Istilah Vessel Declaration dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Digital Marketing

Kamis, 16 Oktober 2025 10:00 WIB

**Pendahuluan — Mengapa Vessel Declaration Krusial dalam Rantai Logistik**

Di dunia pengurusan dokumen kargo, beragam istilah teknis kadang membuat konstelasi proses terlihat rumit — dan vessel declaration adalah salah satu yang paling sentral. Saat sebuah kapal atau kapal pengangkut kargo mendekati pelabuhan, berkas-berkas formal yang menyertai kedatangannya menentukan apakah bongkar muat dapat berlangsung cepat atau berujung pada penundaan, pemeriksaan fisik, atau denda.

Secara ringkas, vessel declaration adalah istilah payung yang merujuk pada serangkaian pernyataan dan dokumen yang harus disampaikan oleh pemilik kapal, master (kapten), agen kapal, atau shipping line kepada otoritas pelabuhan, bea cukai, karantina, regulator lingkungan, dan pihak terkait lainnya. Dokumen ini mengomunikasikan data penting: identitas kapal dan voyage, daftar kargo (manifest), daftar penumpang dan kru, barang berbahaya, status sanitasi, dan informasi teknis lain yang dibutuhkan untuk mengelola kedatangan, berlabuh, dan operasi bongkar muat.

Artikel ini membahas vessel declaration secara tuntas: definisi, varian dokumen, alur operasional, siapa bertanggung jawab, kapan dan bagaimana disampaikan, risiko kesalahan, praktik terbaik, checklist operasional, dan contoh format dalam pengurusan dokumen kargo.

**1. Definisi dan Lingkup: Apa Itu Vessel Declaration?**

Definisi praktis: Vessel declaration adalah pernyataan resmi yang memuat informasi mengenai keadaan kapal dan isi kargonya yang harus diserahkan oleh pihak yang berwenang (master, shipping line, atau agen) kepada otoritas negeri pelabuhan tujuan atau transit. Bentuknya beragam: bisa satu dokumen tunggal, namun lebih sering adalah paket dokumen/pemberitahuan yang mencakup beberapa jenis deklarasi khusus.

Lingkup umum isi vessel declaration:

Identitas kapal dan voyage (nama kapal, IMO number, flag, call sign, ETA/ETD, voyage number).
Vessel General Declaration / Arrival Notice (ringkasan kedatangan dan pernyataan dasar).
Cargo Manifest / Stowage Plan (rincian barang: shipper, consignee, jumlah, HS code, nomor kontainer).
Dangerous Goods Declaration (DG declaration / IMDG report).
Crew & Passenger List.
Ship Sanitation/Health Declaration (kesehatan dan potensi risiko biologis).
Ballast Water & Waste Disposal Declaration (lingkungan).
Declaration of Weight (VGM — Verified Gross Mass ketika berlaku).
Declaration of compliance (safety certificates, ISM/ISPS data) bila diperlukan.

Semua komponen tersebut bersama-sama memberi gambaran lengkap mengenai apa yang datang dan apa yang harus diproses oleh pihak pelabuhan, bea cukai, karantina, dan regulator lain.

**2. Variasi Dokumen yang Termasuk Vessel Declaration (Per-Poin Diperpanjang)**

Berikut uraian rinci tiap dokumen yang sering termasuk dalam paket vessel declaration, lengkap dengan fungsi praktisnya dan contoh situasi nyata.

2.1 Vessel General Declaration (VGD) / Arrival Notice

Fungsi: VGD adalah pernyataan formal dari kapten atau agen kapal yang memberi ringkasan data dasar kapal dan kargo. Dokumen ini biasanya menjadi dasar awal bagi otoritas pelabuhan untuk memulai proses clearance administratif.
Detil tambahan: VGD memuat informasi tentang lokasi pelabuhan awal, pelabuhan transit, jumlah container, perkiraan waktu kedatangan, apakah kapal membawa barang berisiko, serta pernyataan apakah kapal telah mematuhi persyaratan sanitasi.
Contoh praktik: Saat kapal mengumumkan ETA 48 jam sebelumnya, agen mengirim VGD ke otoritas untuk memundurkan slot darat, memesan crane, dan memulai pre-clearance dokumen impor.

2.2 Cargo Manifest / Full Manifest

Fungsi: Manifest adalah daftar rinci seluruh muatan kapal: shipper, consignee, description of goods, gross weight, volume, nomor kontainer, dan nomor seal. Ini adalah dokumen kunci bagi bea cukai untuk menilai deklarasi PIB/PEB dan menentukan jalur pemeriksaan.
Detil tambahan: Manifest biasanya dibagi menjadi master manifest (oleh carrier) dan house manifest (oleh NVOCC/forwarder). Perbedaan dan sinkronisasi antara manifest dan bill of lading adalah sumber kesalahan umum.
Contoh praktik: Bea cukai menerima manifest elektronik (e-manifest) 24–72 jam sebelum kedatangan; setiap mismatch antara manifest dan dokumen impor menjadi alasan peningkatan risiko dan kemungkinan pemeriksaan fisik.

2.3 Dangerous Goods Declaration (DG Declaration / IMDG)

Fungsi: Deklarasi barang berbahaya memberi tahu jenis DG yang dibawa, jumlah, klasifikasi IMDG, proper shipping name, packing group, dan stowage/segregation instructions. Penting untuk keselamatan bongkar muat dan perlindungan lingkungan.
Detil tambahan: Bila DG tidak dinyatakan dengan benar, akibatnya berat: penahanan, pembongkaran darurat, atau bahkan tindakan hukum. Petugas terminal perlu mengetahui lokasi dan stowage plan untuk menghindari kombinasi berbahaya.
Contoh praktik: Sebuah kontainer yang memuat baterai lithium harus diberi deklarasi DG dan stowage instruction; tanpa itu, terminal akan menolak menerima kontainer atau menempatkannya di lokasi isolasi.

2.4 Crew & Passenger Lists

Fungsi: Memberikan data identitas semua orang di atas kapal—kru, penumpang, pejabat—yang berguna untuk imigrasi, bantuan darurat, dan respons kesehatan.
Detil tambahan: Daftar harus terus diperbarui bila ada perubahan; untuk kapal roro atau kapal penumpang, aturan lebih ketat.
Contoh praktik: Saat ada suspect case penyakit menular, otoritas kesehatan akan meminta passenger list untuk tracing dan penentuan tindakan karantina.

2.5 Ship Sanitation / Health Declaration

Fungsi: Deklarasi kesehatan kapal menunjukkan apakah ada penyakit menular, kondisi makanan, atau masalah kebersihan yang perlu diatasi sebelum kapal diizinkan menjalankan aktivitas di pelabuhan.
Detil tambahan: Di era pasca-pandemi, banyak negara memperkuat pemeriksaan kesehatan; laporan ini juga menentukan apakah pemeriksaan lanjutan oleh petugas kesehatan laut diperlukan.
Contoh praktik: Jika kapal baru saja berlabuh di negara yang dilaporkan endemis, otoritas karantina akan melakukan inspeksi tambahan berdasarkan deklarasi kesehatan.

2.6 Ballast Water & Environmental Declarations

Fungsi: Memastikan kapal mematuhi aturan ballast water management dan tidak membawa organisme invasif, serta memberikan informasi tentang pengelolaan limbah kapal.
Detil tambahan: Banyak negara mengharuskan isi deklarasi ballast water, waktu treatment, atau lokasi di mana ballast diproses. Pelanggaran berimplikasi pada denda dan larangan berlabuh.
Contoh praktik: Tanker yang memindahkan ballast perlu melaporkan prosedur pengolahan sebelum diizinkan untuk melakukan bunkering di pelabuhan tertentu.

2.7 Verified Gross Mass (VGM) Declaration

Fungsi: Untuk kargo kontainer, pernyataan VGM menjamin bahwa berat total kontainer sudah diverifikasi sesuai regulasi SOLAS—nilai penting untuk keselamatan pengangkutan dan penanganan.
Detil tambahan: VGM harus diterbitkan oleh pihak yang bertanggung jawab (shipper) sebelum gate-in atau stuffing selesai; terminal tidak akan memuat bila VGM belum tersedia.
Contoh praktik: Freight forwarder harus meminta pesaing untuk memasukkan VGM pada SI; tanpa VGM, kontainer tertunda dpd tidak dimuat.

3. Siapa yang Bertanggung Jawab Mengeluarkan Vessel Declaration?

Dalam praktik ada beberapa pihak yang berperan—peran berbeda tergantung jenis deklarasi:

Master (Kapten) / Shipping Line: Secara formal bertanggung jawab atas pernyataan kapal (VGD), ship sanitation, ballast water, dan keseluruhan kebenaran informasi yang disampaikan. Namun, master seringnya bertindak atas data yang diberikan agen atau shipper.
Agen Kapal: Agen lokal meng-submit dokumen ke otoritas, mengkoordinasikan jadwal, dan bertindak sebagai penghubung. Mereka menyiapkan arrival notice, manifest submission, dan menindaklanjuti permintaan otoritas.
Shipper / NVOCC / Freight Forwarder: Menyampaikan informasi cargo (house manifest, DG declarations, VGM) dan bertanggung jawab atas kebenaran pernyataan terkait muatan.
Terminal Operator: Mempunyai kewajiban operasional untuk memastikan stowage plan dan penanganan sesuai deklarasi yang diterima.
Pihak Regulator (Bea Cukai, Karantina, Port Authority): Bukan penerbit deklarasi, tapi penerima dan penilai; mereka dapat meminta koreksi, klarifikasi, atau pemeriksaan fisik berdasarkan deklarasi yang diterima.

Kunci kelancaran: data harus konsisten antara seluruh pihak—shipper → forwarder → carrier → agen → otoritas.

4. Waktu dan Mekanisme Pengiriman Vessel Declaration — Kapan dan Bagaimana?

4.1 Waktu Pengajuan (Lead Time)

Praktik terbaik dan aturan pelabuhan biasanya menetapkan waktu minimal pengiriman beberapa dokumen sebelum kedatangan:

Vessel General Declaration & Manifest: sering diharapkan 24–72 jam sebelum kedatangan (ETA).
Dangerous Goods Declaration dan VGM: harus tersedia lebih awal, umumnya saat booking atau sebelum gate-in.
Ship Sanitation / Health Declaration: dapat diminta jauh sebelum kedatangan atau saat 24–48 jam sebelum tiba.

Keterlambatan pengiriman dokumen berarti risiko port call terganggu, dipindahnya slot bongkar muat, atau tambahan biaya demurrage dan detention.

4.2 Mekanisme Pengiriman

Elektronik melalui Port Community System (PCS) / e-manifest: Banyak pelabuhan menghendaki submission elektronik sehingga data dapat diintegrasikan dengan sistem bea cukai dan operator terminal.
Email / Fax (legacy): Di beberapa lokasi, agen masih mengirim dokumen via email, namun ini rentan kesalahan dan tidak direkomendasikan.
API integration: Shipping lines besar dan forwarder sering mengintegrasikan sistem mereka dengan otoritas melalui API untuk pertukaran data otomatis.

4.3 Validasi & Koreksi

Setelah pengiriman, otoritas akan memvalidasi data; bila ditemukan mismatch (mis. barang yang tidak terdaftar, HS code tidak benar, atau DG yang tidak dideklarasikan), agen akan menerima request koreksi atau penjelasan. Proses koreksi dapat menunda proses clearance.

5. Risiko Kesalahan dan Konsekuensi (Per-Poin Panjang)

Kesalahan pada vessel declaration dapat berakibat serius — berikut kesalahan umum, mengapa itu berbahaya, dan konsekuensi praktis:

5.1 Data Tidak Konsisten antara Bill of Lading, Manifest, dan PIB/PEB

Mengapa berbahaya: Bea cukai menggunakan three-way match untuk memverifikasi transaksi. Ketidaksesuaian mengindikasikan potensi kecurangan atau kesalahan administrasi.
Konsekuensi: Barang dapat diarahkan ke jalur kuning/merah, pemeriksaan fisik, penahanan, denda administratif, dan waktu clearance membengkak.

5.2 Under-declaration atau Salah Klasifikasi DG

Mengapa berbahaya: DG yang tidak dideklarasikan secara benar dapat mengancam keselamatan pekerja terminal, kapal lain, dan lingkungan.
Konsekuensi: Penolakan entry, kewajiban untuk memindahkan atau menangani secara khusus (biaya tinggi), risiko hukuman pidana pada kasus tertentu.

5.3 VGM Tidak Disampaikan

Mengapa berbahaya: Tanpa VGM, perhitungan beban pemindahan crane tidak akurat—risiko kecelakaan dan kerusakan kapal atau muatan.
Konsekuensi: Kontainer tidak dimuat, keterlambatan pengapalan, biaya suplai alternatif, dan kerugian commercial.

5.4 Keterlambatan Pengajuan Manifest atau VGD

Mengapa berbahaya: Otoritas butuh waktu untuk menyiapkan sumber daya (customs officer, crane scheduling).
Konsekuensi: Delay pada gate processing, penundaan bongkar muat, potensi penalti dan demurrage.

5.5 Kekurangan Informasi Kesehatan / Sanitation

Mengapa berbahaya: Bahaya bencana kesehatan publik atau kontaminasi makanan.
Konsekuensi: Karantina kapal, penumpang yang tidak diizinkan turun, barang tertahan, pemeriksaan laboratorium.

6. Praktik Terbaik (Best Practices) untuk Mengelola Vessel Declaration

Berikut langkah-langkah operasional yang terbukti mengurangi risiko dan mempercepat proses:

6.1 Standardisasi Data Internal dan Single Source of Truth

Gunakan sistem ERP/WMS/ TOS yang terintegrasi sehingga data invoice, B/L, manifest, dan SI diambil dari satu sumber. Pastikan setiap pihak (shipper/forwarder/carrier) mengacu pada versi dokumen yang sama.

6.2 Kirim Dokumen Lebih Awal (Pre-Arrival Filing)

Jangan bergantung pada deadline minimal — siapkan dan kirim dokumen paling lambat 72 jam sebelum ETA. Pre-arrival filing meningkatkan peluang jalur hijau dan memperpendek dwell time.

6.3 Validasi DG & VGM Sejak Awal

Koordinasikan lebih awal dengan shipper untuk DG declaration dan VGM—masukkan verifikasi sebagai bagian dari checklist pra-stuffing.

6.4 Gunakan Agen Kapal Berpengalaman dan Tools Digital

Agen lokal yang memahami aturan setempat akan mempercepat proses aprobasi. Manfaatkan port community systems untuk pengiriman dokumen elektronik.

6.5 Dokumentasikan Segala Koreksi dan Komunikasi

Simpan salinan email, koreksi manifest, dan bukti pengiriman dokumen—ini berguna bila terjadi audit atau sengketa.

6.6 Lakukan Audit Internal Periodik pada Alur Data

Evaluasi setiap penahanan atau temuan bea cukai untuk mencari akar masalah. Update SOP berdasarkan hasil temuan.

7. Contoh Format & Template Ringkas Vessel Declaration (Praktikal)

Berikut contoh ringkas elemen yang biasa diminta dalam satu paket vessel declaration. Anda dapat menjadikannya checklist saat menyiapkan pengiriman.

Vessel General Declaration / Arrival Notice

Nomor referensi / Voyage No.
Nama kapal (Vessel Name) & IMO number
Flag & Call Sign
ETA / ETD (Estimated Time of Arrival/Departure)
Pelabuhan asal / transit / tujuan akhir
Nama agen kapal & contact person
Jumlah total container (FCL) & jumlah packages (LCL)
Indikator adanya DG (Yes/No) dan jumlah DG packages
Pernyataan kesehatan / ship sanitation status

Cargo Manifest (Master)

No. Line Item
Shipper Name & Address
Consignee Name & Address
Description of Goods (detailed) + HS Code
Number of Packages, Package Type
Gross Weight / Net Weight / Volume (CBM)
Container No. & Seal No.
Marks & Numbers
Special remarks (e.g., “Temperature controlled”, “Hazardous”)

Dangerous Goods Declaration

Container No.
Proper Shipping Name (UN Name)
UN Number
IMDG Class / Packing Group
Net Quantity / Gross Quantity
Packing Instruction & Stowage Location
Shipper Declaration & Signature

Verified Gross Mass (VGM)

Container No.
VGM in kg
Method of weighing (Method 1 by weighing whole container OR Method 2 sum of mass of all cargo items + dunnage + container tare)
Shipper / Authorized Person signature & date

Gunakan format elektronik (CSV/XML) bila port Anda menerima submission machine-readable.

8. Checklist Operasional Lengkap Sebelum Submit Vessel Declaration

Gunakan checklist ini agar tidak ada yang terlewat:

Nama kapal, IMO, voyage number terkonfirmasi.
ETA disampaikan dan dikonfirmasikan ke agen kapal.
Master VGD / Arrival Notice dibuat dan dikirim 48–72 jam sebelum kedatangan.
Cargo Manifest master & house telah terverifikasi dan sesuai B/L.
Semua kontainer tercatat dengan nomor dan seal yang benar.
VGM sudah tersedia untuk semua kontainer FCL.
Semua DG telah dideklarasikan dengan benar (UN number, class, PG).
Passenger & crew list updated (jika applicable).
Ship sanitation / health declaration dilampirkan.
Ballast water declaration / environmental docs dilampirkan bila diperlukan.
Dokumen disubmit melalui sistem pelabuhan / e-manifest & konfirmasi diterima.
Salinan dokumen dan bukti pengiriman diarsipkan.

9. Studi Kasus Singkat: Akibat Tidak Konsistennya Vessel Declaration

Kondisi: Sebuah shipping line mengirim manifest master yang mencantumkan 50 kontainer tetapi beberapa house B/L yang dikeluarkan NVOCC menunjukkan jumlah 53. Selain itu, dua kontainer berisi baterai lithium tidak dideklarasikan sebagai DG.

Akibat: Bea cukai menempatkan kedatangan kapal pada jalur merah; terminal menunda bongkar muat sampai pemeriksaan fisik selesai; tiga kontainer tidak diizinkan dikeluarkan karena tidak ada DG declaration. Hasil akhir: kapal terlambat 36 jam, biaya demurrage bertambah, dan shipper mendapat denda administratif. Reputasi shipping line dan NVOCC menurun di mata konsumen.

Pelajaran: Sinkronisasi data antara semua pihak dan kepatuhan DG adalah mutlak. Satu kesalahan kecil memicu biaya besar dan gangguan operasional.

10. FAQ (Pertanyaan yang Sering Muncul)

Q: Apakah vessel declaration dan cargo manifest sama?
A: Tidak persis. Cargo manifest adalah bagian dari paket vessel declaration. Vessel declaration mencakup dokumen lain seperti VGD, health declaration, ballast declaration, dan lain-lain.

Q: Siapa yang harus mengirim VGM?
A: Shipper biasanya bertanggung jawab untuk memastikan VGM tersedia; mereka dapat menugaskan forwarder atau pihak ketiga untuk melakukan penimbangan dan submission.

Q: Berapa lama sebelum ETA dokumen harus dikirim?
A: Idealnya 48–72 jam untuk manifest dan VGD; VGM dan DG harus disampaikan lebih awal sesuai ketentuan terminal.

Q: Apa akibat jika DG tidak dideklarasikan?
A: Penolakan penerimaan di terminal, pembongkaran darurat, biaya pemindahan khusus, dan potensi sanksi hukum.

Kesimpulan — Vessel Declaration: Dokumentasi yang Menentukan Arus Barang

Vessel declaration adalah fondasi administratif dari seluruh operasi kedatangan kapal dan bongkar muat kargo. Ia adalah jembatan komunikasi antara kapal, pemilik barang, operator, dan otoritas. Konsistensi data, kepatuhan terhadap persyaratan DG dan VGM, serta pengiriman dokumen tepat waktu adalah kunci untuk mengurangi risiko, mempercepat clearance, dan mengurangi biaya tak perlu.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!