Mengenal Letter of Inquiry dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — Kenapa Letter of Inquiry penting dalam rantai logistik

Dalam praktik perdagangan internasional dan logistik, informasi adalah bahan bakar utama. Sebelum kontrak, sebelum booking kapal, sebelum membuka letter of credit, ada satu dokumen sederhana namun sangat strategis yang sering dipakai: Letter of Inquiry (LOI). LOI adalah surat atau email resmi yang dipakai untuk meminta informasi awal — biasanya kepada calon pemasok, freight forwarder, carrier, atau instansi terkait — tentang ketersediaan barang, spesifikasi teknis, harga indikatif, kapasitas angkut, persyaratan dokumen, jadwal pengapalan, dan syarat-syarat lain yang relevan.

Artikel ini membahas LOI dari sudut pandang praktis pengurusan dokumen kargo. Tujuannya memberi tim procurement, operasional, PPJK, dan manajer logistik sebuah panduan yang langsung bisa dipakai: definisi, fungsi, struktur LOI, contoh lengkap (siap pakai), checklist, SOP pengiriman dan follow-up, hingga tip negosiasi yang menghindarkan risiko administratif dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

1. Apa itu Letter of Inquiry (LOI)?

Letter of Inquiry adalah surat permintaan informasi formal yang diajukan oleh satu pihak kepada pihak lain—umumnya calon pembeli kepada calon penjual, atau importir kepada freight forwarder—tujuannya mengumpulkan data yang diperlukan sebelum keputusan pembelian atau pemesanan jasa dibuat. LOI tidak selalu mengikat secara hukum; fungsinya adalah mengumpulkan fakta dan membuka jalur komunikasi formal agar langkah operasional berikutnya (proforma invoice, booking, permintaan sample, izin teknis) dapat dipersiapkan.

Dalam pengurusan dokumen kargo, LOI sering dipakai untuk:

• Meminta penawaran harga (indicative quotation) dan syarat komersial;

• Mengonfirmasi ketersediaan stok dan lead time produksi;

• Menanyakan dokumen teknis yang diperlukan (COO, MSDS, sertifikat SNI/BPOM, dll.);

• Meminta estimasi biaya pengangkutan dan waktu transit;

• Menanyakan apakah vendor dapat menyediakan dokumen yang diperlukan untuk klaim preferensi tarif (SKA/Sertifikat Asal).

LOI adalah langkah praktis yang mempercepat proses administratif sekaligus mengurangi miskomunikasi bila disusun dengan struktur rapi.

2. Kapan menggunakan LOI — skenario praktis

Gunakan LOI ketika Anda memerlukan informasi formal yang:

• Belum dapat dipenuhi secara cepat oleh telepon (butuh dokumentasi atau bukti tertulis),

• Harus menjadi dasar keputusan internal (mis. membuka permintaan L/C, mengalokasikan modal),

• Menuntut keterangan teknis yang dapat diajukan ke regulator (mis. BPOM, karantina, bea cukai),

• Perlu dokumentasi sebagai bukti niat untuk mengajukan pre-permit, pre-booking, atau agar pihak ketiga mulai memproses dokumen.

Contoh situasi:

• Anda akan mengimpor bahan kimia dan butuh MSDS, UN Number, dan packing group sebelum memilih carrier.

• Sebagai pemilik merek, Anda ingin mengetahui apakah produsen ekspor dapat menyediakan sertifikat kualitas dan sampel sebelum tanda tangan kontrak.

• Anda butuh estimasi tarif door-to-door dari beberapa forwarder untuk presentasi biaya ke manajemen.

LOI membantu merapikan informasi yang diperlukan supaya tim legal, finance, dan operasional dapat menilai risiko dan biaya.

3. Fungsi utama LOI dalam pengurusan dokumen kargo

1. Mendokumentasikan permintaan informasi — menjadikan komunikasi resmi dan dapat disimpan sebagai bukti komunikasi.

2. Mempercepat penerbitan dokumen pendahulu — vendor/forwarder dapat menyiapkan proforma invoice, booking, atau dokumen teknis lebih cepat bila menerima LOI terperinci.

3. Mengurangi sisa pekerjaan administratif — dengan LOI yang lengkap, PPJK atau tim dokumen dapat segera menyiapkan submission ke otoritas bila syarat terpenuhi.

4. Memfasilitasi perbandingan — LOI standar memudahkan membeli membandingkan jawaban dari beberapa calon pemasok atau forwarder.

5. Membuka negosiasi komersial awal — jawaban LOI sering menjadi basis untuk negosiasi harga, incoterm, maupun payment term.

4. Struktur ideal Letter of Inquiry — komponen wajib

Agar LOI efektif dan menghemat waktu, sertakan komponen berikut:

1. Header & identitas pengirim

   • Nama perusahaan, alamat, NPWP/NIB (opsional), kontak person (nama, jabatan, telp, email).

2. Referensi & tanggal

   • Nomor LOI internal (jika ada), tanggal pengiriman.

3. Tujuan surat

   • Kalimat pembuka singkat tentang alasan pengiriman LOI (mis. permintaan penawaran, verifikasi dokumen teknis).

4. Rincian kebutuhan/pertanyaan — paling penting:

   • Uraian barang (nama, model, spesifikasi teknis, HS code jika sudah diketahui).

   • Kuantitas estimasi (per shipment / total).

   • Kriteria kualitas / sertifikasi yang diperlukan (COO, ISO, SNI, BPOM, MSDS, CoA).

   • Incoterm yang diusulkan (FOB/CIF/DDP/EXW).

   • Metode pembayaran yang diusulkan (L/C, TT, D/P).

   • Waktu pengiriman yang diharapkan (lead time, prefered ETA).

   • Dokumen yang diminta saat shipping (proforma invoice, packing list, COO, bill of lading, certificate of analysis).

   • Jika menanyakan forwarder: rute, mode (sea/air/land), tarif estimasi, cut-off time, transit time, dan syarat handling khusus (cold chain, DG).

5. Permintaan tindakan & deadline

   • Minta jawaban tertulis dalam jangka waktu tertentu (mis. 3 hari kerja) dan format jawaban (PDF, email).

6. Klausul confidentiality / non-binding (opsional)

   • Bila berisi informasi sensitif, minta perlakuan kerahasiaan.

7. Penutup & tanda tangan

   • Nama & jabatan pengirim, tanda tangan digital/fisik, dan lampiran (jika ada: spesifikasi teknis, gambar, dokumen pendukung).

5. Contoh Letter of Inquiry — versi surat formal

PT. NAMA PERUSAHAAN Alamat: Jl. Contoh No. 1, Jakarta Telp: 021-xxxxxxx | Email: procurement@perusahaan.co.id No. LOI-PRC/2026/001 Jakarta, 10 Februari 2026 Kepada: PT. SUPPLIER XYZ Jl. Pelabuhan No. 5, Surabaya Attn : Mr. Agus (sales@xyz.co.id) Perihal: Letter of Inquiry — Ketersediaan & Dokumen Teknis untuk [Nama Barang] Dengan hormat, Sehubungan dengan rencana pembelian bahan [nama barang], kami bermaksud meminta informasi resmi terkait hal-hal berikut: 1. Spesifikasi barang: - Nama barang: [....] - Model / Grade: [....] - HS Code (jika ada): [....] 2. Ketersediaan & harga: - Indicative price per unit (FOB / CIF Jakarta) untuk qty: 500 unit, 1.000 unit - Minimum order quantity (MOQ) 3. Dokumen dan sertifikasi: - Apakah Anda dapat menyediakan: Commercial Proforma Invoice, Packing List, Certificate of Origin, Certificate of Analysis (CoA), MSDS, dan sertifikat kualitas (ISO/SNI jika ada)? - Apakah barang memerlukan izin teknis (BPOM / Kementan / Karantina)? 4. Pengiriman & lead time: - Estimasi lead time produksi (hari kerja) - Estimasi transit time (via sea/air) ke Jakarta 5. Syarat pembayaran: - Opsi Payment Term (L/C, TT, lainnya) 6. Kebutuhan handling: - Apakah pengiriman memerlukan penanganan khusus (cold chain, hazardous, etc.)? Jika ya, mohon lampirkan data teknis. Mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan jawaban tertulis beserta dokumen pendukung (proforma invoice & sample docs) paling lambat 3 hari kerja dari tanggal surat ini. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi: Nama: Ibu Ratna Jabatan: Procurement Manager Telp: 0812-xxxxxxx Email: procurement@perusahaan.co.id Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [tanda tangan] Nama Terang Jabatan PT. NAMA PERUSAHAAN

6. Contoh Letter of Inquiry — versi email singkat & efektif

Subject: LOI — Request for Quotation & Document (Item: [Nama Barang]) — PT. Nama

Body:

Dear Mr. Agus, We are PT. Nama Perusahaan. We plan to procure [nama barang]. Kindly provide: - Indicative price (FOB/CIF Jakarta) for qty 500 / 1000 - Lead time & sample availability - List of documents: proforma invoice, COO, MSDS, CoA, packing list - Any special permits required Please send your reply and proforma invoice in PDF within 3 working days to procurement@perusahaan.co.id. Regards, Ibu Ratna Procurement Manager PT. Nama Perusahaan

Email lebih singkat efektif untuk komunikasi cepat, tetapi apabila dokumen diperlukan untuk permohonan izin atau pengajuan ke manajemen, lampirkan LOI versi surat formal juga.

7. Checklist dokumen yang biasanya diminta lewat LOI

Saat mengirim LOI, Anda kemungkinan besar meminta beberapa atau semua dari daftar berikut:

• Proforma Invoice (untuk estimasi biaya dan pembayaran)

• Packing List (untuk perhitungan volume/CBM)

• Commercial Invoice (final saat shipment)

• Bill of Lading / AWB (setelah booking)

• Certificate of Origin (SKA) — untuk klaim preferensi tarif

• MSDS / SDS (untuk bahan kimia / B3)

• Certificate of Analysis (CoA) (untuk bahan makanan / farmasi)

• Sertifikat mutu (ISO, SNI) atau registrasi (BPOM / Kementan)

• Foto sample / drawing / technical datasheet

• Copy license / permit (jika barang terikat izin)

Menentukan dokumen wajib dalam LOI mempercepat proses clearance dan meminimalkan penundaan.

8. SOP pengiriman LOI dan alur tindak lanjut

Berikut SOP 6 langkah yang bisa dijalankan tim procurement & operasional:

1. Persiapan LOI (T-0)

   • Kumpulkan spesifikasi teknis dan kebutuhan dokumen dari team teknis.

   • Tentukan incoterm & payment term yang diinginkan.

2. Kirim LOI (T+0)

   • Kirim LOI ke minimal 3 calon vendor/forwarder untuk perbandingan; catat tanggal & kontak.

3. Terima jawaban & dokumentasi (T+1–3 hari)

   • Simpan semua proforma dalam folder terpusat; verifikasi kelengkapan dokumen.

4. Analisa & evaluasi (T+1–2 hari)

   • Bandingkan harga, lead time, dokumen ketersediaan, dan risiko perizinan.

5. Follow-up & klarifikasi (T+1–3 hari)

   • Ajukan pertanyaan tambahan bila ada ketidaksesuaian; minta sample jika perlu.

6. Pengambilan keputusan & next step

   • Bila layak: minta proforma final, siapkan dokumen bank (jika L/C), atau buat PO/kontrak.

   • Bila tidak: catat alasan penolakan dan arsipkan.

Tetapkan SLA internal: vendor harus merespons LOI dalam 72 jam kerja; forwarder harus kirim estimasi tarif dalam 24–48 jam.

9. Cara menilai jawaban LOI — faktor evaluasi praktis

Saat membandingkan respon, pertimbangkan:

1. Kelengkapan dokumen — siapa yang bisa menyertakan semua dokumen teknis yang Anda butuhkan?

2. Kejelasan harga — apakah harga disertai breakdown (goods, freight, insurance, handling)?

3. Waktu & kapasitas — lead time produksi dan tersedianya slot pengiriman.

4. Risiko perizinan — apakah vendor mengaku barang memerlukan izin? Jika ya, apakah mereka membantu pengurusan?

5. Kredibilitas vendor — referensi, performa pengiriman sebelumnya, tenure di pasar.

6. Syarat pembatalan & biaya awal — apakah ada biaya booking yang tidak refundable?

7. Syarat pembayaran — apakah payment term bisa disesuaikan?

Buat scoring sederhana (mis. 1–5) pada tiap kriteria agar keputusan lebih terukur.

10. Kesalahan umum saat membuat atau menindaklanjuti LOI (dan cara menghindarinya)

1. LOI terlalu umum / tidak jelas

   • Solusi: sertakan spesifikasi teknis dan dokumen yang jelas.

2. Tidak memberi batas waktu jawaban

   • Solusi: cantumkan deadline (mis. 3 hari kerja).

3. Lupa minta breakdown biaya

   • Solusi: minta detail (unit price, packing, freight, insurance, handling).

4. Menggunakan LOI sebagai pengganti kontrak

   • Solusi: jelaskan status LOI (non-binding / binding) untuk menghindari interpretasi hukum.

5. Tidak melakukan follow-up

   • Solusi: jadwalkan follow-up via telepon/email 48 jam setelah LOI dikirim.

6. Tidak menyertakan kontak PIC

   • Solusi: sertakan nama, jabatan, dan nomor kontak yang jelas.

Dengan format dan SOP yang konsisten, kesalahan tersebut mudah dihindari.

11. Praktik negosiasi berdasarkan jawaban LOI

Setelah jawaban LOI masuk:

• Gunakan leverage: bandingkan penawaran dari beberapa vendor lalu minta best offer.

• Negosiasikan incoterm bila vendor kuat: beralih dari FOB ke CIF bisa mengurangi beban koordinasi.

• Mintalah jaminan dokumen: minta jaminan penyediaan dokumen utama sebelum pembayaran.

• Atur timeline yang realistis: sesuaikan produksi dan shipping schedule dengan jadwal internal.

• Perjelas konsekuensi pembatalan: jika vendor harus mem-book space, tanyakan refund policy.

Negosiasi yang cerdas menggabungkan aspek harga dan kepastian dokumen.

12. Contoh skenario: LOI untuk forwarder — apa yang ditanyakan

Jika target LOI adalah freight forwarder, berikan daftar pertanyaan spesifik:

• Mode: sea / air / rail / multimodal?

• Rute & transit time terbaik untuk Jakarta — estimated transit time.

• Break down tariff: freight, THC, BAF, CAF, documentation fee, handling, door delivery.

• Apakah mereka menyediakan customs clearance service; apakah mempunyai lisensi PPJK?

• Cut-off time dan schedule vessel/flight yang relevan.

• Handling untuk barang khusus (cold chain / DG / OOG).

• Lead time untuk mengurus SPPB & estimasi clearance time.

• Insurance options & broker support.

Jawaban ini sangat berperan dalam perhitungan landed cost.

13. Legal & kepatuhan — catatan penting

• LOI non-binding: bila Anda ingin LOI hanya sebagai permintaan informasi, nyatakan secara eksplisit: “This LOI is non-binding and solely for information purposes.”

• Confidentiality: bila ada informasi sensitif (harga target, strategi rute), cantumkan klausul kerahasiaan singkat.

• Data retention: simpan LOI dan jawaban di arsip internal untuk audit dan compliance.

• Peraturan perizinan: jangan berasumsi izin otomatis; LOI hanya membantu memulai proses perizinan namun tidak menggantikan persyaratan regulator.

Jika transaksi besar atau kompleks, konsultasikan redaksi LOI dengan tim legal.

14. Checklist praktis

• Nama & kontak PIC lengkap tercantum.

• Spesifikasi barang & HS code (jika ada) jelas.

• Kuantitas estimasi dan toleransi ditulis.

• Incoterm & payment term diusulkan.

• Dokumen yang diminta dicantumkan (PI, COO, MSDS, dll.).

• Deadline jawaban ditetapkan (mis. 3 hari kerja).

• Status LOI (non-binding / binding clause) disebutkan.

• Lampiran: gambar teknis / rujukan model (jika perlu).

• Copy LOI disimpan di folder digital & dicatat pada procurement tracker.

15. FAQ singkat

Q: Apakah LOI sama dengan RFP/RFQ?
A: Tidak persis. LOI adalah permintaan informasi/penawaran awal yang bisa menjadi bagian dari proses RFP/RFQ. RFP/RFQ biasanya lebih terstruktur untuk kompetisi formal.

Q: Berapa lama vendor biasanya merespons LOI?
A: Idealnya 48–72 jam kerja untuk respons awal; untuk dokumen teknis atau sampel mungkin butuh 7–14 hari.

Q: LOI harus dikirim ke berapa vendor?
A: Untuk perbandingan, kirim minimal ke 3 vendor (3 quotes) agar Anda punya opsi negosiasi.

Penutup — ringkasan & langkah cepat yang bisa Anda lakukan sekarang

Letter of Inquiry adalah alat sederhana namun sangat efektif untuk mempercepat pengurusan dokumen kargo, mengumpulkan bukti awal, dan menyamakan persepsi antara buyer, supplier, dan forwarder.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!