Mengenal Shipping Instruction (SI): Fondasi Informasi untuk Pengurusan Dokumen Kargo

Digital Marketing

Jumat, 26 September 2025 10:00 WIB

A train track in a large building with statues on it

Pendahuluan — SI: Dokumen Kecil dengan Dampak Besar

Shipping Instruction (SI) sering dianggap dokumen administratif biasa dalam pengurusan dokumen kargo. Padahal, bagi eksportir, importir, freight forwarder, dan carrier, SI adalah fondasi informasi yang menentukan bagaimana barang Anda dikemas, diangkut, dan didokumenkan: dari nama consignee yang tepat, penulisan alamat yang akurat, sampai instruksi apakah B/L harus “to order”, “negotiable” atau “straight”. SI yang tepat menghemat waktu clearance, menghindarkan penahanan barang, dan memastikan pembayaran L/C tidak terganggu. Sebaliknya, SI yang keliru — satu huruf alamat yang salah, atau aturan Incoterm yang tidak sinkron — bisa memicu penolakan dokumen bank, biaya demurrage, maupun sengketa komersial.

Artikel ini adalah panduan komprehensif tentang Shipping Instruction: definisi, fungsi utama, komponen wajib, contoh SI terisi, alur kerja, relasi SI dengan Bill of Lading dan dokumen pabean, dampak Incoterms, kesalahan fatal yang sering terjadi, checklist praktis, serta rekomendasi operasional.

Apa itu Shipping Instruction (SI) dan Mengapa Ia Penting?

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen instruksional yang dikirim oleh shipper (eksportir) atau shipper’s agent (mis. freight forwarder) kepada carrier atau shipping line untuk memberikan arahan teknis dan administratif terkait pengapalan barang. SI berisi data yang akan digunakan oleh carrier untuk menerbitkan Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB), serta menjadi acuan bagi forwarder dan bank jika transaksi menggunakan Letter of Credit.

Mengapa SI penting?

Dasar Penerbitan Bill of Lading: Carrier menggunakan SI untuk menulis B/L. B/L akan menjadi dokumen utama di pelabuhan tujuan, dokumen presentasi bank, dan bukti kepemilikan.
Akurasi Data Pabean dan Bea Cukai: Data di SI harus sinkron dengan commercial invoice, packing list, dan PEB/PIB. Ketidaksinkronan memicu pemeriksaan dan delay.
Koordinasi Operasional: SI memuat instruksi stuffing, pengambilan kontainer, pengiriman ke terminal, dan special handling (hazardous, refrigerated).
Keamanan Komersial dan Pembayaran: Untuk transaksi L/C, SI yang keliru dapat membuat bank menolak dokumen B/L yang diterbitkan.
Mitigasi Risiko: SI yang lengkap menurunkan peluang amendment B/L, menggugat biaya tambahan, dan mempercepat proses klaim asuransi bila terjadi kerusakan.

Dengan kata lain: SI yang dibuat dengan teliti adalah investasi waktu kecil yang menghemat beribu risiko besar.

Komponen Utama Shipping Instruction — Perinciannya Per-Poin

Berikut daftar komponen SI yang harus hadir, lengkap dengan penjelasan mengapa masing-masing poin kritikal.

1. Informasi Shipper (Pengirim)

Nama resmi perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email kontak, dan NPWP atau nomor registrasi jika diperlukan.
Alasan: identitas shipper akan tercantum di B/L; ketidaksesuaian dapat menyulitkan proses klaim, pajak, dan clearance.

2. Informasi Consignee (Penerima)

Nama perusahaan penerima, alamat lengkap, kota, kode pos, negara, dan contact person.
Catatan penting: perbedaan kecil pada nama atau alamat bisa mengakibatkan return-to-origin atau kesulitan penarikan barang di pelabuhan tujuan.

3. Notify Party / Notify Address

Pihak yang harus diberi tahu saat tiba (bank, forwarder lokal, atau pembeli). Bisa berbeda dengan consignee.
Fungsi: pemberitahuan kedatangan barang; untuk B/L “to order” notify party sering berupa bank pengurusan dokumen.

4. Forwarder / Agent Details

Nama dan kontak freight forwarder yang mengatur pengiriman, termasuk referensi booking dan nomor SI internal.
Penting untuk koordinasi pickup, stuffing, dan cut-off.

5. Booking Reference & Vessel/Voyage (atau Flight)

Nomor booking dari carrier, nama kapal dan nomor voyage atau nomor penerbangan.
Menghindari salah muat dan memudahkan verifikasi jadwal.

6. Port of Loading / Port of Discharge / Final Destination

Penulisan nama pelabuhan harus konsisten dengan booking dan B/L. Tuliskan kode UN/LOCODE atau nama resmi bila perlu.
Port yang salah akan menyebabkan rerouting mahal.

7. Incoterms & Place of Delivery

Incoterm (Incoterms 2020 misalnya) dan tempat penyerahan spesifik (FOB Surabaya Port; CIF Rotterdam).
Pengaruh: siapa menanggung biaya tertentu, siapa membuat pengaturan angkut, dan bagaimana nilai pabean dihitung.

8. Description of Goods (Detail Barang)

Nama barang, part number atau model, komposisi material, jumlah unit, jumlah paket, gross weight, net weight, dimensions per pack, gross/net weight total, dan HS code jika tersedia.
Semakin rinci, semakin cepat proses pabean dan semakin kecil kemungkinan interpretasi berbeda.

9. Packaging Details & Marks and Numbers

Rincian packaging type (carton, pallet, drum), ukuran dan tanda kemasan (marks) yang harus dicetak di luar.
Ini memudahkan identifikasi saat bongkar-muat dan pemeriksaan fisik.

10. Gross & Net Weight, Volume (CBM)

Berat bruto (gross), berat bersih (net), serta volume (CBM) per paket dan total.
Carrier membutuhkan data ini untuk space planning dan manifest; kesalahan berat berdampak pada tarif angkut.

11. Dangerous Goods Declaration (Jika Berlaku)

Jika barang berbahaya, sertakan UN number, class, packing group, proper shipping name, dan dokumen SDS/MSDS.
Kegagalan deklarasi bisa berakibat hukum dan menahan muatan.

12. Temperature Control / Special Handling

Instruksi for refrigerated cargo (reefer temp), humidity control, or fragile handling.
Keterangan ini wajib untuk kargo yang memerlukan kondisi lingkungan khusus.

13. Insurance Instruction

Apakah seller atau buyer yang mengatur asuransi, nama insurer, dan nilai pertanggungan.
Penting untuk klaim jika terjadi kerusakan.

14. Freight Terms & Payment

Freight prepaid atau freight collect, dan siapa yang bertanggung jawab membayar.
Terkait Incoterms, perlu konsisten dengan PO dan invoice.

15. Billing Party for Freight & Charges

Nama pihak yang akan dibill oleh carrier / terminal untuk biaya angkut, bunker adjustment, THC, dan lain-lain.

16. Documents Required (for Shipment / for Presentation)

Lampiran dokumen yang harus dilampirkan dengan shipment: commercial invoice, packing list, certificate of origin, inspection certificate, fumigation certificate, phytosanitary, insurance policy, dan dokumen L/C jika ada.
Spesifikasikan apakah copies or originals required dan jumlah original yang diperlukan.

17. Instructions for Bill of Lading (B/L) Issuance

Keterangan jenis B/L: original number of copies, whether B/L must be negotiable (“to order”), straight B/L to consignee, or endorsed to specific bank.
Wording yang diminta oleh bank untuk L/C harus disertakan agar bank menerima dokumen.

18. Cut-off / Required Shipping Dates

Tanggal cut-off, required sailing date, dan earliest/latest pickup.
Membantu carrier dan forwarder menjadwalkan stuffing dan gate-in.

19. Special Instructions / Remarks

Catatan lain: customs clearance instruction, transshipment restrictions, consolidation / deconsolidation requests, atau on-carriage instruction.

20. Authorized Signatures & Date

Nama orang yang memberi instruksi, jabatan, tanda tangan (digital atau basah), serta tanggal pembuatan SI.

Semua poin di atas harus selaras dengan dokumen lain (PO, invoice, packing list, PEB/PIB) untuk menghindari discrepancy.

Alur Kerja: Dari SI ke Bill of Lading — Langkah demi Langkah

Memahami bagaimana SI berubah menjadi B/L membantu mengerti mengapa ketelitian kritis.

Shipper / Forwarder Menyusun SI: Setelah barang siap dan booking confirmed, shipper mengirim SI ke carrier atau forwarder yang menjadi agent carrier.
Verifikasi oleh Carrier / NVOCC: Carrier memeriksa SI terhadap booking, ketersediaan space, dan peraturan internal (kapasitas reefer, pembatasan DGR).
Carrier Menerbitkan Draft B/L (Optional): Beberapa carrier mengirim draft B/L untuk konfirmasi data sebelum final issuance. Ini kesempatan shipper/forwarder untuk koreksi.
Stuffing & On-board: Barang dimuat dan setelah on-board, carrier menerbitkan Bill of Lading final. Data B/L berasal dari SI — jadi kesalahan SI akan tercetak pada B/L.
Pengiriman Dokumen: Original B/L (sesuai jumlah original yang diminta) diserahkan ke pihak yang ditunjuk (bank, seller, or consignee) sesuai instruksi di SI.

Kunci: SI yang lengkap dan benar mengurangi kebutuhan draft B/L dan mempercepat issuance B/L final.

Contoh Shipping Instruction Lengkap — Template dan Contoh Terisi

Berikut contoh format SI yang bisa langsung digunakan oleh tim operasional. Setelah template, saya sertakan contoh terisi singkat agar Anda melihat format aplikatifnya.

Template Shipping Instruction (Ringkas — Field Utama)

SI Number:
Date:
Shipper: (Name, Address, Contact)
Consignee: (Name, Address, Contact)
Notify Party: (Name, Address, Contact)
Forwarder/Agent: (Name, Contact)
Booking Reference:
Carrier / Vessel / Voyage / ETA / ETD:
Port of Loading:
Port of Discharge:
Final Destination:
Incoterm & Place:
Commodity Description (Include HS code):
No. of Packages / Type / Marks & Numbers:
Gross Weight (KG) / Net Weight (KG) / Volume (CBM):
Freight Terms: (Prepaid/Collect)
Insurance: (Yes/No, Insurer, Value)
Documents Required: (Invoice, Packing List, COO, Inspection Certificate, etc.)
Dangerous Goods: (Yes/No — UN No, Class)
Special Handling: (Reefer temp, fragile, stowage)
B/L Instructions: (Original copies required, B/L type, notify)
Cut-off & Required Sailing Date:
Authorized by (Name, Title, Signature):

Contoh SI Terisi (Ringkas)

SI Number: SI-2025-0587
Date: 15 Sep 2025
Shipper: PT Sumber Teknik, Jl. Industri 42, Surabaya; Contact: Budi +62 31 555 0000
Consignee: Omega Electronics Ltd., Rotterdam Port Area, NL; Contact: Ms. Janssen +31 6 2222 3333
Notify Party: Omega Logistics B.V., Rotterdam — doc@omegalog.nl
Forwarder: PT Global Forward — booking ref: GF-98765
Carrier: Oceanic Lines / MV OCEAN V.123 / Voyage 45; ETD Surabaya 20 Sep 2025; ETA Rotterdam 10 Oct 2025
Port of Loading: Surabaya (ID) — Port of Discharge: Rotterdam (NL) — Final Destination: Rotterdam Warehouse
Incoterm: FOB Surabaya Port — Incoterms 2020
Commodity: Electric Motor 5kW model EM-5000; Part No: EM5000-5 — HS: 8501.10.00
Packages: 10 cartons — Marks: SB/EM-5000/01–10
Gross Weight: 1650 KG — Net Weight: 1500 KG — Volume: 6.75 CBM
Freight Terms: Prepaid (Seller pays)
Insurance: Buyer arranges (CIF not applied)
Documents Required: 3x ORIGINAL B/L negotiable, Commercial Invoice (3 copies), Packing List (1 copy), Certificate of Origin (1 copy), Test Certificate (1 copy)
Dangerous Goods: No
Special Handling: Handle as fragile — secure with wooden pallet
B/L Instructions: Issue 3 originals — B/L to order of PT Sumber Teknik — Notify: Omega Logistics BV
Cut-off: Gate-in container by 18 Sep 2025 — Required Sailing Date: 20 Sep 2025
Authorized by: Budi Santoso — Export Manager — Signature: [digital]

Contoh tersebut memperlihatkan bagaimana SI mengikat berbagai kebutuhan komersial, operasional, dan kepabeanan. Pastikan setiap elemen diverifikasi sebelum submit.

Hubungan SI dengan Incoterms, Invoice, Packing List, dan PEB/PIB

Keterkaitan antar dokumen harus sempurna agar tidak terjadi discrepancy.

Incoterms: Menentukan siapa berperan dalam booking, pengurusan asuransi dan freighting. Misalnya, pada CIF, seller biasanya mengatur dan membayar angkut serta insurance sampai port tujuan; SI harus mencerminkan siapa yang mengatur dan siapa yang menanggung biaya.
Commercial Invoice: Informasi harga dan syarat pada invoice harus konsisten dengan SI; nilai invoice juga akan digunakan untuk PEB atau perhitungan nilai pabean di destinasi (tergantung Incoterm).
Packing List: Data physical (jumlah kemasan, berat, dimensi) harus sama persis antara SI dan packing list. Perbedaan memicu jalur kuning atau merah.
PEB / PIB: PEB (ekspor) biasanya membutuhkan data yang sama seperti SI; PIB (impor) di sisi destinasi juga akan menggunakan informasi tersebut. SI yang salah membuat pengisian PEB/PIB menjadi bermasalah.

Selarasnya keempat elemen ini adalah syarat utama agar clearance lancar.

Kesalahan Umum pada SI dan Dampaknya (Serta Cara Mencegahnya)

Berikut kesalahan yang sering muncul beserta mitigasinya:

Kesalahan 1: Nama Consignee/Notify Party Salah atau Tidak Lengkap

Dampak: Barang tertahan di tujuan, return, atau klaim demurrage.
Cegah: Verifikasi kontak penerima lewat PO atau konfirmasi buyer; gunakan alamat lengkap dan kode pos.

Kesalahan 2: Inkonistensi Antara SI dan Invoice/Packing List

Dampak: Jalur pemeriksaan bea cukai; penundaan pengeluaran barang.
Cegah: Terapkan three-way match (SI, Invoice, Packing List) sebelum submit.

Kesalahan 3: Salah Pilih Tipe B/L (To Order vs Straight)

Dampak: Bank menolak dokumen untuk L/C atau consignee tidak dapat mengambil barang.
Cegah: Konsultasikan dengan bank dan buyer; ikuti instruksi L/C secara harfiah.

Kesalahan 4: Tidak Menyertakan Instruksi DGR untuk Barang Berbahaya

Dampak: Penahanan, denda, risiko keselamatan.
Cegah: Selalu lakukan classification DGR dan lampirkan SDS/MSDS.

Kesalahan 5: Cut-off Date Tidak Realistis

Dampak: Missed sailing, rebooking, demurrage.
Cegah: Sinkronkan timeline produksi dengan cut-off carrier; tambahkan buffer waktu.

Kesalahan 6: Pengisian Freight Terms yang Tidak Sinkron dengan Incoterm dan PO

Dampak: Kesalahan penagihan dan disput penanggung biaya.
Cegah: Pastikan freight terms di SI mengacu pada Incoterm di PO.

Mitigasi umum: checklist mandatory, approvals, dan review oleh tim trade-compliance atau export desk.

Checklist SI: Langkah Final Sebelum Mengirim ke Carrier

Gunakan checklist ini setiap kali menyusun SI.

Nomor SI dan tanggal tercantum.
Nama shipper, consignee, notify party valid & terverifikasi.
Booking reference dan vessel/flight benar.
Incoterm dan place of delivery sesuai PO.
Deskripsi barang rinci dan HS code (jika tersedia).
Jumlah paket, berat bruto/netto, dan CBM diisi dan cocok dengan packing list.
Marks & numbers tertulis jelas.
Dangerous goods diberi deklarasi lengkap bila berlaku.
Refrigeration/temp instructions disertakan bila perlu.
Freight terms dan billing party jelas.
Dokumen required diklarifikasi (original/copy).
B/L instructions (type, number originals) tercantum.
Cut-off & required sailing date realistis.
Authorized signature terlampir.
Three-way match: SI = Invoice = Packing List (pass).

Checklist ini sederhana namun efektif menurunkan error.

Praktik Terbaik untuk Membuat Shipping Instruction yang Sempurna

Standard Template Internal: Gunakan format SI standar yang disetujui oleh tim legal, komersial, dan logistik.
Cross-Functional Review: Pastikan SI ditinjau oleh tim export, finance, dan compliance sebelum submit.
Digital Record & Versioning: Simpan SI di DMS/ERP dengan audit trail. Gunakan tanda tangan digital bila memungkinkan.
Simulasi B/L untuk L/C: Bila transaksi L/C, lakukan dry-run dokumen untuk memastikan wording B/L sesuai L/C.
Training Rutin Tim: Pelatihan tentang Incoterms, DGR, dan wording bank mengurangi penolakan dokumen.
Use of Checklists & SOPs: Terapkan SOP yang jelas untuk SI issuance.
Feedback Loop: Catat setiap error SI yang terjadi dan update checklist/SOP sebagai pembelajaran.

Implementasi disiplin ini membuat SI menjadi alat kontrol kualitas, bukan sekadar formulir administratif.

FAQ Singkat

Q: Siapa yang bertanggung jawab membuat SI?
A: Biasanya shipper atau freight forwarder atas instruksi shipper. Namun tanggung jawab akhir data yang dimuat tetap pada shipper sebagai pemilik barang.

Q: Berapa banyak original B/L yang harus diminta di SI?
A: Jumlah umum adalah 3 originals, tetapi tergantung kesepakatan kontrak atau bank. Pastikan sinkron dengan L/C.

Q: Apa bedanya notify party dan consignee?
A: Consignee adalah penerima barang secara legal; notify party adalah pihak yang diberi tahu saat kedatangan, seringkali freight forwarder lokal atau bank.

Q: Bolehkah SI di-amend setelah submit?
A: Bisa, tapi amendment dapat memicu charge oleh carrier dan risiko discrepancy pada B/L — sebaiknya minimalisir amendment dengan thorough review sebelum submit.

Kesimpulan — SI: Titik Kontrol yang Menentukan Kelancaran Perjalanan Barang

Shipping Instruction adalah dokumen operasional dan hukum yang memadukan data komersial, teknis, dan pengaturan kepabeanan. Kualitas SI menentukan kecepatan penerbitan Bill of Lading, kelancaran clearance, efisiensi biaya, dan kepastian pembayaran. Membuat SI yang baik membutuhkan disiplin, pelembagaan SOP, koordinasi antar tim, dan perhatian pada detail kecil. Terapkan template standar, three-way match, dan proses review internal agar SI menjadi jaminan kelancaran, bukan sumber masalah.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!