Letter of Credit: Dokumen Penting dalam Pembayaran Pengurusan Dokumen Kargo

Digital Marketing

Rabu, 27 Agustus 2025 10:00 WIB

Pendahuluan

Dalam perdagangan internasional, kepercayaan antara penjual dan pembeli sering menjadi kendala utama. Penjual khawatir barang dikirim tanpa diterima pembayaran; pembeli khawatir membayar tanpa mendapatkan barang sesuai kesepakatan. Di sinilah peran Letter of Credit (L/C) menjadi krusial dalam pengurusan dokumen kargo — sebagai instrumen pembayaran yang mengalihdayakan risiko ke bank, dan memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan jika syarat-syarat dokumen dipenuhi sesuai perjanjian.

Artikel ini membahas secara mendalam apa itu L/C, bagaimana mekanismenya bekerja dalam konteks pengurusan dokumen kargo, jenis-jenis L/C yang sering digunakan, dokumen pendukung yang biasanya diminta, kelebihan dan keterbatasan, risiko utama beserta strategi mitigasinya, dan praktik terbaik yang dapat diadopsi oleh eksportir, importir, dan pihak perbankan. Ditulis agar bisa langsung dijadikan panduan operasional untuk tim perdagangan, logistik, dan keuangan.

Apa itu Letter of Credit (L/C)?

Letter of Credit, sering disingkat L/C, adalah janji tertulis dari bank (bank penerbit) atas permintaan pembeli (applicant) untuk membayar sejumlah uang kepada penjual (beneficiary) apabila penjual memenuhi kondisi dan menyerahkan dokumen-dokumen tertentu yang disyaratkan dalam L/C. Dengan kata lain, L/C memisahkan aspek pembayaran dari aspek pengiriman barang: bank akan membayar jika dokumen yang disyaratkan sesuai — terlepas dari masalah komersial antara penjual dan pembeli, selama dokumen sah dan sesuai dengan syarat L/C.

Prinsip kuncinya adalah pembayaran berdasarkan dokumen, bukan berdasarkan kondisi fisik barang. Ini memberi kepastian bagi penjual bahwa bank akan membayar jika dokumen lengkap dan sesuai; dan memberi kepastian bagi pembeli bahwa pembayaran hanya dilakukan setelah dokumen yang membuktikan pengiriman tersedia.

Para Pihak yang Terlibat dan Peran Mereka

Applicant (Pembeli): Pihak yang meminta bank untuk menerbitkan L/C. Pembeli bertanggung jawab menyediakan instruksi kepada bank penerbit dan menjamin dana atau fasilitas untuk menutup pembayaran.
Beneficiary (Penjual/Exportir): Pihak yang menerima pembayaran dari bank jika dokumen sesuai.
Issuing Bank (Bank Penerbit): Bank pembeli yang menerbitkan L/C atas permintaan pembeli. Bank ini mengikat diri untuk membayar kepada beneficiary sesuai syarat L/C.
Advising Bank (Bank Penghubung / Notify Bank): Bank di negara penjual yang menerima L/C dari bank penerbit dan memberitahukan beneficiary. Bank ini biasanya hanya menyampaikan L/C tanpa menanggung kewajiban kecuali kemudian menambahkan konfirmasi.
Confirming Bank (Bank Konfirmasi): Jika ada, bank ini menambah jaminan pembayaran di atas komitmen issuing bank, sehingga beneficiary memiliki tambahan kepastian pembayaran.
Negotiating / Paying Bank: Bank yang memeriksa dokumen dan membayar beneficiary, kemudian menagih issuing/confirming bank sesuai ketentuan.
Transporter / Freight Forwarder, Insurer, dan Surveyor: Pihak-pihak yang menyediakan dokumen pendukung seperti bill of lading, insurance policy, dan inspection certificate.

Memahami peran ini membantu merancang alur dokumen dan memperjelas siapa bertanggung jawab melakukan apa dalam setiap tahap.

Jenis-jenis Letter of Credit — Kapan Dipilih Mana

Ada banyak variasi L/C, dan pilihan jenis L/C bergantung pada tingkat risiko, hubungan komersial, serta kebutuhan pembiayaan. Berikut jenis-jenis utama beserta kegunaan praktisnya:

Irrevocable L/C (Tidak Dapat Dibatalkan)
L/C yang tidak dapat diubah atau dibatalkan tanpa persetujuan semua pihak (pembeli, penjual, dan bank yang mengkonfirmasi jika ada). Ini adalah bentuk paling umum karena memberikan kepastian kepada beneficiary. Cocok saat kedua belah pihak butuh kepastian tinggi.
Revocable L/C (Dapat Dibatalkan)
L/C yang dapat diubah atau dibatalkan oleh issuing bank tanpa persetujuan beneficiary. Jarang dipakai dalam praktik internasional karena memberi risiko besar bagi penjual.
Confirmed L/C (L/C yang Dikonfirmasi)
Konfirmasi ditambahkan oleh bank lokal penjual (confirming bank), sehingga pembayaran dijamin oleh kedua bank (issuing dan confirming). Berguna jika issuing bank berlokasi di negara dengan risiko politik/keuangan tinggi atau jika beneficiary kurang percaya pada issuing bank.
Unconfirmed L/C
L/C tanpa penambahan konfirmasi; beneficiary bergantung sepenuhnya pada kemampuan issuing bank.
Sight L/C
Pembayaran dilakukan segera setelah dokumen diperiksa dan dinyatakan sesuai (on sight).
Usance / Deferred Payment L/C
Pembayaran dilakukan pada jangka waktu tertentu setelah dokumen diterima, mis. 30, 60, atau 90 hari. Membantu pembeli dalam pengaturan cash flow, namun menambah risiko penjual.
Transferable L/C
L/C yang memungkinkan beneficiary mentransfer sebagian atau seluruh hak pembayaran kepada pihak ketiga (mis. sub-supplier). Sering dipakai oleh trader yang bertindak sebagai middleman.
Back-to-Back L/C
Struktur dua L/C: satu L/C diterbitkan kepada trader oleh buyer, trader menggunakan L/C tersebut sebagai dasar menerbitkan L/C lain kepada supplier. Digunakan ketika trader tidak punya modal awal.
Red Clause L/C
Memungkinkan advance atau pembayaran muka kepada beneficiary sebelum pengiriman, berdasarkan klausa khusus. Berisiko tapi berguna untuk pembiayaan produksi.
Standby L/C (Standby Letter of Credit)
Fungsi utamanya sebagai jaminan pembayaran apabila terjadi wanprestasi; lebih mirip garansi bank. Bukan instrumen pembayaran utama seperti documentary L/C.

Memilih jenis yang tepat harus memperhitungkan keamanan, biaya bank, kepercayaan antar pihak, dan kebutuhan pembiayaan.

Bagaimana Mekanisme Kerja L/C — Alur Dokumen dan Pembayaran

Secara garis besar, proses penggunaan L/C mengikuti alur berikut:

Negosiasi Kontrak dan Kesepakatan Pembayaran dengan L/C
Penjual dan pembeli menyepakati jual-beli dan menyetujui penggunaan L/C, termasuk jenis, jumlah, dokumen yang dipersyaratkan, tanggal pengiriman, dan termin pembayaran.
Permintaan Penerbitan L/C ke Issuing Bank
Buyer (applicant) meminta banknya menerbitkan L/C sesuai instruksi. Buyer menyerahkan instruksi tertulis dan biasanya menyediakan jaminan/pembiayaan.
Penerbitan dan Pemberitahuan L/C ke Beneficiary
Issuing bank menerbitkan L/C dan mengirimkannya ke advising bank di negara seller, yang kemudian memberitahukan kepada beneficiary.
Persiapan Pengiriman oleh Beneficiary
Penjual menyiapkan barang dan dokumen sesuai syarat L/C: commercial invoice, bill of lading/airway bill, packing list, certificate of origin, insurance policy, inspection certificate, dsb.
Presentasi Dokumen ke Bank (Negotiating / Presenting Bank)
Setelah mengirim barang, beneficiary presentasikan dokumen ke bank yang ditunjuk (advising/negotiating bank) untuk pemeriksaan.
Pemeriksaan Dokumen oleh Bank
Bank memeriksa apakah dokumen sesuai syarat L/C. Ini adalah tahap kritis: bank berfokus pada keutuhan dan kecocokan dokumen (documents compliance), bukan kondisi fisik barang.
Pembayaran atau Penolakan
Jika dokumen sesuai, negotiating/confirming bank membayar beneficiary (atau menerima janji pembayaran jika deferred). Bank kemudian menagih issuing bank untuk reimbursement. Jika dokumen tidak sesuai (discrepancies), bank menolak atau meminta koreksi; penjual bisa menerima koreksi dengan biaya, atau menegosiasikan solusi dengan buyer.
Reimbursement dan Pengembalian Dokumen
Setelah issuing bank menerima dokumen dari confirming/negotiating bank dan melakukan pembayaran, dokumen dikirim ke buyer untuk proses clearance. Buyer menggunakan dokumen tersebut untuk mengambil barang.

Proses ini menuntut ketepatan dokumen, koordinasi yang baik antara pihak perbankan dan logistik, serta pemahaman detail L/C agar tidak terjadi penolakan.

Dokumen-dokumen Umum yang Biasanya Diminta dalam L/C

Syarat dokumen pada L/C sangat bergantung pada kesepakatan kontrak. Namun ada dokumen yang hampir selalu diminta dalam L/C perdagangan barang:

Commercial Invoice (Faktur Komersial) — Menyatakan nilai, kuantitas, dan syarat penjualan. Harus sesuai dengan rincian L/C.
Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB) — Bukti pengapalan yang menunjukkan barang telah dimuat dan memberikan hak kepemilikan atau kontrol terhadap barang. Harus sesuai Incoterms yang disepakati (consigned to, on board, shipped on board, dsb.).
Packing List — Rincian isi kemasan, berat, dimensi, dan nomor paket.
Certificate of Origin (COO) — Bukti asal barang, diperlukan untuk klaim preferensi tarif atau izin impor.
Insurance Policy / Certificate — Jika L/C mensyaratkan asuransi (biasanya untuk CIF/CIP), polis harus mencakup risiko yang ditentukan.
Inspection Certificate / Quality Certificate — Jika L/C mensyaratkan pemeriksaan pihak ketiga.
Other Certificates — Sertifikat sanitari, fumigasi, halal, conformity, atau lisensi khusus sesuai jenis barang dan regulasi negara tujuan.

Setiap dokumen harus memenuhi persyaratan L/C secara detail (format, jumlah salinan, tanda tangan, cap, tanggal, referensi). Kegagalan memenuhi satu detail kecil sering menjadi alasan bank menolak presentasi dokumen.

Kelebihan Letter of Credit

Mengurangi Risiko Pembayaran bagi Penjual
Bank yang kredibel mengikatkan diri untuk membayar sepanjang dokumen sesuai. Ini meminimalkan risiko kreditor dari buyer yang wanprestasi.
Memberi Jaminan bagi Pembeli
Pembeli tidak perlu membayar tunai sebelum mendapatkan dokumen yang membuktikan pengiriman. Pembayaran hanya terjadi jika dokumen yang disyaratkan ada.
Memfasilitasi Perdagangan dengan Mitra Baru atau Pasar Berisiko
Saat relasi dagang masih baru atau buyer berada di negara dengan risiko politik/keuangan, L/C memberi lapisan pengamanan.
Mendukung Akses Pembiayaan Perdagangan
Penjual bisa mendapatkan pembiayaan berbasis dokumen (discounting / negotiation) sehingga tidak perlu menunggu pembayaran akhir.
Standarisasi dan Kepastian Prosedur
L/C mengikuti aturan internasional (UCP) sehingga prosedur lebih terstandardisasi dibanding mekanisme informal.

Keterbatasan dan Risiko Terkait L/C

Biaya Bank
Penerbitan, konfirmasi, advising, negotiating, dan biaya lain bisa cukup signifikan — menjadi beban bagi buyer atau seller tergantung kesepakatan.
Kompleksitas Administratif
L/C menuntut ketepatan dokumen. Perbedaan kecil (mis. penulisan nama, tanggal, format B/L) bisa menyebabkan penolakan.
Risiko Dokumen (Documentary Risk)
Bank tidak memeriksa kondisi fisik barang, sehingga ada kemungkinan dokumen lengkap tetapi barang tidak sesuai kualitas; penyelesaian sengketa komersial tetap bisnis antara buyer dan seller.
Waktu Proses
Proses pemeriksaan dokumen dan koreksi jika ada discrepances dapat menambah waktu dan biaya.
Risiko Bank/Mata Uang
Jika issuing bank berada di negara dengan risiko tinggi, atau jika terjadi pembekuan aset/konversi mata uang, ada risiko keterlambatan pembayaran meskipun dokumen sesuai — kecuali ada confirming bank.
Ketergantungan pada Kepatuhan Formalistis
L/C menekankan kepatuhan formal dokumen sehingga pihak yang kurang berpengalaman sering terjebak penolakan.

Strategi Mengurangi Risiko dan Praktik Terbaik dalam Penggunaan L/C

Rancang Syarat L/C dengan Jelas saat Kontrak
Tentukan dokumen yang realistis dan tidak berlebihan. Hindari syarat yang bersifat “wish list” yang sulit dipenuhi.
Gunakan Confirmed L/C bila Perlu
Jika issuing bank kurang dikenal atau negara issuing berisiko, minta confirming bank untuk menambah jaminan.
Koordinasi Dini dengan Bank dan Forwarder
Libatkan bank dan forwarder sejak awal agar dokumen seperti B/L dan polis asuransi disiapkan sesuai format yang diinginkan.
Pelatihan Internal pada Tim Dokumen
Pastikan staf ekspor memahami UCP (Uniform Customs & Practice for Documentary Credits) dan checklist dokumen untuk mengurangi discrepances.
Gunakan Konsultan atau Broker untuk Transaksi Kompleks
Untuk transaksi besar atau produk tersertifikasi, gunakan jasa spesialis agar syarat L/C sesuai regulasi.
Permudah dengan Digitalisasi (Electronic Presentation)
Jika bank mendukung presentasi dokumen elektronik, gunakan fasilitas ini untuk mempercepat dan mengurangi kesalahan. (Catatan: pastikan bank kedua belah pihak menerima format elektronik yang sama.)
Perjanjian Asuransi dan Inspeksi yang Jelas
Atur inspeksi pra-pengiriman oleh pihak ketiga bila kualitas menjadi isu. Pastikan syarat inspeksi tercantum di L/C bila diperlukan.
Perhatikan Bahasa dan Format Dokumen
Hindari variasi nama, gunakan nomor referensi yang sama, dan pastikan tanggal serta tanda tangan tertera benar. Bank menolak dokumen untuk masalah-masalah kecil.

Contoh Kasus Praktis dan Pelajaran yang Dapat Diambil

Kasus 1 — Discrepancy pada Bill of Lading
Seorang eksportir mendapat L/C yang mensyaratkan “on board” B/L. Kapal mencatat “shipped” bukan “on board”, sehingga bank menolak pembayaran meskipun barang telah dikapalkan. Eksportir harus meminta carrier mengeluarkan B/L yang memenuhi syarat atau menegosiasikan koreksi dengan buyer. Pelajaran: istilah di B/L harus persis sesuai L/C.

Kasus 2 — Confirmed L/C Mengamankan Pembayaran
Exportir di negara berkembang menerima L/C dari buyer di negara dengan bank kecil yang berisiko. Dengan meminta confirming bank terkemuka untuk menambah jaminan, exportir menerima pembayaran dari confirming bank ketika issuing bank gagal melakukan reimbursement tepat waktu. Pelajaran: konfirmasi mengurangi risiko bank/country.

Kasus 3 — Biaya L/C yang Tinggi Menurunkan Margin
Seorang penjual tidak memasukkan biaya bank L/C dalam perhitungan harga sehingga margin menyusut ketika buyer meminta L/C. Pelajaran: tentukan siapa menanggung biaya bank dalam kontrak—biasanya buyer membayar biaya issuing/advising; confirming/negotiating fees bisa dibebankan pada exporter bila disepakati.

Checklist Praktis untuk Menyiapkan L/C yang Baik

Pastikan kontrak jual-beli menyebutkan penggunaan L/C dan jenisnya.
Sebutkan dengan jelas dokumen yang disyaratkan (komersial, transport, asuransi, sertifikat).
Tentukan tanggal kedaluwarsa L/C dan masa presentasi dokumen.
Cantumkan Incoterms dan sesuai dengan dokumen transport.
Tentukan siapa yang menanggung biaya bank (issuing, advising, confirming, negotiating).
Koordinasikan format B/L dan persyaratan endorsement dengan carrier dan forwarder.
Siapkan multiple copies dokumen sesuai syarat L/C.
Libatkan bank lebih awal untuk meminta contoh wording L/C yang tepat.
Pertimbangkan confirming bank bila ada risiko country/bank.
Simpan bukti pengiriman, komunikasi, dan semua dokumen referensi untuk audit.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Muncul)

Q: Apakah bank memeriksa kualitas barang sebelum membayar?
A: Tidak. Bank hanya memeriksa dokumen. Mereka tidak menilai kualitas fisik barang kecuali ada dokumen inspeksi oleh pihak ketiga yang disyaratkan.

Q: Berapa lama bank memeriksa dokumen L/C?
A: Waktu pemeriksaan dapat bervariasi: beberapa jam hingga beberapa hari. Bank akan melakukan pemeriksaan cermat terhadap kesesuaian dokumen.

Q: Apa yang dimaksud discrepancy?
A: Discrepancy adalah ketidaksesuaian antara dokumen yang diserahkan dengan syarat-syarat L/C — misalnya perbedaan jumlah, istilah B/L, atau tidak ada cap yang diwajibkan.

Q: Siapa yang menanggung biaya bank L/C?
A: Umumnya biaya issuing dan advising ditanggung pembeli; biaya confirming/negotiating bisa dibebankan kepada exporter atau disepakati bersama. Selalu cantumkan ini dalam kontrak.

Q: Bisakah L/C dibatalkan atau diubah?
A: Irrevocable L/C hanya dapat diubah dengan persetujuan semua pihak. Revocable dapat diubah sepihak tetapi jarang digunakan.

Kesimpulan

Letter of Credit adalah instrumen pembayaran yang menyeimbangkan kepentingan penjual dan pembeli dalam perdagangan internasional. Dengan memindahkan kewajiban pembayaran ke bank dan mensyaratkan pemenuhan dokumen, L/C meminimalkan risiko komersial dan membantu penyelesaian transaksi lintas negara yang kompleks. Namun L/C juga menuntut ketelitian administratif, biaya bank, dan pemahaman teknis yang baik agar tidak terjadi penolakan.

Praktik terbaik meliputi perancangan syarat L/C yang realistis dalam kontrak, keterlibatan bank lebih awal, dokumentasi yang rapi, serta penggunaan confirming bank bila diperlukan. Dengan prosedur yang terstruktur dan koordinasi antar pihak (penjual, pembeli, bank, forwarder, dan insurer), L/C dapat menjadi jembatan kepercayaan yang memperlancar alur pengiriman barang dan arus kas.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!