Memahami UN Number dalam Dokumen Pengurusan Kargo

Pendahuluan — satu angka, banyak konsekuensi

Satu baris angka pada label atau dokumen — UN Number — kelihatannya sederhana, tapi sesungguhnya ia membuka seluruh rangkaian kewajiban keselamatan, pengemasan, pelabelan, dan dokumen resmi. Salah menempatkan atau tidak mencantumkan UN Number bisa menyebabkan penahanan kargo, denda, pembatalan klaim asuransi, bahkan risiko keselamatan di lapangan. Panduan ini menjabarkan apa itu UN Number, bagaimana cara menentukannya, dimana menuliskannya di dokumen pengurusan kargo, serta langkah operasional yang bisa Anda terapkan hari ini agar pengiriman barang berbahaya berjalan aman dan patuh dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Apa itu UN Number? — definisi singkat dan fungsi

UN Number (kadang disebut UN No., Nomor PBB, atau Nomor Perserikatan Bangsa-Bangsa) adalah nomor empat digit yang diberikan untuk mengidentifikasi bahan atau kelompok bahan berbahaya menurut UN Recommendations on the Transport of Dangerous Goods (Model Regulations). UN Number dipakai secara internasional oleh standar-standar transportasi seperti:

• ADR (transport darat di Eropa / banyak prinsip berlaku internasional),

• IMDG Code (pengangkutan laut),

• IATA DGR (angakutan udara),

• peraturan domestik yang mengacu pada model PBB.

Fungsi utama UN Number:

1. Mengidentifikasi jenis bahaya utama suatu barang (mudah terbakar, oksidator, korosif, racun, dll.).

2. Menjadi rujukan untuk persyaratan pengemasan, label, dokumentasi, dan segregation (pemilahan).

3. Memudahkan respon darurat: petugas darurat membaca UN number lalu tahu tindakan penanganan yang dianjurkan (via Emergency Response Guidebook / ERG atau peraturan setempat).

Contoh singkat: banyak negara menggunakan UN 1203 sebagai UN Number untuk bensin/petrol. (Gunakan SDS/daftar resmi untuk konfirmasi sebelum deklarasi.)

Mengapa UN Number sangat penting dalam dokumen kargo?

Karena UN Number menghubungkan barang Anda ke seluruh aturan teknis dan operasional, kelengahan dalam pengelolaannya berakibat nyata:

• Legal & Kepatuhan: otoritas transportasi dan kepabeanan mengharuskan penyertaan UN Number di dokumen pengangkutan dan pada kemasan/label sesuai moda.

• Keselamatan: tanpa UN Number yang benar, pihak yang menanganinya (terminal, kru kapal, awak pesawat, atau respon darurat) tidak tahu risiko utama dan langkah mitigasinya.

• Asuransi & Komersial: klaim asuransi dapat ditolak jika barang berbahaya tidak dideklarasikan benar.

• Efisiensi operasional: UN Number menentukan apakah barang boleh diangkut melalui moda tertentu (mis. banyak bahan berbahaya dilarang kirim lewat udara), jenis packing, dan stowage plan.

Jadi UN Number bukan sekadar angka — ia menentukan seluruh alur keputusan pengiriman.

Bagaimana cara menemukan atau menentukannya? Langkah praktis

Menentukan UN Number tidak boleh berdasarkan tebakan. Berikut langkah praktis terpercaya:

1. Mulai dari Safety Data Sheet (SDS / MSDS)

   • Periksa Section 14: Transport information dan Section 2: Hazard identification. SDS biasanya menyebut UN number, proper shipping name, class/division, dan packing group bila barang tergolong berbahaya.

2. Cek daftar resmi moda transport

   • IMDG (sea), IATA DGR (air), atau aturan nasional/ADR (land) memiliki daftar UN numbers dan nama resmi mereka. Gunakan referensi tersebut jika SDS tidak jelas.

3. Cari “Proper Shipping Name”

   • Banyak bahan memiliki nama dagang berbeda, tetapi UN memakai proper shipping name (mis. “Flammable liquid, n.o.s.”) — cocokkan deskripsi dan komposisi bahan untuk menemukan kecocokan.

4. Pertimbangkan campuran / preparations

   • Untuk campuran, aturan spesifik menentukan apakah Anda gunakan UN number bahan dominan, UN untuk n.o.s. (not otherwise specified), atau perlu penghitungan sifat fisik (mis. flash point, percent). SDS dan peraturan moda menjelaskan kriteria ini.

5. Gunakan Packing Group dan klasifikasi

   • Selain UN Number, perhatikan Packing Group (PG I/II/III) yang memengaruhi pengemasan dan label. Packing Group biasanya tercantum di SDS/IMDG/IATA.

6. Jika ragu, minta klasifikasi resmi

   • Untuk komoditas kompleks, mintalah classification statement dari produsen atau ahli DG (dangerous goods classifier) — beberapa perusahaan juga mendapatkan binding advice dari otoritas.

Catatan: dokumentasikan sumber penentuan (SDS file version, tanggal, dokumen referensi) agar bila audit, dapat dibuktikan logika klasifikasi.

Unsur dokumen yang harus mencantumkan UN Number

Berikut dokumen-dokumen dalam pengurusan kargo di mana UN Number wajib atau sangat disarankan dicantumkan:

• Shipping document / Waybill / Bill of Lading — pada field "description of goods" sertakan proper shipping name + UN number + class + packing group.

• Dangerous Goods Declaration / Shipper’s Declaration for Dangerous Goods (air) — menyebutkan UN Number, proper shipping name, class, packing group, net quantity, dan packing instruction.

• Dangerous Goods Note / Dangerous Goods Manifest (sea & road) — ringkasan UN Numbers yang diangkut.

• Label & Marking pada kemasan — UN Number muncul di marking tertentu (mis. “UN XXXX” atau panel orange pada fasilitas darat dalam peraturan tertentu).

• Commercial invoice / Packing list — meskipun tidak wajib di semua yurisdiksi, mencantumkan UN number membantu konsolidasi dan penanganan.

Format yang sering dipakai pada deskripsi barang:

UN 1203, GASOLINE, 3, PG II, (flash point < 23°C), 5 L per inner

Aturan detail penulisan bervariasi per moda (IATA/IMDG/ADR) — pastikan format sesuai moda pengiriman.

Labeling, marking & packaging — apa yang berubah bila ada UN Number

UN Number memicu serangkaian kewajiban teknis:

1. Label HAZARD (diamond)

   • Class label (mis. class 3 = flammable liquids) harus ditempatkan pada kemasan dan unit load sesuai ukuran dan lokasi paket.

2. Marking UN Number

   • Kemasan yang memerlukan marking harus tampak jelas UN XXXX (contoh: UN 1203) biasanya dekat label. Untuk transport jalan tertentu, PLACARD atau orange plate juga digunakan.

3. Packaging

   • Pengemasan harus memenuhi Packing Instructions dan PG; bahan berbahaya memerlukan inner packaging, absorbent, outer packaging sesuai standar, serta UN performance packaging untuk beberapa bahan.

4. Segregation / stowage rules

   • Beberapa bahan tidak boleh disimpan bersama (mis. oxidizer dengan flammable) — UN Number memberi panduan segregation.

5. Quantity limitations

   • Moda tertentu (terutama udara) menetapkan limit per piece atau per consignment; UN Number menentukan numeric limits.

6. Special provisions

   • Peraturan bisa menetapkan persyaratan tambahan seperti ventilation, temperature control, atau prohibition.

Semua persyaratan ini berujung pada dokumen: apa yang Anda tulis di shipping document dan label harus dipraktekkan pada kemasan fisik.

Mode-specific highlights — jalan, laut, udara

Jalan (termasuk ADR dan peraturan nasional)

• UN Number digunakan pada vehicle placards atau orange plate untuk pengiriman kelompok tertentu.

• Dokumen pengiriman (transport document) harus mencantumkan UN, class, and emergency telephone number.

• ADR mengatur segregation, packing, dokumen, dan transport routing.

Laut (IMDG Code)

• IMDG menuntut pengemasan, stowage, dan segregation di kapal; stowage code mengatur lokasi penyimpanan (on deck / below deck).

• UN number harus ada pada container/box dan manifest laut; dangerous goods list IMDG memberi semua instruksi.

Udara (IATA DGR)

• IATA sangat ketat: banyak bahan dilarang kirim lewat udara; allowed items memiliki packing instructions dan limits yang ketat.

• Shipper’s Declaration for Dangerous Goods (SDDG) berisi UN number dan rincian packing instruction yang spesifik.

• Salah deklarasi di udara berisiko besar: penangguhan oleh airline dan denda.

Intinya: sebelum menentukan moda, konfirmasi apakah UN number barang Anda diizinkan dan apa batasannya.

Dokumen deklarasi: contoh ringkas format “Shipper’s Declaration / DGD” (elemen kunci)

Berikut contoh ringkas informasi penting yang harus tampil saat barang berbahaya dideklarasikan (ringkasan; format penuh mengikuti IATA/IMDG):

• Shipper’s Declaration for Dangerous Goods

  • Nama & alamat shipper

  • Nama & alamat consignee

  • UN Number & Proper Shipping Name (mis. UN 1993, FLAMMABLE LIQUID, N.O.S.)

  • Class / Division (contoh: 3)

  • Packing Group (I / II / III)

  • Quantity & unit per package / net quantity

  • Type of packaging & packing instruction reference

  • Emergency contact & phone number

  • Declaration signature by authorized person

Simpan template untuk setiap moda agar tim admin tidak melewatkan field penting.

Praktik terbaik (best practices)

Gunakan checklist ini sebelum menyerahkan barang ke carrier:

• Periksa SDS terbaru (versi & tanggal) dan catat Section 14.

• Tentukan proper shipping name dan UN number berdasarkan SDS + peraturan moda.

• Konfirmasi packing group & packing instruction.

• Pastikan kemasan sesuai UN performance requirements.

• Cetak label hazard dan marking UN pada kemasan sesuai ukuran/posisi.

• Siapkan Shipper’s Declaration / DGD dan lampirkan MSDS.

• Pastikan semua dokumen digital & hardcopy disimpan (SDS, DGD, invoice, packing list).

• Verifikasi apakah moda yang dipilih mengizinkan barang tersebut (air vs sea vs road).

• Training personel yang menandatangani DGD (sertifikasi DG).

• Simpan bukti klasifikasi (catatan internal/konfirmasi supplier) sebagai audit trail.

Melakukan hal di atas mengurangi risiko penolakan muatan atau hukuman.

Kesalahan umum & bagaimana menghindarinya

1. Mengandalkan nama dagang saja

   • Hindari: selalu gunakan komposisi teknis untuk mencocokkan proper shipping name.

2. Tidak meng-update SDS

   • SDS berubah; gunakan versi terbaru dan catat rujukan datanya.

3. Mencampur barang tanpa memperhatikan segregation

   • Selalu pakai segregation table dari IMDG/IATA/ADR.

4. Mengirim lewat udara padahal dilarang

   • Periksa list of forbidden items untuk air; jangan coba-coba.

5. Dokumen tidak ditandatangani/otorisasi tidak tepat

   • Pastikan deklarasi ditandatangani oleh pejabat yang bersertifikat.

FAQ singkat

Q: Di mana biasanya saya menemukan UN Number untuk produk?
A: Pertama cek SDS (Section 14). Jika tidak ada, cocokkan komposisi dan proper shipping name ke daftar IMDG/IATA/ADR atau minta klasifikasi dari produsen.

Q: Bolehkah barang berbahaya dikirim tanpa mencantumkan UN number di invoice/packing list?
A: Tidak dianjurkan. Banyak aturan mewajibkan UN number di shipping document dan label. Menghilangkannya berisiko hukuman dan penolakan.

Q: Siapa yang bertanggung jawab atas penentuan UN number?
A: Shipper (eksportir/shipper) bertanggung jawab memastikan barang diklasifikasikan dan dideklarasikan benar; seringkali produsen menyediakan SDS dan classification statement.

Penutup — ringkasan dan langkah tindakan cepat

UN Number adalah kunci identifikasi barang berbahaya yang menentukan segalanya: packaging, label, moda yang boleh dipakai, stowage, dan dokumen yang wajib disiapkan.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!