Mengenal Measurement List dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — mengapa Measurement List krusial

Measurement List adalah salah satu dokumen teknis yang sering diabaikan oleh pihak non-teknis, padahal perannya sangat vital dalam rantai pasok internasional. Dokumen ini mencatat ukuran fisik dan berat setiap unit pengiriman — baik per karton, palet, maupun kontainer — dan menjadi acuan untuk perhitungan volumetrik (CBM), penyusunan muatan (stowage), perencanaan truk, serta dasar klaim ketika terjadi kerusakan atau selisih jumlah.

Artikel ini menyajikan panduan menyeluruh: definisi, fungsi utama, perbedaan dengan packing list, langkah praktis mengukur barang, rumus dan contoh perhitungan, format siap pakai, kesalahan yang sering terjadi, dampak terhadap biaya (freight, demurrage, storage), hubungan dengan asuransi serta SOP operasional. Saya menulis dengan bahasa yang komunikatif namun profesional, sehingga tim operasional dan manajer logistik bisa langsung mengaplikasikannya dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

1. Apa itu Measurement List? Definisi & fungsi utama

Definisi singkat:
Measurement List adalah dokumen yang merinci dimensi (panjang × lebar × tinggi) dan berat (netto/ bruto) setiap paket/kolli dalam pengiriman. Biasanya berisi juga jumlah kolli per SKU, nomor kontainer (jika sudah dicanangkan), nomor pallet (jika ada), dan total CBM (cubic meter) untuk keseluruhan shipment.

Fungsi utama:

1. Perhitungan volumetrik (CBM) untuk menentukan ruang muat di kapal atau pesawat.

2. Penentuan tarif freight — terutama untuk kargo udara (dimensional weight) dan bagi freight forwarder yang menggunakan chargeable weight.

3. Perencanaan stowage dan lashing di gudang, truk, dan kontainer agar muatan aman dan efisien.

4. Bukti teknis jika ada klaim kerusakan atau selisih jumlah di destinasi.

5. Sarana komunikasi teknis antara shipper, forwarder, carrier, dan receiver (consignee) agar semua pihak memahami ukuran fisik barang.

Measurement List bukan sekadar angka — ia memengaruhi harga, keselamatan, dan kepatuhan. Kesalahan pengukuran berpotensi menyebabkan biaya tambahan, klaim yang rumit, serta keterlambatan pengiriman.

2. Measurement List vs Packing List — apa bedanya?

Seringkali orang mencampur adukkan keduanya. Perbedaan utama:

• Packing List: menekankan isi paket — SKU, jumlah unit, nomor seri, batch number, deskripsi barang, berat per item secara ringkas. Tujuan utamanya informatif pada komposisi barang.

• Measurement List: menekankan ukuran fisik — panjang, lebar, tinggi, berat bruto/gross, netto, dan CBM per kolli. Tujuan utamanya teknis: muat, bea, dan penentuan chargeable weight.

Dalam praktik baik, kedua dokumen disertakan: Packing List untuk customs/komersial; Measurement List untuk operasi fisik dan perhitungan biaya angkut yang berbasis volume.

3. Unit pengukuran dan konversi penting

Sebelum mengukur, pastikan semua pihak sepakat pada unit yang digunakan:

• Panjang / lebar / tinggi: biasanya dalam centimeter (cm) atau meter (m).

• Berat: biasanya dalam kilogram (kg). Untuk pasar tertentu atau dokumen lama mungkin masih menggunakan pound (lbs). 1 kg = 2.20462 lbs.

• CBM (Cubic Meter): satuan standar untuk volume dalam kargo laut. Rumus dasar: CBM = (Panjang (m) × Lebar (m) × Tinggi (m)).

• Dimensional Weight (air freight / freight udara): rumus umum (IATA) sering menggunakan: Dim weight (kg) = (P × L × T (cm)) / 6000 — pembagi 6000 (atau 5000 di beberapa carrier) menentukan nilai chargeable. Pastikan konvensi di invoice/booking.

Contoh konversi cepat:

• 120 cm = 1,20 m.

• 1,20 m × 0,80 m × 0,60 m = 0,576 m³ → CBM = 0,576.

4. Cara mengukur dengan benar — langkah praktis di gudang atau pabrik

Prinsip dasar: ukur dimensi terbesar setiap sisi dan berat sesungguhnya (gross weight) per unit yang akan dikirim. Berikut SOP ringkas satu-persatu:

Persiapan alat

• Meteran pita (tape measure) akurat minimal 1 mm atau laser distance meter untuk item besar.

• Timbangan industri (floor scale) untuk berat bruto; timbangan pallet atau forklift scale untuk pallet.

• Kalkulator atau aplikasi mobile/Excel untuk menghitung CBM.

• Label marker untuk menandai hasil pengukuran pada unit jika perlu.

Langkah-langkah pengukuran

1. Pastikan paket tertutup rapi — buka bundling yang longgar dan rapatkan agar dimensi stabil.

2. Ukur panjang (P) — dari ujung terpanjang; catat dalam cm.

3. Ukur lebar (L) — sisi terpendek di sumbu horizontal; catat.

4. Ukur tinggi (T) — dari dasar sampai titik tertinggi, termasuk pallet atau pallet feet jika muatan di-pallet.

5. Timbang berat bruto (Gross weight) — termasuk kemasan dan pallet. Jika perlu catat berat netto (tanpa kemasan).

6. Hitung CBM per unit: ubah cm → m (bagi 100), lalu CBM = P(m) × L(m) × T(m). Bulatkan biasanya tiga desimal (0,001 m³).

7. Catat jumlah kolli: mis. 10 karton identik. Total CBM = CBM per unit × jumlah kolli. Total gross weight = gross weight per unit × jumlah kolli.

8. Verifikasi: jika beberapa unit berbeda ukuran, lakukan pengukuran untuk tiap tipe.

Catatan praktis:

• Untuk pallet, ukur dimensi luar pallet (termasuk overhang) karena yang memakan ruang adalah dimensi total.

• Untuk barang tidak beraturan (irregular shape), gunakan bounding box: ukur dimensi maksimum pada tiga sumbu. Untuk estimasi akurat bisa gunakan water displacement / 3D scanning untuk beberapa cargo spesial.

• Selalu sertakan seal/label/marks pada Measurement List agar mudah rekonsiliasi di destinasi.

5. Rumus & contoh perhitungan (step-by-step)

Berikut contoh konkret agar tidak terjadi kesalahan digit-by-digit.

Contoh 1 — Karton identik (FCL kecil)

• Satu karton: P = 120 cm; L = 80 cm; T = 60 cm; Gross weight = 52 kg.

• Ubah ke meter: P = 1,20 m; L = 0,80 m; T = 0,60 m.

• CBM per karton = 1,20 × 0,80 × 0,60 = 0,576 m³.

• Jika jumlah karton = 10 → Total CBM = 10 × 0,576 = 5,760 m³.

• Total gross weight = 10 × 52 = 520 kg.

Contoh 2 — Perhitungan dimensional weight untuk airfreight

• Satu paket: 100 cm × 60 cm × 40 cm = 100 × 60 × 40 = 240.000 cm³.

• Dimensional weight (IATA / divider 6000): 240.000 / 6000 = 40 kg.

• Jika gross weight aktual 35 kg → chargeable weight = max(gross, dim weight) = 40 kg. Itu yang akan dikenai tarif udara.

Contoh 3 — Pallet

• Pallet luar ukuran: 1,20 m × 0,80 m × 1,40 m (termasuk muatan).

• CBM pallet = 1,20 × 0,80 × 1,40 = 1,344 m³.

• Jika ada 6 pallet sejenis → total CBM = 6 × 1,344 = 8,064 m³.

Catat semua langkah perhitungan di Measurement List agar audit trail jelas.

6. Format Measurement List — template siap pakai

Berikut format yang sering digunakan (bisa disalin ke Excel/Google Sheets). Tata kolom harus jelas dan konsisten.

MEASUREMENT LIST Nomor Shipment : __________ Booking No : __________ Shipper : __________ Consignee : __________ Vessel/Voyage : __________ Port of Loading : __________ Port of Discharge: __________ Date : __________

7. Pengaruh Measurement List terhadap biaya (freight & beyond)

Measurement List langsung memengaruhi beberapa pos biaya:

1. Freight charge

   • Untuk laut: biasanya berdasarkan CBM atau per ton tergantung jenis cargo (break bulk / container). Forwarder akan menghitung chargeable unit berdasarkan CBM atau actual weight, tergantung rate condition.

   • Untuk udara: chargeable weight adalah maksimum antara actual weight dan dimensional weight → salah hitung dim weight = salah bayar.

2. Terminal Handling Charges (THC) & Container haulage

   • Perusahaan pelayaran dan terminal mengenakan biaya berdasarkan jumlah kontainer atau TEU, namun penghitungan ruang dan pemakaian yard bergantung pada dimensi pallet/kolli.

3. Charges untuk kargo oversize / OOG (Out of Gauge)

   • Barang dengan dimensi melebihi container standard (OOG) terkena surcharge tinggi; early identification via Measurement List mencegah kejutan biaya.

4. Storage & demurrage

   • Salah pengukuran bisa menyebabkan penundaan pengeluaran (mis. under-declared CBM memicu hold karena tidak cukup forklift/ramp), menyebabkan biaya storage/demurrage.

5. Insurance premium

   • Under-declared weight/volume dapat memicu klaim yang ditolak jika ditemukan ketidaksesuaian pada Measurement List vs kondisi nyata saat klaim.

Intinya: Measurement List yang akurat menghindarkan biaya tak terduga dan sengketa.

8. Kesalahan umum & bagaimana menghindarinya

Kesalahan A — Mengukur tanpa memperhitungkan pallet atau packaging

• Akibat: CBM underestimated → space planning kacau.

• Solusi: selalu ukur total ukuran termasuk pallet, strapping, dan overhang.

Kesalahan B — Menggunakan satu ukuran saja untuk berbagai tipe kolli

• Akibat: ketidakakuratan total CBM.

• Solusi: ukur tiap tipe kolli, jangan menganggap identik kecuali memang identik.

Kesalahan C — Salah satuan (cm vs m) saat menghitung CBM

• Akibat: kesalahan faktor 1000! (mis. 120×80×60 = 576000 cm³ → jika salah konversi CBM bisa 576 m³ vs 0,576 m³).

• Solusi: gunakan template yang memaksa konversi ke meter secara otomatis.

Kesalahan D — Tidak mencatat seal/nomor pallet

• Akibat: klaim dan reconciliation sulit saat kontainer tiba.

• Solusi: masukkan kolom seal/pallet no di measurement list.

Kesalahan E — Tidak mencatat rounding rules atau divider untuk dim weight

• Akibat: ketidakkonsistenan saat chargeable weight dihitung oleh carrier.

• Solusi: cantumkan rule (divider 6000 / 5000) and rounding convention (up to next 1 kg).

9. Measurement List & klaim asuransi — hubungan praktis

Pada klaim cargo loss/damage, surveyor dan underwriter akan memeriksa dokumen pengapalan: Bill of Lading, Packing List, dan Measurement List. Ketidaksesuaian antara dokumen dan kondisi fisik barang sering menjadi alasan partial denial.

Rekomendasi:

• Simpan foto kondisi tiap collie dan pallet saat pengukuran.

• Cantumkan tanda pengenal/serial number di Measurement List untuk barang bernilai tinggi.

• Jika ada perubahan sejak measurement (repacking di CFS), segera buat Measurement List revisi dan dapatkan tanda tangan pihak terkait (forwarder/terminal) sebagai evidence.

10. Praktik terbaik (best practices) untuk tim operasional

1. Standardisasi template measurement list (Excel/ERP) dan lock formula konversi.

2. Sertakan foto sebagai lampiran untuk setiap tipe kolli.

3. Dua-timbang, dua-ukur — pengukuran dan penimbangan diulang minimal dua kali oleh operator berbeda untuk shipment besar.

4. Digital record & scan: gunakan barcode / QR code pada pallet untuk memudahkan rekonsiliasi.

5. Training berkala untuk tim warehouse agar teknik ukur konsisten.

6. Sertakan rounding & divider policy di dokumen agar carrier/forwarder dan shipper sepakat.

7. Pre-advice measurement ke forwarder saat booking agar mereka bisa prediksi pricing & stowage.

8. Simpan semua bukti: measurement list final, foto, timbangan printout, dan signature dari QC.

11. Contoh skenario praktis dan rekomendasi solusi

Skenario A — Pengiriman LCL (Less than Container Load)

• Banyak small cartons dengan berbagai ukuran. Rekomendasi: buat measurement per SKU dan ringkas per pallet/box type; quantize ke CBM per pallet untuk memudahkan consol calculation.

Skenario B — Pengiriman Heavy Machinery (OOG)

• Satu unit mesin dengan dimensi besar. Rekomendasi: ukur bounding box, catat lifting points, dan komunikasikan early ke carrier untuk OOG booking; siapkan LME/LOA jika perlu.

Skenario C — Air Freight ekspres

• Banyak paket kecil. Rekomendasi: hitung dim weight per courier rule (divider 6000/5000), catat chargeable weight untuk invoicing.

12. Checklist Measurement List siap pakai (untuk tim gudang / QC)

• Template measurement list terisi lengkap (P×L×T dalam cm dan m, berat gross/net, qty).

• Foto tiap tipe kolli terlampir.

• Nomor pallet & seal dicatat (jika berlaku).

• Dimensional weight rule (divider) dan rounding convention tercantum.

• Dua operator melakukan verifikasi pengukuran (nama & tanda tangan).

• Semua data dimasukkan ke sistem ERP/Excel dan backup digital tersedia.

• Measurement List final dikirim ke forwarder/shipper & konsignee jika diminta.

13. FAQ singkat (jawaban cepat)

Q: Harus menulis CBM dengan berapa desimal?
A: Umumnya 3 desimal (mis. 0,576 m³) untuk akurasi. Gunakan 3 desimal di dokumen resmi.

Q: Divider mana yang dipakai untuk air freight? 5000 atau 6000?
A: Tergantung carrier/airline. IATA umum 6000, namun beberapa market/airlines menggunakan 5000. Cantumkan rule di measurement list/booking.

Q: Bagaimana menghitung volume untuk bundling tidak reguler?
A: Gunakan bounding box. Untuk akurasi lebih lanjut, gunakan 3D scanner atau software CAD jika barang sangat tidak regular.

Kesimpulan — ringkas dan tindakan langsung

Measurement List adalah dokumen operasional yang sederhana secara bentuk tetapi berdampak luas: menentukan biaya pengangkutan, efisiensi muat, klaim asuransi, dan kepuasan pelanggan. Investasi waktu untuk pengukuran yang akurat dan proses dokumentasi yang disiplin akan menghemat biaya dan mencegah sengketa.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!