Dokumen yang Dibutuhkan dalam Pengurusan Dokumen Kargo Ekspor–Impor

Pendahuluan — mengapa daftar dokumen ini krusial

Setiap alur kargo internasional adalah serangkaian dokumentasi: satu dokumen terlewat, satu tanda tangan salah, atau satu cap yang tidak sesuai bisa menyebabkan barang tertahan, denda, atau klaim asuransi sulit dibayar. Bagi profesional logistik — importir, eksportir, freight forwarder (PPJK), dan operator terminal — pemahaman mendalam tentang dokumen-dokumen wajib dan dokumen teknis adalah modal utama agar barang bergerak mulus dari gudang pengirim sampai tangan penerima dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Kategori dokumen — pembagian logis

Untuk memudahkan, dokumen-dokumen dikategorikan ke dalam kelompok berikut:

1. Dokumen komersial (bukti transaksi dan harga)

2. Dokumen pengapalan (transport / carrier)

3. Dokumen kepabeanan & perpajakan

4. Dokumen teknis & keselamatan (produk spesifik)

5. Dokumen perizinan & sertifikasi (regulator)

6. Dokumen jaminan & finansial (bank, asuransi)

7. Dokumen elektronik & pelengkap operasional

Setiap kategori akan diuraikan rinci di bawah ini.

1) Dokumen Komersial — bukti transaksi yang menjadi dasar seluruh proses

Commercial Invoice (Faktur Komersial)

Commercial Invoice adalah dokumen utama yang menerangkan transaksi jual-beli: nama penjual dan pembeli, deskripsi barang, jumlah, harga satuan, total nilai transaksi, mata uang, incoterm, dan persyaratan pembayaran. Untuk kepabeanan, invoice adalah dasar penilaian nilai pabean sehingga harus jelas, akurat, dan konsisten dengan dokumen lain.

Praktik terbaik:

• Cantumkan nomor PO / kontrak, nomor sif, incoterm lengkap (mis. FOB Jakarta Port), dan keterangan freight/insurance jika termasuk.

• Pisahkan nilai barang, freight, insurance agar mudah dipakai untuk perhitungan bea dan PPN.

• Lampirkan tanda tangan authorized person atau stamp digital bila diperlukan.

Proforma Invoice

Digunakan pada tahap penawaran atau untuk permintaan L/C. Proforma mirip invoice, tapi non-final; fungsinya untuk memberi estimasi biaya agar buyer bisa membuka L/C atau mengambil keputusan pembelian.

Commercial Contract / Purchase Order (PO)

Kontrak jual beli yang mengikat memuat syarat teknis, harga, TOP (terms of payment), incoterms, jangka pengiriman, klausa sengketa, dan klausul quality/claim. PO adalah rujukan utama ketika terjadi mismatch dokumen—pastikan klausul dokumen dan TOP tercantum jelas di kontrak.

2) Dokumen Pengapalan — bukti pengiriman fisik & instruksi release

Bill of Lading (B/L) — Ocean Bill of Lading

B/L adalah dokumen pengapalan utama untuk pengiriman laut. Ada beberapa fungsi: tanda terima barang oleh carrier, bukti kontrak angkut, dan dokumen kepemilikan (negotiable B/L). Ketersediaan original B/L sering menjadi syarat pembebasan barang di pelabuhan tujuan, terutama bila transaksi dilakukan lewat bank (L/C).

Jenis penting:

• Negotiable / Master B/L — bisa dipindah-tangankan; dibutuhkan untuk pembayaran L/C.

• Straight / Non-negotiable — untuk konsignee spesifik, tidak dapat dinegosiasikan.

Praktik:

• Pastikan B/L mencantumkan “shipped on board” dan tanggal muat.

• Periksa nama consignee, notify party, nomor BL, port muat & bongkar.

Air Waybill (AWB)

Dokumen untuk pengiriman udara. AWB bersifat non-negotiable biasanya, tetapi tetap menjadi dasar pengurusan clearance impor.

Delivery Order (DO) / Delivery Instruction

DO diterbitkan oleh shipping line/agent sebagai instruksi kepada terminal untuk mengeluarkan peti kemas ke pemegang DO. DO harus cocok dengan B/L dan dokumen kepabeanan.

Manifest & Shipping Instruction

Manifest kapal dan instruksi pengiriman (shipping instruction) diperlukan bagi carrier dan terminal agar muatan dapat di-manifest-kan secara benar ke otoritas.

3) Dokumen Kepabeanan & Perpajakan — dokumen yang akan dimasukkan ke sistem bea cukai

Pemberitahuan Impor Barang (PIB) / Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

PIB (untuk impor) dan PEB (untuk ekspor) adalah submission elektronik kepada sistem bea cukai yang memuat data nilai, klasifikasi HS, berat, dan dokumen pendukung. Dokumen pendukung harus tersedia untuk verifikasi: invoice, packing list, B/L/AWB, CO, dan izin teknis bila perlu.

Praktik:

• PPJK atau importir mengajukan PIB/PEB; data harus sesuai dengan commercial invoice dan B/L untuk menghindari discrepancy.

Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)

Setelah pemeriksaan & pembayaran bea/pajak selesai, bea cukai menerbitkan SPPB sebagai izin pengeluaran barang dari kawasan pabean. Simpan SPPB sebagai bukti kepatuhan.

NPWP & NIB

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Nomor Induk Berusaha (NIB) / OSS sering menjadi data wajib dalam pengajuan pabean dan dokumentasi terkait fiskal. Pastikan data legal perusahaan sinkron di semua sistem.

Dokumen Perhitungan Bea & Pajak (SSPCP / Payment Receipts)

Bukti pembayaran bea cukai, PPN impor, cukai (jika berlaku), dan dokumen setoran resmi wajib disimpan untuk audit dan rekonsiliasi HPP.

4) Dokumen Teknis & Keselamatan — untuk barang spesifik dan berisiko

Packing List / Measurement List

Dokumen yang merinci isi kemasan: jumlah kolli, dimensi, berat kotor/bersih, marks & numbers. Packing list sangat penting untuk pemeriksaan fisik, penentuan volume kargo (CBM), dan perhitungan biaya trucking/stevedoring.

Certificate of Origin (CO / SKA / SKAT)

Sertifikat asal barang diperlukan untuk klaim preferensi tarif (FTA) atau untuk memenuhi persyaratan importir. Ada beragam format: generic CO, Preferential Certificate (mis. SKA untuk AANZFTA), dan digital CO yang semakin banyak dipakai.

Certificate of Analysis (CoA)

Untuk produk makanan, kimia, farmasi: CoA menunjukkan parameter kualitas produk (kandungan, purity, test results). Sangat dibutuhkan untuk clearance barang yang sensitif.

Material Safety Data Sheet (MSDS)

Untuk bahan kimia atau B3, MSDS (atau SDS) wajib diserahkan untuk penanganan, penyimpanan, dan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan. Blanket copies harus tersedia untuk operator terminal dan instruksi emergensi.

Verified Gross Mass (VGM)

Untuk kargo laut, peraturan internasional mewajibkan pengirim menyampaikan VGM — berat terverifikasi kontainer penuh — sebelum kapal dimuat. Kesalahan VGM dapat menyebabkan sanksi dan keamanan kapal terganggu.

Documents for Dangerous Goods (DG)

Untuk barang berbahaya: Shipper’s Declaration for Dangerous Goods, proper packing & labeling certificate, dan stowage instruction harus ada sesuai peraturan IMDG atau IATA.

5) Dokumen Perizinan & Sertifikasi Regulator — jiran wajib barang tertentu

Beberapa komoditas membutuhkan izin atau sertifikat dari regulator sebelum atau saat impor:

• Sertifikat Kesehatan Hewan / Veterinary Certificate — untuk produk hewani.

• Phytosanitary Certificate — untuk produk tanaman/hasil pertanian.

• Surat Izin BPOM / Registrasi BPOM — untuk obat, makanan, kosmetik (BPOM). Badan Pengawas Obat dan Makanan

• Izin Impor khusus — misal izin dari Kementerian Perdagangan untuk barang tertentu (SKI, API).

• Karantina certificate / quarantine release — yang menerangkan hasil pemeriksaan oleh otoritas karantina. Karantina Pertanian

Catatan: Peran regulator ini biasanya muncul sekali dalam proses dan memerlukan dokumen pra-ekspor (country of origin certificate, health certificate) yang diterbitkan di negara asal serta dokumen lokal untuk clearance.

6) Dokumen Jaminan & Finansial — menjembatani pembayaran dan risiko

Letter of Credit (L/C) dan dokumen terkait

L/C adalah jaminan bank yang mewajibkan bank bayar kepada penerima (exporter) bila dokumen yang tercantum di L/C dipenuhi. Dokumen yang sering diminta oleh L/C meliputi: commercial invoice, original B/L, packing list, CO, insurance certificate, dan dokumen inspeksi. Kedisiplinan dokumen adalah kunci agar L/C berjalan mulus.

Bank Guarantee / Standby L/C (SBLC)

Instrumen jaminan dari bank yang bisa diminta sebagai proteksi terhadap risiko pembayaran atau fulfilment contract.

Insurance Certificate / Policy

Sertifikat asuransi kargo (marine insurance) harus menunjukkan risiko yang dicakup (all risks, named perils), nilai pertanggungan, nomor polis, dan periode berlaku. Untuk klaim, sertifikat ini plus LHP/foto adalah bukti utama.

Invoice Financing / Factoring Documents

Jika exporter menggunakan factoring atau supply chain finance, dokumen faktur dan assignment letter perlu disiapkan untuk pembayaran awal piutang.

7) Dokumen Elektronik & Sistem — modernisasi alur dokumen

e-B/L / e-Documents

Dokumen elektronik (electronic Bill of Lading, e-invoice) semakin lazim. Implementasinya mempersingkat waktu tetapi memerlukan kesepakatan kontraktual antara pihak yang menerima dokumen dan bank.

Integrasi dengan sistem bea cukai & single window

Banyak negara menerapkan single-window untuk integrasi dokumen (pre-arrival, PEB/PIB electronic submissions). Pastikan file digital siap dan metadata (HS code, packing, nilai) akurat.

8) Dokumen Tambahan untuk Kasus Khusus — ringkasan singkat

• Used machinery / second-hand equipment: inspection certificate, evidence of prior ownership, and possibly emission/standards compliance.

• Samples / Promotional goods: sample declaration & possible duty/exemption requests.

• Temp imports / re-exports: ATA Carnet atau specific temporary import permit.

• High-value art / cultural goods: provenance documents, export permit from country of origin.

Checklist Dokumen Lengkap

Gunakan checklist ini sebelum shipment dan saat pre-arrival filing:

• Commercial Invoice (3 copies & electronic)

• Proforma Invoice (jika diperlukan)

• Packing List / Measurement List

• Bill of Lading / Air Waybill (originals sesuai instruksi)

• Delivery Order (DO) / Shipping Instruction

• Certificate of Origin (CO / SKA)

• Certificate of Analysis (CoA) / MSDS (jika applicable)

• Phytosanitary / Veterinary Certificate (if agricultural/animal goods)

• License / registration (BPOM, SNI, Kemenperin, etc.)

• Insurance Certificate & Policy copy

• VGM declaration (for containerized shipments)

• L/C documents (if L/C used) — checklist dokumen L/C lengkap

• NPWP / NIB / API documents & corporate legal documents

• Letter of Authorization / Surat Kuasa (if PPJK/agent handles)

• Any special permits (import license, quota permit)

• Electronic submission confirmations (PIB/PEB/e-Manifest receipts)

Simpan semua dokumen asli dan digital copy dalam folder repo yang mudah dicari — sangat berguna bila terjadi audit atau klaim.

Kesalahan umum & cara menghindarinya

1. Inkonistensi data antar dokumen — pastikan nama, qty, HS code, nilai sama pada invoice, packing list, dan B/L.

2. Tidak memisahkan nilai freight/insurance pada invoice — berdampak pada perhitungan pabean dan PPN.

3. L/C discrepancy — latih tim dokumen dengan checklist L/C untuk mengurangi penolakan bank.

4. Tidak menyiapkan dokumen regulator sejak awal — untuk komoditas regulatif, minta eksportir mempersiapkan sertifikat jauh-jauh hari.

5. Tidak menyimpan bukti pembayaran dan remittance — penting untuk reimbursement freight atau klaim.

Pencegahan: buat template dokumen standar, lakukan pre-shipment verification, dan lakukan cross-check tiga pihak (sales, shipping, finance).

Penutup — ringkasan & tindakan cepat yang bisa Anda lakukan sekarang

Dokumen adalah nadi dari setiap kiriman internasional. Kelengkapan, akurasi, dan konsistensi dokumen menentukan apakah barang akan clear cepat atau terjebak birokrasi

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!