Dokumen untuk pengiriman dengan lebih dari satu moda transportasi untuk Ekspor Impor dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — Mengapa dokumen multimoda sering jadi titik kritis logistik

Pengiriman barang yang melewati lebih dari satu moda transportasi — kombinasi laut, darat, udara, atau kereta api — adalah praktik umum dalam rantai suplai global. Kelebihan multimoda: fleksibilitas rute, optimasi biaya, dan jangkauan sampai “door-to-door”. Namun kompleksitasnya terletak bukan pada fisik barang semata, melainkan pada aliran dokumen: siapa memegang apa, kapan dokumen asli harus tersedia, dan aturan hukum apa yang mengatur setiap segmen perjalanan. Dokumen yang keliru, tidak lengkap, atau tidak sinkron antar moda bisa menyebabkan keterlambatan, biaya demurrage, penahanan oleh otoritas, atau sengketa tanggung jawab.

Artikel ini memberi panduan operasional dan praktis — lengkap dan terperinci — tentang dokumen yang wajib dan opsional dalam pengiriman multimoda untuk kebutuhan ekspor-impor dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Sekilas istilah penting

Sebelum masuk daftar dokumen, kenali istilah yang sering muncul:

• Multimodal Transport / Combined Transport: pengangkutan barang yang melibatkan dua atau lebih moda di bawah satu kontrak pengangkutan (satu operator atau satu dokumen).

• Multimodal Bill of Lading (FBL / MBL): dokumen pengiriman yang dikeluarkan untuk multimoda — bisa oleh operator multimodal (MTO) atau freight forwarder. FIATA Forwarders Bill of Lading (FBL) adalah contoh dokumen standar industri.

• House Bill of Lading (HBL) vs Master Bill of Lading (MBL): HBL dikeluarkan oleh freight forwarder kepada shipper; MBL dikeluarkan oleh carrier (shipping line/airline) ke forwarder.

• Through Bill / Through AWB: dokumen pengangkutan yang mencakup seluruh perjalanan meski dilakukan oleh beberapa carrier/leg.

• CMR / e-CMR: consignment note untuk pengiriman jalan (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road).

• TIR Carnet: dokumen jaminan untuk pengangkutan antarnegara lewat jalan, mengurangi pemeriksaan bea di perbatasan (khusus konteks tertentu).

• Carnet ATA: dokumen untuk ekspor sementara (pameran, sampel), sering dipakai pada multimoda.

Memahami istilah ini membantu menentukan dokumen mana yang relevan di tiap segmen pengiriman.

Bagian 1 — Dokumen inti yang hampir selalu diperlukan untuk pengiriman multimoda

Berikut daftar dokumen utama yang harus disiapkan untuk semua pengiriman lintas-moda. Saya jelaskan fungsi dan catatan penting tiap poin agar Anda tahu kapan dan bagaimana menggunakannya.

1. Commercial Invoice (Faktur Komersial)

Fungsi: dasar perhitungan nilai pabean dan bukti transaksi jual-beli.
Catatan: harus mencantumkan deskripsi barang yang jelas, HS code (jika bisa), incoterm, harga unit & total, data penjual & pembeli, nomor PO, dan referensi shipment. Untuk multimoda, pastikan invoice konsisten dengan data pada semua dokumen angkutan (AWB/BL/CMR).

2. Packing List

Fungsi: rincian paket, jumlah, berat kotor/bersih, dimensi; memudahkan handling lintas moda dan pemeriksaan bea cukai.
Catatan: sertakan nomor kontainer, nomor palet, nomor seri/barcode pada tiap paket jika ada — ini mempercepat verifikasi fisik pada transloading.

3. Multimodal Transport Bill of Lading / Forwarders Bill (FIATA FBL) atau Through Bill

Fungsi: kontrak pengangkutan yang menutupi seluruh perjalanan; tanda terima barang untuk carrier/operator.
Catatan: bila operator multimodal mengeluarkan dokumen ini, Anda memiliki satu dokumen yang mengikat seluruh legs (lebih sederhana untuk penerima). Jika menggunakan beberapa carrier, forwarder biasanya keluarkan FBL (House Bill) untuk shipper sementara carrier mengeluarkan MBL (Master Bill).

4. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB) atau Rail/CMR Consignment Note

Fungsi: dokumen angkutan per moda (laut: B/L; udara: AWB; darat: CMR; kereta: rail consignment note).
Catatan: dalam multimoda Anda mungkin memegang kombinasi: MBL (laut) + CMR (road last mile) + AWB (jika ada leg udara). Pastikan referensi B/L/AWB konsisten (nomor HBL/MBL cross-reference).

5. Certificate of Origin (COO / SKA / e-COO)

Fungsi: bukti asal barang untuk klaim preferensi tarif atau memenuhi persyaratan importir negara tujuan.
Catatan: jika klaim preferensi diajukan, COO harus valid dan diserahkan pada saat clearance di negara tujuan.

6. Insurance Policy / Certificate of Insurance

Fungsi: bukti asuransi kargo; penting saat transit antar moda dan klaim kerusakan.
Catatan: pastikan polis mencakup multimoda transit (door-to-door) dan risiko transloading.

7. Customs Documents (PIB / PEB / Transit Declaration)

Fungsi: dokumen pemberitahuan impor/ekspor yang diajukan ke otoritas pabean di negara asal dan tujuan; termasuk dokumen transit (garis pengeluaran), T1/T2 (EU), atau dokumen local lainnya.
Catatan: pada multimoda, perhatikan apakah Anda memerlukan dokumen transit (mis. untuk cross-border road transit) dan apakah kantor pabean minta dokumen angkutan per leg.

8. Delivery Order / Release Order

Fungsi: dokumen yang digunakan untuk mengambil barang dari terminal/depo pada saat kedatangan.
Catatan: bisa dikeluarkan oleh carrier/forwarder; pastikan pihak yang mengambil barang memiliki dokumen yang benar untuk gate-out.

9. Dangerous Goods Declaration (DGD) & MSDS (Material Safety Data Sheet)

Fungsi: wajib untuk barang berbahaya; aturan keselamatan berbeda tiap moda.
Catatan: DGD harus mengikuti peraturan IMDG (laut), IATA DGR (udara), atau local road/rail rules — forwarder harus mengkoordinasikan pengemasan, labeling, dan dokumentasi untuk setiap segmen.

10. Licenses & Permits (BPOM, SNI, Phytosanitary, Veterinary, Export License, dll.)

Fungsi: izin teknis untuk barang yang diatur.
Catatan: beberapa izin hanya diperlukan di negara tujuan (import permit) — tapi sebaiknya diurus jauh hari sebelum pengapalan agar tidak menghambat clearance saat transshipment.

Bagian 2 — Dokumen spesifik per moda dan bagaimana mereka berinteraksi dalam multimoda

Untuk tiap moda ada dokumen khas. Memahami keunikan tiap dokumen mencegah masalah saat pengalihan moda (transshipment).

A. Laut (Sea)

• Ocean Bill of Lading (Ocean BL) — bisa berupa Master B/L (carrier) atau House B/L (forwarder). Ocean BL bisa negotiable (original) atau non-negotiable (sea waybill).

• Shipping Instructions / Manifest — data yang diserahkan ke shipping line.

• Container Stuffing Certificate / VGM (Verified Gross Mass) — sejak peraturan SOLAS, VGM wajib untuk pengapalan. Pastikan VGM tercatat untuk leg laut.

Interaksi multimoda: jika pre- or on-carriage by truck, CMR/Delivery Order akan merujuk ke MBL/HBL. Saat transship, carrier laut mengurus manifest untuk connecting voyage; forwarder harus memonitor cut-off.

B. Darat (Road & Rail)

• CMR consignment note (road) — bukti kontrak pengangkutan jalan internasional; penting untuk lintas negara. e-CMR berlaku di beberapa yurisdiksi.

• Rail consignment note / SMGS — untuk trayek lintas rail (Eurasia).

• TIR Carnet — memfasilitasi transit antarnegara tanpa pemeriksaan bea di sepanjang rute (syarat tertentu).

Interaksi multimoda: road often handles pre-carriage (origin pickup) or on-carriage (final delivery). CMR harus menyebutkan referensi B/L/MBL agar clearances sinkron.

C. Udara

• Air Waybill (AWB) — non-negotiable; airline issues AWB as contract & receipt. There are through AWB for multimodal air-sea/air-road segments.

• Cargo Manifest & Weight & Balance — penting untuk compliance and safety.

Interaksi multimoda: AWB sering dipakai untuk multimodal air-sea (air leg combined with road pre/post carriage). AWB mengatur liability berdasarkan Warsaw/Montreal rules.

Bagian 3 — Perbedaan House Bill vs Master Bill & implikasi kepabeanan

Satu konflik praktis yang sering membingungkan: HBL (House Bill) dikeluarkan oleh forwarder kepada shipper; MBL (Master Bill) dikeluarkan carrier ke forwarder. Di multimoda:

• HBL memudahkan forwarder mengelola banyak shipper; namun otoritas pabean biasanya menuntut dokumen aslinya (MBL) untuk pemeriksaan tertentu.

• MBL adalah bukti kontrak antara carrier dan forwarder; ketika barang berada di depo carrier, DO sering mengacu pada MBL.

Implikasi praktis: untuk customs clearance, pastikan availability of original MBL (atau sea waybill jika carrier menerima) atau dokumen otorisasi yang valid dari carrier agar barang bisa di-release. Jika ada perbedaan data HBL vs MBL, ini bisa memicu pemeriksaan.

Bagian 4 — Dokumen transit dan pengawasan pabean: ketika barang “melintas” tanpa masuk pasar

Multimoda sering melibatkan transit lintas perbatasan. Dokumen transit utama yang mungkin diperlukan:

• Customs Transit Declaration / T-document / T1 (EU): dokumen yang memungkinkan barang bergerak di bawah pengawasan bea cukai tanpa pembayaran bea di negara transit.

• TIR Carnet (untuk road): meminimalkan pemeriksaan di perbatasan dan penyetoran jaminan lokal.

• Carnet ATA: untuk barang sementara (pameran, sampel) yang nantinya akan dibawa keluar lagi.

Praktik terbaik: koordinasikan dengan PPJK atau agen lokal di negara transit untuk memastikan dokumen transit valid dan jaminan/bond tersedia bila diminta.

Bagian 5 — Aspek hukum & tanggung jawab: siapa bertanggung jawab tiap segmen?

Dalam multimoda, tanggung jawab dapat berpindah-pindah. Dua hal penting:

1. Kontrak pengangkutan (single contract vs multiple contract):

   • Single multimodal contract (one document): lebih sederhana—operator multimodal bertanggung jawab atas keseluruhan rantai, memudahkan klaim jika sesuatu terjadi di leg lain.

   • Multiple contracts per leg: bila setiap leg diatur oleh kontrak berbeda (sea contract, road contract, air contract), maka liability dibagi sesuai aturan masing-masing (Hague-Visby untuk laut, CMR untuk road, Montreal untuk udara).

2. Incoterms & pembagian risiko:

   • Incoterms menyatakan kapan risiko berpindah dari seller ke buyer (mis. FOB, CPT, DAP). Dalam multimoda, pahami pada moda mana dan kapan tepatnya risiko berpindah, karena ini memengaruhi siapa yang harus mengurus asuransi dan dokumentasi.

Rekomendasi: bila memungkinkan, gunakan satu multimodal carrier/Freight Forwarder yang menyediakan single document (FBL) agar tanggung jawab tunggal jelas saat klaim.

Bagian 6 — Checklist operasional dokumen multimoda (praktis & bisa dipakai tim Anda)

Gunakan checklist ini setiap shipment multimoda:

Pra-Shipment (H-7 sampai H-1)

• Commercial Invoice final, konsisten dengan PO.

• Packing List lengkap (serial/no barcode jika ada).

• Booking & shipping instructions kepada forwarder/carrier.

• Pastikan VGM (jika ada kontainer) dan HBL/MBL references.

• Periksa dan urus izin teknis (BPOM, karantina, SNI).

• Polis asuransi door-to-door diterbitkan.

• Booking TIR/Carnet/Transit document jika perlu.

Pada Pengiriman (Hari H)

• Pastikan original B/L/AWB/HBL tersedia sesuai kebutuhan release di tiap terminal.

• DO / release order siap untuk pemungutan barang di depo/transhipment point.

• Dokumen DGD & MSDS untuk barang berbahaya tersedia.

• Dokumen transit aktif (T1/TIR/Carnet) untuk crossing borders.

Pasca-Pengiriman

• Simpan digital & fisik semua dokumen (retensi minimal sesuai peraturan setempat).

• Capture nomor vessel/voyage/flight & ETA/ATA untuk tracking.

• Verifikasi proof of delivery (POD) dan simpan bukti tanda terima.

Bagian 7 — Risiko umum & cara mitigasi (kesalahan yang sering terjadi)

1. HBL tidak match dengan MBL → hold release

   • Mitigasi: minta forwarder memastikan data sinkron sebelum departure; simpan softcopy MBL di awal.

2. Missing original BL saat transhipment

   • Mitigasi: gunakan sea waybill (non-negotiable) bila tidak ingin menyerahkan original; atau atur surrender BL procedure dengan carrier.

3. Dokumen transit tidak diurus → barang kena bea di perbatasan

   • Mitigasi: planning rute transit dan koordinasi PPJK lebih awal; gunakan TIR/Carnet jika applicable.

4. Kekeliruan Incoterm menyebabkan klaim asuransi reject

   • Mitigasi: tentukan Incoterm di awal dan pastikan asuransi sesuai dengan tanggung jawab pihak yang memegang risiko.

5. Perbedaan terminologi antar moda (contoh: istilah delivery/place) → kebingungan logistic

   • Mitigasi: buat glossary internal dan briefing rutin dengan semua vendor.

Bagian 8 — Template alur dokumen sederhana untuk satu skenario multimoda (contoh: pabrik di Jawa → pelabuhan Tanjung Priok → kontainer ke terminal laut → transhipment → trucking in destination country)

1. Seller / Exporter (Indonesia)

   • Siapkan Invoice + Packing List + COO + Export License (jika perlu).

   • Beri instruksi ke forwarder: pickup (pre-carriage) via trucking — sertakan HBL request.

2. Freight Forwarder (Local)

   • Issue HBL to shipper; book MBL with shipping line; arrange VGM and container stuffing.

   • Submit PEB (export declaration) & arrange carrier pickup to port.

   • Provide original HBL to shipper or surrender arrangement as agreed.

3. Shipping Line (Sea Leg)

   • Issue MBL & manifest; handle ocean carriage. At transshipment port, carrier coordinates on-carriage.

4. At Transshipment / Destination

   • Local agent provides DO against MBL/HBL as required.

   • Land leg via CMR or local trucking to final consignee.

5. Consignee / Importer

   • Submit import declaration (PIB) with invoice/paking list/COO and B/L/AWB as required; arrange customs duties & VAT payment; collect cargo with DO.

Penutup — Dokumen yang terorganisir = pengiriman lancar

Pengiriman multimoda menyatukan keunggulan berbagai moda transportasi, namun juga menggabungkan kerumitan dokumen dan regulasi. Kunci sukses adalah: perencanaan dokumen sejak awal, koordinasi jelas dengan forwarder/carrier/PPJK, serta sistem arsip & komunikasi yang rapi. Gunakan checklist di atas, tentukan pihak yang memegang dokumen asli, dan bila mungkin, pilih solusi multimodal berkontrak tunggal (single FBL) untuk menyederhanakan tanggung jawab.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!