Mengenal Material Safety Data Sheet (MSDS) dalam Pengurusan Dokumen Kargo Ekspor–Impor

Pendahuluan singkat

Material Safety Data Sheet — yang sekarang lebih umum disebut Safety Data Sheet (SDS) sesuai sistem Global Harmonized System (GHS) — adalah dokumen teknis yang menyajikan informasi lengkap tentang bahaya suatu bahan kimia atau produk, cara penanganan yang aman, prosedur darurat, dan informasi transport. Dalam konteks ekspor-impor dokumen ini bukan sekadar “lembar informasi”: SDS sering menjadi syarat regulator, dasar klasifikasi barang berbahaya untuk pengangkutan (dangerous goods), rujukan bagi petugas keselamatan, serta alat bukti saat ada inspeksi atau klaim. Karena itu setiap pelaku rantai pasok—eksportir, shipper, forwarder, PPJK, carrier, dan pihak penerima—harus paham peran dan isi SDS dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

1. MSDS vs SDS — nama, evolusi singkat, dan kenapa berubah

Istilah MSDS (Material Safety Data Sheet) banyak dipakai sampai beberapa tahun lalu; namun sejak diadopsinya GHS oleh badan-badan internasional, istilah yang baku adalah Safety Data Sheet (SDS) dengan format dan isi minimum yang distandarisasi (16 bagian). Peralihan ini bukan sekadar nama—SDS mengikuti struktur yang memudahkan harmonisasi informasi lintas negara sehingga mempermudah perdagangan dan kepatuhan internasional. Standar isi SDS diatur dan dijelaskan pada pedoman GHS (UN/ECE) dan diadopsi ke dalam praktik nasional seperti pedoman OSHA di AS.

2. Landasan internasional dan hubungan dengan peraturan transport

Beberapa aturan internasional yang membuat SDS wajib atau sangat disarankan dalam proses transport:

• GHS (UN-ECE) mengatur struktur dan konten SDS agar informasi bahaya dapat dipahami secara global. Pedoman GHS menetapkan format 16 section sebagai standar minimal.

• IATA Dangerous Goods Regulations (udara) dan IMDG Code (laut) menggunakan informasi dari SDS untuk membantu klasifikasi, pembungkusan, pelabelan, dan penyusunan dokumen pengiriman barang berbahaya; beberapa negara/airlines/route bahkan mewajibkan SDS dilampirkan pada pengiriman tertentu.

• SOLAS / ISM dan praktik pelayaran mensyaratkan ketersediaan informasi keselamatan di kapal bila membawa muatan minyak/ bahan berbahaya tertentu — kapal dan operator harus memiliki akses ke SDS terkait muatan.

Karena itu SDS bukan sekadar dokumen lingkungan/kerja—ia menjadi input teknis untuk dokumen transport dan kepabeanan.

3. Siapa yang wajib menyiapkan SDS & siapa menggunakannya?

Pihak penyusun (supplier / manufacturer / distributor):

• Umumnya produsen atau pemasok utama bertanggung jawab menyusun SDS. Mereka harus menyediakan SDS terbaru untuk setiap produk berbahaya yang mereka jual atau kirim. Jika produk merupakan campuran, pembuat campuran wajib menilai komponen dan menyusun SDS sesuai GHS.

Pihak pengguna di rantai pasok:

• Shipper / Exporter: wajib memastikan SDS tersedia dan dilampirkan bila transport atau destinasi mensyaratkan.

• Freight forwarder / PPJK / Carrier: menggunakan SDS untuk mengklasifikasikan barang, menyiapkan dokumen DG (dangerous goods), menentukan packing instruction, stowage, mitigasi kebocoran, dan rencana darurat.

• Importer / Consignee & Emergency responders: menerima SDS sebagai rujukan untuk penanganan penyimpanan, penanggulangan tumpahan, dan perawatan medis bila terjadi paparan.

SDS adalah dokumen lintas fungsi: operasional, HSE, kepabeanan, dan transport.

4. Struktur 16 bagian SDS (ringkasan lengkap — jelaskan tiap bagian)

Berikut ringkasan isi tiap bagian SDS menurut GHS/OSHA; setiap section harus jelas dan mudah dicari.

1. Identification (Identifikasi produk & perusahaan)

   • Nama produk, kegunaan yang dianjurkan, nama dan kontak pemasok/manufaktur, nomor darurat.

2. Hazard(s) identification (Identifikasi bahaya)

   • Klasifikasi bahaya, simbol/pictogram, signal word (Danger/Warning), pernyataan bahaya dan pencegahan.

3. Composition / Information on ingredients (Komposisi)

   • Komponen berbahaya, konsentrasi, nomor CAS, informasi tentang bahan yang relevan.

4. First-aid measures (Tindakan pertolongan pertama)

   • Prosedur jika terjadi paparan (inhalasi, kontak mata/ kulit, tertelan), gejala akut/tersisa.

5. Fire-fighting measures (Penanggulangan kebakaran)

   • Bahan pemadam yang cocok/tidak cocok, bahaya pembakaran, perlindungan pemadam.

6. Accidental release measures (Langkah jika tumpah/ bocor)

   • Tindakan pengamanan area, PPE, metode pembersihan, dan pencegahan pelepasan ke lingkungan.

7. Handling and storage (Penanganan & penyimpanan)

   • Syarat penyimpanan, incompatibilities, langkah pencegahan saat handling.

8. Exposure controls / Personal protection (Kontrol paparan & PPE)

   • Nilai ambang batas, engineering controls, respirator/ sarung tangan/ pelindung mata.

9. Physical and chemical properties (Sifat fisika & kimia)

   • Warna, bau, titik nyala, densitas, kelarutan, pH, viskositas, dsb.

10. Stability and reactivity (Stabilitas & reaktivitas)

    • Kondisi yg harus dihindari, bahan yang bereaksi, produk degradasi berbahaya.

11. Toxicological information (Informasi toksikologi)

    • Rute paparan, gejala, akut vs kronis, data toksisitas.

12. Ecological information (Informasi ekologi) — sering diperlukan

    • Dampak ke lingkungan, biodegradability, bioaccumulation.

13. Disposal considerations (Pembuangan)

    • Cara pembuangan limbah, peraturan lokal terkait.

14. Transport information (Informasi transport)

    • Kode UN, kelas, packing group, label & special provisions untuk IMDG/IATA/ADR. (Bagian ini sangat penting untuk ekspor-impor.)

15. Regulatory information (Peraturan terkait)

    • Peraturan nasional/internasional yang berlaku untuk produk.

16. Other information (Informasi lain)

    • Tanggal revisi SDS, referensi data, rincian penyusun SDS.

Catatan: beberapa negara meminta tambahan sub-bagian (mis. instruksi spesifik transport laut) — selalu cek pedoman lokal.

5. Bagian 14 (Transport Information) — mengapa ini krusial untuk ekspor-impor

Section 14 SDS sering menjadi rujukan utama bagi petugas DG (dangerous goods) dan PPJK karena memuat informasi transport: UN number, proper shipping name, class/division, packing group, label, marine pollutant flag, special provisions, dan guidance on transport (air vs sea vs road). Informasi ini membantu menentukan apakah barang dikenal sebagai dangerous goods menurut IMDG/IATA/ADR, dan apa syarat packing/segregation/stowage yang berlaku. Kesalahan atau ketidaksesuaian di section 14 dapat menyebabkan: penolakan oleh carrier, denda, penahanan barang, serta risiko keselamatan.

6. SDS dalam konteks regulasi pengangkutan: IMDG (laut) & IATA (udara)

• IMDG Code (IMO): untuk pengiriman laut, SDS membantu menentukan klasifikasi dan apakah muatan terkena ketentuan IMDG; kapal juga harus memiliki informasi keselamatan terkait muatan berbahaya. Banyak terminal/shipper meminta SDS untuk verifikasi kecocokan muatan dengan stowage plan.

• IATA DGR: untuk udara, IATA memberi pedoman detail untuk dokumentasi DG; SDS sering diminta untuk penilaian dan dokumen pendukung, serta beberapa maskapai/negara memerlukan SDS dalam bahasa lokal atau terjemahan jika destinasi meminta. IATA juga rutin memperbarui aturan sehingga SDS dan Section 14 harus diperiksa ulang saat edisi DGR berganti.

Praktik baik: saat menyiapkan shipment, bandingkan informasi Section 14 SDS dengan ketentuan IMDG/IATA terkini — jika ada ketidakjelasan, konsultasikan dengan ahli DG atau klasifikasi resmi.

7. Bahasa dan terjemahan: apa yang wajib dan praktik terbaik

Regulator di beberapa negara mensyaratkan SDS dalam bahasa nasional atau menyediakan terjemahan bila dokumen asli berbahasa asing; contohnya beberapa varian IATA menyebut perlunya SDS berbahasa lokal untuk destinasi tertentu. Untuk tujuan kepabeanan dan penanganan darurat, SDS versi bahasa Inggris + terjemahan bahasa negara tujuan seringkali recommended. Di Indonesia, dokumen pendukung transport dan keterangan teknis sering diminta dalam bahasa Indonesia jika instansi teknis memeriksa (mis. BPOM/Kementan/karantina) atau saat inspeksi.

Rekomendasi praktis: sediakan SDS bilingual (Inggris + bahasa tujuan) atau setidaknya ringkasan keselamatan terjemahan di folder transport.

8. Kapan SDS harus diperbarui & bagaimana mengelola revisi

SDS wajib diperbarui bila ada perubahan bahan/komposisi, informasi toksikologi baru, perubahan nilai ambang paparan, perubahan peraturan, atau jika ada data keselamatan baru (mis. laporan kasus kesehatan). Versi SDS harus mencantumkan tanggal revisi; semua pihak rantai pasok harus menggunakan versi terbaru. Simpan histori revisi (change log) agar saat audit dapat dibuktikan bahwa supply chain menggunakan SDS yang berlaku pada waktu shipment.

9. Verifikasi & tanggung jawab: siapa bertanggung jawab atas kebenaran SDS?

• Supplier / Manufacturer bertanggung jawab utama atas kebenaran isi SDS (data toxicology, komposisi, rekomendasi PPE). Mereka harus memiliki basis data ilmiah untuk klaim di SDS.

• Shipper / Exporter bertanggung jawab memastikan SDS tersedia dan sesuai dengan barang yang dikirim; jika barang dikemas ulang atau direpack, shipper harus memastikan SDS masih relevan.

• Freight forwarder / carrier melakukan verifikasi teknis (mis. sesuai UN number, packing group) tetapi tidak menggantikan kewajiban supplier—mereka harus meminta klarifikasi bila ada ketidakcocokan. TT Club dan literatur transport menyarankan agar forwarder meminta pernyataan tertulis jika shipper mengklaim bahan “non dangerous” berdasarkan SDS yang diserahkan.

Intinya: dokumentasi dan komunikasi tertulis antara supplier, shipper, dan forwarder mengurangi risiko klaim dan kesalahan klasifikasi.

10. MSDS & kepabeanan: integrasi dengan dokumen impor/ekspor

Saat mengajukan PIB/PEB atau dokumen keluar/masuk, PPJK dan otoritas bea cukai dapat meminta SDS untuk verifikasi khususnya untuk barang yang dicurigai termasuk kategori B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun) atau barang yang memerlukan izin instansi teknis. SDS membantu menentukan klasifikasi HS terkait jika ada unsur bahan berbahaya. Simpan SDS dalam arsip pabean karena dapat diminta pada audit atau saat pemeriksaan fisik. Di banyak kasus, ketidaksesuaian antara B/L, packing list, invoice, dan SDS menjadi perhatian utama saat pemeriksaan.

11. Praktik operasional & checklist siap pakai (untuk shipper / forwarder / PPJK)

Gunakan checklist ini sebagai SOP singkat sebelum setiap shipment yang berpotensi mengandung bahan berbahaya:

• Pastikan SDS tersedia dari supplier/manufacturer (versi terbaru, dengan tanggal revisi).

• Cocokkan nama produk & batch/lot di SDS dengan commercial invoice, packing list, dan label.

• Periksa Section 14 SDS: UN number, proper shipping name, class, packing group — cocokkan dengan IMDG/IATA/ADR.

• Jika ada klaim “not dangerous for transport” di SDS, minta pernyataan tertulis & bukti pendukung (uji lab) sebelum menerima klaim tersebut.

• Siapkan terjemahan Section 1, 2, 4, 14 (minimal) ke bahasa lokal bila diminta otoritas tujuan.

• Simpan SDS pada file elektronik & cetak (hard copy) untuk diserahkan saat inspeksi di terminal/gudang/kapal.

• Pastikan tim HSE/training warehouse paham rekomendasi PPE & langkah darurat pada SDS.

• Catat dan distribusikan nomor contact darurat pada semua pihak terkait.

Checklist ringkas ini mengurangi kejutan saat proses clearance dan mempermudah penanganan darurat.

12. Contoh kasus singkat & pembelajaran

Kasus A (klaim non-dangerous): Shippert mengklaim bahwa suatu pigmen adalah non-dangerous berdasarkan SDS yang diserahkan; carrier menemukan teks lain di SDS yang menunjukkan kandungan fraksi karbon yang termasuk di IMDG. Akibatnya shipment tertunda untuk verifikasi laboratorium dan forwarder meminta pernyataan kategoris dari produsen. Pembelajaran: bila klaim non-dangerous muncul, minta bukti uji dan pernyataan tertulis.

Kasus B (kebutuhan bahasa): Beberapa negara tujuan (contoh varian DGR) mewajibkan SDS dalam bahasa lokal. Shipment tanpa terjemahan ditolak masuk oleh otoritas setempat; barnag harus return/subject to fine. Pembelajaran: cek varian regulasi destination sebelum pengiriman dan siapkan terjemahan bila perlu.

13. Tool & sumber referensi untuk membuat atau memverifikasi SDS

Beberapa referensi & sumber resmi yang bisa dijadikan acuan:

• UNECE GHS Guidance (SDS format dan minimum content). Unece

• OSHA Hazard Communication / SDS Guidance (AS-style SDS 16 sections). osha.gov

• IATA DGR & IMDG Code (transport requirements bagian 14 SDS). IATA+1

• Situs kementerian lingkungan/pertambangan/ketenagakerjaan lokal untuk SIB3POP atau pedoman nasional (contoh Indonesia).

Gunakan referensi resmi ketika menyusun atau memverifikasi SDS—terutama saat dipakai untuk kepatuhan transport.

14. Praktik terbaik (best practices) untuk perusahaan eksportir/importir

1. Minta SDS resmi dari supplier pada tahap purchase order — jangan menunggu sampai pengapalan.

2. Gunakan SDS master file (sentral) di ERP atau cloud drive yang dapat diakses tim cargo/HSE/PPJK.

3. Verifikasi teknis internal: bentuk tim kecil (HSE + technical) untuk menelaah Section 2, 8, 11, 14 setiap SDS.

4. Training periodik untuk tim DG/ops agar paham pembacaan Section 14 dan implikasinya pada IMDG/IATA.

5. Simpan bukti revisi SDS & komunikasi bila supplier mengklaim perubahan—penting saat audit atau klaim.

6. Konsultasi dengan klasifikasi DG professional bila ragu tentang UN number / packing group.

Langkah-langkah ini menurunkan risiko penahanan, denda, dan insiden keselamatan.

15. Kesimpulan — ringkas & tindakan segera

Safety Data Sheet (MSDS/SDS) adalah dokumen teknis yang krusial dalam pengurusan dokumen kargo ekspor–impor. Ia bukan sekadar lembar keselamatan di gudang, tetapi referensi utama untuk klasifikasi barang berbahaya, persyaratan packing/label, serta rujukan darurat di kapal/truk/pesawat.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!