskapai dan peraturan penerbangan internasional menerapkan batasan ketat.

3.9 Senjata, Amunisi, dan Komponen Militer

Contoh: senjata api, amunisi, suku cadang militer.
Dokumen umum: izin ekspor-impor khusus (end-user certificate), persetujuan kementerian pertahanan atau terkait.
Catatan: proses sangat ketat; tidak semua pengiriman mendapat izin.

3.10 Limbah Berbahaya dan Produk Berubah Lingkungan

Contoh: limbah elektronik, bahan beracun.
Dokumen umum: izin pengelolaan limbah, consignment note untuk limbah berbahaya, dokumen BA (Basel Convention) bila lintas batas.
Catatan: regulasi lingkungan sangat ketat dan sering membutuhkan jaminan fasilitas penerima.

Daftar di atas bersifat ilustratif; masing-masing negara menetapkan klasifikasi dan dokumen yang berbeda-beda.

4. Dokumen LARTAS Umum: Rincian dan Fungsi Tiap Berkas

Berikut penjabaran dokumen yang sering diminta sebagai bukti kepatuhan LARTAS, beserta fungsi praktisnya.

4.1 Izin Impor / Eksport (Import/Export Permit)

Fungsi: menyatakan otoritas setuju barang masuk/keluar.
Kapan diperlukan: untuk barang yang dikendalikan, seperti obat, bahan kimia berbahaya, atau produk berstatus strategis.
Praktik: permit biasanya diajukan sebelum barang dikapalkan; prosesnya memakan waktu sehingga harus direncanakan.

4.2 Sertifikat Kesehatan / Veterinary Certificate / Phytosanitary Certificate

Fungsi: menjamin barang yang berasal dari sektor pangan, hewan, atau tanaman sehat dan memenuhi standar sanitasi.
Penerbit: otoritas karantina region asal (mis. otoritas veteriner).
Praktik: sertifikat harus sesuai format yang diterima negara tujuan; seringkali memerlukan cap dan tanda tangan resmi.

4.3 Certificate of Origin (COO)

Fungsi: menyatakan asal barang; penting untuk tarif preferensial dan pembuktian asal produk.
Penerbit: chamber of commerce atau otoritas berwenang.
Praktik: COO yang salah bisa menyebabkan barang dikenai tarif lebih tinggi atau ditahan.

4.4 Sertifikat Registrasi / Izin Edar (untuk obat dan makanan)

Fungsi: memastikan produk sudah terdaftar dan aman diperdagangkan di negara tujuan.
Praktik: distributor lokal sering harus memiliki izin edar untuk menangani produk farmasi.

4.5 Safety Data Sheet (SDS) / MSDS

Fungsi: memberikan informasi tentang sifat kimia, penanganan, dan prosedur darurat untuk bahan kimia.
Praktik: harus tersedia untuk setiap bahan kimia yang dikapalkan; petugas pelabuhan dan transport memerlukan akses cepat.

4.6 Izin Penggunaan Frekuensi / Sertifikat Teknis

Fungsi: memastikan perangkat komunikasi atau elektronik tidak mengganggu spektrum lokal.
Praktik: sertifikat ini lazim untuk perangkat radio, telekomunikasi, dan beberapa peralatan industri.

4.7 Dokumen Kepemilikan dan Conseil (End-User Certificate)

Fungsi: menyatakan siapa pengguna akhir barang; penting untuk barang sensitif (mis. teknologi ganda atau militer).
Praktik: otoritas memeriksa end-use untuk mencegah penyalahgunaan.

4.8 Laporan Pengujian Laboratorium

Fungsi: hasil pengujian fisik/kimia bagi barang yang memerlukan bukti mutu atau keamanan.
Praktik: contoh untuk produk makanan, obat, atau material konstruksi.

4.9 Dokumen Karantina / Fumigation Certificate

Fungsi: membuktikan barang telah menjalani perlakuan untuk mencegah hama/bakteri (mis. fumigasi kayu kemasan).
Praktik: kayu kemasan sering harus dilabel dengan treatment stamp (misalnya IPPC stamp).

4.10 Surat Pelepasan (Release Order) / SPPB atau Dokumen Serupa

Fungsi: bukti bahwa bea cukai atau otoritas telah melepaskan barang untuk pengeluaran.
Praktik: dokumen ini biasanya diberikan setelah clearance selesai dan pembayaran bea dilakukan bila ada.

5. Alur Proses Pengurusan Dokumen LARTAS — Langkah demi Langkah

Untuk membuat gambaran praktis, berikut alur kerja yang umum dipakai dalam pengurusan dokumen LARTAS, dari sisi importir:

Langkah 1 — Identifikasi Barang dan Mapping Regulasi

Tentukan apakah produk termasuk LARTAS di negara tujuan.
Cek kode HS dan daftar barang dibatasi.
Konsultasikan regulasi kementerian terkait dan pastikan dokumen yang dibutuhkan.

Langkah 2 — Persiapan Dokumen Pra-Kapalan

Ajukan permit/registrasi bila diperlukan.
Siapkan commercial invoice, packing list, COO, dan dokumen teknis (SDS, sertifikat kesehatan).
Jika membutuhkan pengujian, lakukan sampling dan lab testing awal.

Langkah 3 — Koordinasi dengan Supplier / Exporter

Minta supplier mengurus dokumen asal (phytosanitary / veterinary / GMP certificate).
Pastikan semua dokumen asli siap diserahkan pada waktu cut-off.

Langkah 4 — Pra-Alert / Pre-Arrival Filing

Kirim data dan dokumen ke customs broker atau otoritas untuk pre-clearance bila memungkinkan.
Pre-arrival filing mempercepat proses saat barang tiba.

Langkah 5 — Kedatangan dan Pemeriksaan Fisik

Setelah barang tiba, otoritas berwenang dapat melakukan pemeriksaan dokumen dan fisik.
Siapkan tempat dan tenaga untuk pemeriksaan (sampling, lab testing).

Langkah 6 — Pemenuhan Persyaratan Tambahan

Lengkapi persyaratan tambahan bila ada notifikasi (mis. sertifikat lanjutan, pembayaran duty, atau tindakan fumigasi).

Langkah 7 — Pelepasan dan Pengeluaran Barang

Setelah semua dipenuhi, otoritas mengeluarkan surat pelepasan.
Koordinasikan trucking dan pengeluaran barang dari terminal.

Langkah 8 — Dokumentasi Pasca-Release dan Rekonsiliasi

Simpan semua dokumen sebagai arsip.
Lakukan rekonsiliasi antara invoice, manifest, dan dokumen pabean untuk keperluan audit.

Proses ini memerlukan kolaborasi antar pihak: shipper, forwarder, customs broker, otoritas teknis, dan penerima.

6. Checklist Dokumen LARTAS yang Harus Dicek Sebelum Pengiriman

Gunakan checklist ini untuk mengurangi risiko ditahan:

Apakah barang masuk kategori LARTAS? (cek kode HS)
Commercial invoice lengkap (deskripsi detail barang, nilai unit, jumlah)
Packing list yang mencantumkan jumlah dan dimensi tiap koli
Certificate of Origin (COO) bila diperlukan
Import/Export permit dari kementerian terkait (jika wajib)
Sertifikat kesehatan / veterinary / phytosanitary (untuk produk hidup/hedwig/pertanian)
Registration / izin edar untuk obat/produk makanan (BPOM atau setara)
Safety Data Sheet (SDS) untuk bahan kimia
Fumigation certificate / IPPC stamp untuk kemasan kayu
End-user certificate / license untuk barang sensitif
Dokumen evidence untuk cold chain (data logger) bila perlu
Bukti pembayaran duty / guarantee bila diminta
Surat kuasa / LOA jika pihak ketiga mengambil barang
Foto barang & packing sebagai bukti kondisi pre-shipment

Checklist ini harus disesuaikan dengan regulasi spesifik negara tujuan.

7. Risiko Umum dan Konsekuensi jika Dokumen LARTAS Tidak Lengkap

Tidak melengkapi dokumen LARTAS dapat menyebabkan dampak serius:

Penahanan barang: penahanan di terminal sampai dokumen lengkap.
Denda dan sanksi administratif: biaya yang seringkali signifikan.
Biaya storage / demurrage: barang tertahan menimbulkan biaya harian.
Pengembalian atau pemusnahan barang: untuk barang yang dilarang total.
Kerusakan reputasi: forwarder/shipper yang sering dilock dapat kehilangan pelanggan.
Risiko hukum: impor barang terlarang dapat berakibat pidana.

Mitigasi: perencanaan dokumen dari awal, penggunaan customs broker berpengalaman, dan asuransi yang tepat.

8. Studi Kasus Singkat: Contoh Kasus dan Pembelajaran

Kasus A — Buah Segar Ditahan karena Sertifikat Fitosanitari Tidak Sesuai

Sebuah importir menerima pemberitahuan bahwa kiriman buah segar ditahan karena phytosanitary certificate tidak mencantumkan kode penyakit spesifik sesuai aturan negara tujuan. Barang tertahan 5 hari dan banyak buah rusak. Pelajaran: pastikan sertifikat lengkap dan format sesuai.

Kasus B — Alat Kesehatan Ditahan karena Izin Edar Tidak Ada

Perusahaan distribusi impor alat kesehatan untuk rumah sakit, namun distributor lokal belum memiliki izin edar yang sah. Otoritas menolak pelepasan. Pelajaran: verifikasi status registrasi distributor di negara tujuan sebelum impor.

Kasus C — Produk Elektronik Tertunda karena Non-Compliance SNI

Barang elektronik tiba tanpa sertifikat kesesuaian standar nasional; proses verifikasi dan pengujian butuh waktu. Pelajaran: untuk perangkat berstandar teknis, urus type approval sebelum pengiriman massal.

9. Best Practice: Cara Mempercepat Proses Dokumen LARTAS

Berikut praktik terbaik yang bisa langsung diterapkan:

Mapping Regulator Awal: identifikasi kementerian dan dokumen yang dibutuhkan sejak tahap sourcing.
Gunakan Broker Berpengalaman: broker lokal menjaga hubungan dan tahu detail teknis persyaratan.
Pre-arrival Submission: kirim dokumen pra-kedatangan untuk mempercepat pemeriksaan.
Standarisasi Deskripsi Barang: gunakan terminologi teknis yang konsisten agar HS code tepat.
Digitalisasi Dokumen: simpan dokumen digital beresolusi tinggi untuk upload cepat ke portal pemerintah.
Audit Dokumen Periodik: lakukan internal audit untuk memastikan semua pola pengiriman mematuhi aturan.
Training untuk Staf Operasi: agar pengecekan dokumen di acceptance lebih akurat.
SLA dan Penanggung Jawab: tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pengurusan dokumen saat terjadi exception.

10. Template SOP Ringkas Pengurusan Dokumen LARTAS (Contoh untuk Perusahaan)

Tujuan: Menjamin semua pengiriman yang termasuk LARTAS diproses lengkap dokumen agar terhindar dari hold.

Scope: Semua barang impor / ekspor yang termasuk daftar LARTAS.

Prosedur:

Identifikasi: Petugas intake memeriksa AWB/PO dan mengidentifikasi apakah barang LARTAS.
Verifikasi Dokumen Pra-Kapalan: Pastikan permit, sertifikat, dan SDS ada. Jika tidak lengkap, koordinasikan dengan exporter.
Pre-Submission: Broker mengajukan dokumen ke otoritas (pre-arrival) jika tersedia.
Monitoring Kedatangan: Pantau ETA dan siapkan tim untuk inspeksi fisik jika diperlukan.
Inspeksi & Pengujian: Jalankan pemeriksaan fisik dan ambil sampel jika diminta.
Clearance: Setelah dokumen lengkap dan hasil pemeriksaan ok, minta release order dan jadwalkan pengeluaran.
Arsip & Rekonsiliasi: Simpan semua dokumen asli dan digital untuk audit.

Tanggung Jawab: Petugas intake, customs broker, quality control, dan personel gudang.

11. FAQ Singkat — Pertanyaan Umum dan Jawaban Praktis

Q: Apakah semua pengiriman memerlukan dokumen LARTAS?
A: Tidak. Hanya barang yang termasuk kategori larangan/pembatasan atau yang diatur oleh instansi teknis yang memerlukan dokumen LARTAS.

Q: Siapa yang harus mengurus dokumen LARTAS — shipper atau consignee?
A: Tanggung jawab tergantung Incoterms yang disepakati. Namun praktisnya, importir (consignee) biasanya mengurus izin impor, sedangkan shipper menyiapkan dokumen asal.

Q: Berapa lama proses perizinan LARTAS?
A: Sangat variabel — dari beberapa jam (pre-clearance yang lancar) hingga beberapa minggu (untuk registrasi produk baru atau izin khusus).

Q: Apakah dokumen digital cukup?
A: Banyak otoritas menerima dokumen digital untuk pre-filing, namun dokumen asli sering tetap diminta untuk verifikasi saat pemeriksaan fisik.

12. Penutup — Menjadikan Kepatuhan LARTAS Sebagai Keunggulan Operasional

Dokumen LARTAS bukan sekadar sekumpulan formulir yang merepotkan — bila dikelola dengan cermat, mereka melindungi konsumen, lingkungan, dan perusahaan Anda. Pendekatan proaktif: identifikasi sejak dini, penggunaan broker berpengalaman, pre-arrival filing, dan checklist operasional akan menghemat waktu, mengurangi biaya tak terduga, serta meningkatkan reputasi perusahaan di mata pelanggan dan regulator.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!