Letter of Intent (LoI) dalam Pengurusan Dokumen Kargo Ekspor-Impor

Pendahuluan — kenapa LoI penting dalam rantai perdagangan internasional

Di antara dokumen-dokumen perdagangan internasional — invoice, packing list, bill of lading, surat kuasa — ada satu dokumen yang sering muncul ketika transaksi belum mencapai tahap kontrak final namun pihak-pihak ingin bergerak cepat: Letter of Intent (LoI). LoI adalah pernyataan niat tertulis yang berfungsi sebagai jembatan antara pembicaraan awal dan pengikatan kontrak definitif. Dalam konteks ekspor-impor, LoI membantu menyelesaikan urusan administratif awal: reservasi kapasitas pengangkutan, persiapan sertifikat, pengaturan bank, atau pengurusan izin teknis—tanpa harus menunggu dokumen kontrak lengkap.

Panduan ini membedah LoI secara praktis: definisi, fungsi, struktur isi, contoh LoI yang bisa dipakai di lapangan, dokumen pendukung yang ideal, risiko hukum yang harus diwaspadai, strategi mitigasi, serta checklist dan SOP singkat yang dapat langsung diimplementasikan tim perdagangan, logistik, compliance, dan PPJK dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Bab 1 — Apa itu Letter of Intent (LoI)?

Letter of Intent (LoI) adalah surat pernyataan yang dibuat oleh satu pihak (biasanya pembeli/importir atau calon importer) untuk menyatakan niatnya melakukan transaksi dengan pihak lain (penjual/eksportir), mencakup garis-besar persyaratan utama transaksi. LoI bukan selalu merupakan kontrak final; ia lebih bersifat pra-kontrak yang memuat titik-titik kesepakatan awal, syarat komersial utama, dan sering kali jadwal waktu (timing) atau langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum kontrak definitif ditandatangani.

Dalam praktik ekspor-impor, LoI sering dipakai untuk:

• Memberi sinyal resmi pada eksportir agar melakukan alokasi stok/produksi.

• Meminta eksportir mengeluarkan proforma invoice atau SKA sementara.

• Menginisiasi proses perbankan (opening of L/C atau standby).

• Memohon pemesanan space kapal/pesawat (booking) dan memulai dokumen pengapalan.

• Mengaktifkan proses perizinan teknis domestik (mis. permohonan BPOM, karantina).

LoI yang baik menyeimbangkan kecepatan operasional dan perlindungan kepentingan pihak-pihak yang terlibat — tidak terlalu mengikat bila belum siap, namun cukup jelas agar langkah lanjutan dapat dilakukan.

Bab 2 — Fungsi LoI dalam pengurusan dokumen kargo

1. Pra-validasi komitmen
   LoI menunjukkan tingkat keseriusan pembeli sehingga eksportir bisa mulai menyiapkan barang, mengalokasikan kapasitas produksi, atau mengamankan supply chain.

2. Mempercepat administrasi
   Dengan LoI, eksportir bisa menerbitkan proforma invoice, meminta sertifikasi awal, atau memesan space pengangkutan tanpa menunggu kontrak final.

3. Dasar untuk dokumen antara
   LoI memfasilitasi penerbitan beberapa dokumen pendahulu seperti booking confirmation, commercial proforma, atau permintaan pengujian.

4. Alat negosiasi & pembatasan risiko
   LoI dapat mengatur batas waktu negosiasi, kondisi pembatalan, dan hal-hal yang tidak boleh dilakukan pihak lain sambil proses kontrak akhir berjalan.

5. Mendukung permintaan izin
   Banyak perizinan teknis memerlukan bukti niat transaksi (contoh: pengajuan nomor registrasi impor, permohonan pre-shipment inspection), dan LoI dapat menjadi bukti tersebut.

Bab 3 — LoI vs Dokumen Lain: klarifikasi peran

Sering muncul kebingungan antara LoI, Purchase Order (PO), Letter of Authorization (LoA), dan kontrak. Berikut perbandingan praktis:

• LoI (Letter of Intent): pernyataan niat, pra-kontrak, bisa bersifat non-mengikat atau sebagian mengikat sesuai redaksi; fokus: menyatakan komitmen awal & meminta langkah administratif.

• PO (Purchase Order): instruksi pembelian yang lebih keras; umumnya mengandung jumlah, harga, pengiriman, dan dapat dianggap sebagai penawaran pembelian yang mengikat bila diakui penjual.

• Kontrak (Sale & Purchase Agreement): dokumen mengikat secara hukum yang mengatur keseluruhan hak dan kewajiban dengan detail ketentuan pembelian, pembayaran, penjaminan, force majeure, dll.

• LoA (Letter of Authorization): surat kuasa, mis. memberi PPJK hak mengurus dokumen bea cukai atas nama importir.

Dalam prakteknya LoI sering mendahului PO atau kontrak—atau dipakai bersamaan dengan PO jika pihak belum siap menyusun kontrak lengkap. Penting untuk menulis LoI dengan jelas apakah bersifat mengikat (binding) atau hanya pernyataan niat (non-binding).

Bab 4 — Elemen wajib dalam Letter of Intent (LoI)

Agar LoI efektif untuk pengurusan dokumen kargo, sertakan elemen-elemen berikut:

1. Judul & identitas pihak

   • Judul dokumen: “Letter of Intent”

   • Identitas lengkap pengirim & penerima (nama perusahaan, alamat, NPWP/NIB, kontak person).

2. Pernyataan niat

   • Kalimat pembukaan yang menyatakan niat untuk membeli/menjual barang tertentu.

3. Deskripsi barang & spesifikasi

   • Uraian komoditas, kode HS bila relevan, kualitas/grade, ukuran, jumlah estimasi, berat perkiraan, kemasan.

4. Syarat komersial awal

   • Harga indikatif (USD per unit atau CIF/FOB dasar), kuantitas, incoterm (FOB, CIF, DAP, DDP), metode pembayaran yang diusulkan (L/C, TT, D/P).

5. Waktu & jadwal

   • Periode validitas LoI, tanggal pengiriman yang diharapkan, lead time produksi, tenggat waktu penandatanganan kontrak final.

6. Permintaan dokumentasi pendahuluan

   • Permintaan proforma invoice, booking confirmation, surat keterangan asal, atau dokumen teknis (sertifikat analisis, MSDS).

7. Klausul non-binding / binding

   • Nyatakan jelas apakah LoI bersifat “non-binding” kecuali untuk klausul tertentu (kerahasiaan, exclusivity, biaya yang sudah dikeluarkan).

8. Klausul confidentiality & exclusivity (opsional)

   • Jika ingin mencegah pihak lain masuk atau menjaga kerahasiaan.

9. Penanganan biaya & indemnity (opsional)

   • Siapa yang menanggung biaya awal (pengujian, sample, booking cancel fee).

10. Tanda tangan & otorisasi

    • Tanda tangan pejabat yang berwenang, nama lengkap, jabatan, stempel perusahaan, tanggal.

Menetapkan istilah seperti “indicative price” atau “subject to contract” membantu menghindari interpretasi bahwa LoI langsung menjadi kontrak penjualan penuh.

Bab 5 — Format dan contoh LoI — ready to use

Berikut contoh LoI praktis yang bisa disesuaikan:

LETTER OF INTENT (LoI) Jakarta, 10 Februari 2026 To: PT. Sumber Eksportir Jl. Pelabuhan No. 5, Surabaya Attn: Mr. Agus (sales@se.com) From: PT. Mitra Importir Jl. Bisnis Raya No. 9, Jakarta Attn: Ms. Ratna (procurement@mi.com) Re: Letter of Intent to Purchase [Nama Barang / HS Code] Dear Sir/Madam, This Letter of Intent confirms PT. Mitra Importir’s interest to purchase from PT. Sumber Eksportir the following goods on the terms outlined below: 1. Commodity: [Nama barang], HS Code: [XXXX.XX] 2. Specification: [spesifikasi singkat—grade, ukuran, kemasan] 3. Indicative Quantity: 500 metric tons (±10%) 4. Indicative Price: USD 1,200 / MT, CIF Jakarta (subject to final contract) 5. Incoterm: CIF Jakarta Port 6. Payment: 100% Irrevocable Letter of Credit at sight (subject to final agreement) 7. Shipment ETA: March–April 2026 (first shipment) 8. Validity: This LoI is valid until 28 February 2026 9. Requested Documents: Proforma Invoice, Certificate of Origin, Packing List, MSDS (if applicable) 10. Binding Clauses: This LoI is non-binding except for Clause 8 (Validity) and Clause 11 (Confidentiality) Confidentiality: Both parties agree to keep the contents of this LoI confidential. If the above aligns with your capacity, please confirm by issuing Proforma Invoice and booking confirmation. Sincerely, [Signature] Ms. Ratna Procurement Manager PT. Mitra Importir

Catatan: contohnya sengaja menyatakan LoI non-binding kecuali beberapa klausul yang dibuat mengikat (validity, confidentiality). Anda bisa mengubah status menjadi binding jika memang itu tujuan.

Bab 6 — Dokumen pendukung yang kerap diminta setelah LoI

Setelah LoI diterima, biasanya pihak eksportir/forwarder/perbankan meminta dokumen pendukung untuk memulai proses:

• Proforma Invoice (didasarkan pada LoI)

• Booking Confirmation dari carrier (vessel/flight space)

• Certificate of Origin (CO / SKA) jika klaim preferensi akan diajukan

• Technical Documents: MSDS, COA, sertifikat kualitas, sertifikat sanitasi/karantina, BPOM/sertifikat SNI bila barang regulated

• Packing List & Sample Photos untuk persiapan packing declaration

• Surat Kuasa (LoA) jika proses dokumentasi dialihkan ke PPJK/forwarder

• Buyer’s financial documents (jika bank meminta untuk L/C opening)

Menyiapkan daftar dokumen ini cepat setelah LoI mempercepat proses clearance dan pengapalan.

Bab 7 — Risiko LoI dan cara mitigasi

LoI membawa manfaat tapi juga risiko jika tidak dirancang hati-hati:

Risiko 1: Salah tafsir status hukum

Jika LoI ditulis ambigu, pihak bisa salah paham menganggap LoI sebagai kontrak final → timbul klaim hukum.

Mitigasi: cantumkan kalimat jelas: “This LoI is non-binding and subject to execution of final SPA (Sale and Purchase Agreement) unless otherwise specified.”

Risiko 2: Biaya terbuang karena pembatalan booking/produksi

Ekspor/perusahaan bisa mulai produksi atau mem-booking space yang menimbulkan biaya jika pembeli batal.

Mitigasi: atur klausul cost-sharing: siapa yang menanggung cancelation fee atau biaya sample/test jika pembatalan terjadi tanpa sebab yang dapat diterima.

Risiko 3: Kebocoran informasi komersial

LoI berisi harga dan kondisi sensitif.

Mitigasi: tambahkan klausul confidentiality & sanksi apabila bocor.

Risiko 4: Eksklusivitas tidak dijelaskan

Jika LoI memberi kesan eksklusif tapi tidak eksplisit, pihak lain bisa merasa dirugikan.

Mitigasi: jika ingin exclusivity, sebutkan durasi & batasannya; jika tidak, nyatakan “non-exclusive”.

Risiko 5: Pengikatan sanksi tak terduga

Jika menulis “binding” tanpa memahami konsekuensi hukum setempat, bisa memicu tuntutan.

Mitigasi: konsultasi hukum korporat untuk redaksi klausul binding.

Bab 8 — Tips redaksi LoI agar aman dan efektif

1. Klarifikasi binding vs non-binding di bagian awal.

2. Gunakan istilah komersial standar (Incoterms 2020) untuk menghindari interpretasi.

3. Cantumkan parameter teknis secukupnya: HS code, grade, toleransi jumlah.

4. Sertakan jadwal & tenggat: validitas, lead time, dan milestone.

5. Atur mekanisme cancelation & biaya jika ada.

6. Tambahkan klausul confidentiality bila ada informasi sensitif.

7. Gunakan bahasa yang lugas; hindari istilah yang multitafsir.

8. Sertakan kontak PIC dan otorisasi tanda tangan agar alur komunikasi jelas.

9. Simpan LoI dalam arsip elektronik & catat versi (version control).

Bab 9 — Ketika LoI dipakai untuk pengurusan dokumen bea cukai dan izin teknis

LoI biasa dipakai untuk:

• Pre-arrival filing / pre-advice: otoritas kadang meminta bukti niat transaksi untuk memproses izin sementara.

• Permintaan fasilitas preferensi: untuk klaim tarif preferensi, LoI bisa menjadi bukti awal bahwa transaksi akan terjadi sehingga penerbit SKA atau dokumen lain diproses lebih cepat.

• Persiapan surat keterangan teknis: seperti permintaan pendaftaran obat/produk ke BPOM, LoI mempercepat pengajuan karena regulator melihat ada pembeli terkonfirmasi.

Namun, otoritas bea cukai biasanya tidak menerima LoI sebagai pengganti dokumen final—tetapi LoI mempercepat proses administratif pendahuluan.

Bab 10 — Contoh kasus pemakaian LoI — ilustrasi praktis

Kasus A — Importir ingin persiapan dokumen BPOM
Importir mengirim LoI kepada eksportir untuk menunjukkan niat pembelian 10.000 unit kosmetik. Eksportir menggunakan LoI untuk memulai proses sertifikasi produksi dan menyiapkan dokumen teknis yang diperlukan BPOM sehingga ketika kontrak final selesai dan barang dikapalkan, persyaratan regulator sudah siap.

Kasus B — Eksportir butuh booking space cepat
Eksportir meminta LoI dari calon pembeli untuk mengalokasikan slot kapal saat musim sibuk. Dengan LoI, eksportir memesan space dan mengeluarkan biaya booking deposit. LoI mencakup klausul refund deposit jika pembeli batal dalam periode tertentu.

Bab 11 — Checklist & SOP singkat: membuat dan menindaklanjuti LoI

Checklist pembuatan LoI (sebelum kirim):

• Nama & detail pihak lengkap (NPWP/NIB).

• Spesifikasi barang & HS code (jika perlu).

• Indicative quantity & toleransi.

• Indicative price & Incoterm.

• Mekanisme pembayaran yang diusulkan.

• Tanggal target shipment & validitas LoI.

• Dokumen yang diminta selanjutnya (PI, CO, MSDS).

• Status binding (clear: binding/non-binding & klausul apa yang binding).

• Klausul confidentiality & exclusivity (jika berlaku).

• Nama & tanda tangan pejabat berwenang.

SOP 1-halaman (flow):

1. Buyer prepares LoI draft → procurement legal review (1 hari) → send to seller.

2. Seller acknowledges LoI in writing & issues Proforma Invoice within 2 business days.

3. Buyer arranges initial financing / L/C issuance (if applicable) within agreed timeline.

4. Parties sign SPA or PO within LoI validity period; if not, LoI lapses or renegotiate.

Bab 12 — FAQ singkat

Q: Apakah LoI bisa langsung dijadikan dasar hukum tuntutan?
A: Tergantung redaksi. Jika LoI berisi klausul binding (mis. terkait confidentiality atau exclusivity) dan ditandatangani, klausul tersebut bisa menjadi dasar tuntutan. Secara umum LoI sebaiknya dimaknai pra-kontrak kecuali dinyatakan mengikat.

Q: Berapa lama LoI biasanya berlaku?
A: Biasanya 7–30 hari, tergantung kompleksitas barang dan lead time pengapalan. Tentukan periode yang realistis.

Q: Apakah LoI bisa ditarik kembali?
A: Ya, tetapi bila ada biaya yang sudah timbul akibat LoI (booking, produksi sample), pihak yang menarik mungkin bertanggung jawab pada kompensasi sesuai klausul LoI.

Kesimpulan — ringkasan dan langkah yang bisa dilakukan sekarang

Letter of Intent adalah alat praktis dan strategis dalam pengurusan dokumen kargo ekspor-impor: mempercepat proses administratif, mengamankan kapasitas, dan menegaskan komitmen awal antara pihak. Namun LoI harus ditulis dengan hati-hati — jelaskan status legalnya (binding/non-binding), atur biaya dan tanggung jawab, sertakan klausul kerahasiaan bila perlu, dan pastikan ada jadwal dan milestone yang realistis.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!