Mengenal Tally Sheet dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — kenapa tally sheet itu penting

Dalam operasi ekspor–impor yang bergerak cepat, informasi yang akurat tentang jumlah fisik barang sering kali menjadi penentu sukses tidaknya proses pengiriman: apakah kontainer yang datang lengkap, apakah jumlah kolli sesuai packing list, atau apakah ada kerusakan? Tally sheet adalah alat sederhana namun sangat efektif untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu. Ia berfungsi sebagai catatan resmi hasil penghitungan fisik (counting) saat penerimaan, pembongkaran, stuffing, atau re-check—menjadi bukti prima bagi semua pihak: operator terminal, forwarder, importir, eksportir, dan pihak asuransi.

Artikel ini memberikan panduan menyeluruh tentang tally sheet untuk kebutuhan kargo: definisi jelas, fungsi operasional, struktur dan elemen yang wajib ada, cara mengisi dengan benar, contoh template komprehensif, prosedur pengecekan yang aman, pengelolaan selisih, integrasi dengan dokumen lain (packing list, B/L, delivery order), risiko umum dan solusinya, hingga checklist siap pakai agar tim Anda dapat segera mengimplementasikan praktik terbaik dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Apa itu Tally Sheet?

Tally sheet adalah dokumen lapangan yang mencatat hasil perhitungan fisik barang (kolli, karton, pallet, atau unit) dan kondisi fisik barang saat terjadi pemeriksaan (penerimaan, bongkar muat, stuffing, atau pengecekan quality). Tally sheet dibuat langsung di lokasi (dock, gudang, port yard) oleh petugas tally atau surveyor, dan biasanya ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat sebagai bukti bahwa counting telah dilakukan.

Tally sheet tidak menggantikan dokumen komersial—melainkan melengkapi dan menjadi bukti fisik yang siap dipakai saat rekonsiliasi atau klaim.

Fungsi utama tally sheet dalam rantai pasok

1. Verifikasi kuantitas — membuktikan apakah kuantitas fisik sesuai dengan dokumen (invoice/packing list).

2. Catatan kondisi barang — mencatat kerusakan, basah, robek, penyok, atau tanda-tanda tampering saat barang diterima.

3. Dasar klaim asuransi — bila terjadi kehilangan atau kerusakan, tally sheet adalah bukti awal untuk proses klaim.

4. Alat rekonsiliasi — memudahkan penyesuaian saat ada perbedaan antara physical count dan data komersial.

5. Audit trail — menjadi dokumen yang digunakan auditor internal maupun eksternal untuk menelusuri alur barang.

6. Kontrol mutu & keamanan — membantu mengecek apakah segel kontainer, nomor seal, atau label tercatat benar saat unloading/loading.

Fungsi-fungsi ini menjadikan tally sheet sebagai dokumen wajib dalam aktivitas handling kargo profesional.

Struktur dan elemen penting pada tally sheet

Agar berguna untuk semua pihak, tally sheet harus konsisten dan mencakup komponen minimal berikut:

• Header Dokumen

  • Nama perusahaan pembuat tally (forwarder / operator terminal / surveyor).

  • Nomor referensi / nomor tally sheet.

  • Tanggal dan jam penghitungan.

  • Lokasi (terminal, gudang, yard, pelabuhan, warehouse ID).

  • Nama petugas yang melakukan counting dan kontaknya.

• Identitas Pengiriman

  • No. Bill of Lading (B/L) atau AWB.

  • No. Booking / Nomor Shipment.

  • Nama shipper (exporter) dan consignee (importer).

  • Nomor kontainer & seal number (untuk FCL).

  • Vessel / voyage / flight (jika relevan).

• Rincian Item (Line Items)

  • Nomor urut.

  • Deskripsi barang.

  • HS Code (opsional namun berguna untuk rekonsiliasi).

  • Jumlah menurut dokumen (packing list/invoice).

  • Hasil counting (kolli / pcs / pallet).

  • Berat & volume jika diukur (kg / CBM).

  • Kondisi fisik (OK / Damaged / Wet / Opened / Missing) — dengan kolom remark untuk detail.

  • Foto evidence reference (file name / link) — jika tersedia.

• Verifikasi & Tanda Tangan

  • Kolom tanda tangan/initial petugas tally, representative shipping line, dan receiver/consignee.

  • Waktu tanda tangan.

  • Catatan tambahan (e.g., tindakan selanjutnya: "hold for survey", "release", "claim lodged").

• Footer

  • Pernyataan kebenaran: "Dokumen ini dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan fisik pada tanggal..."

  • Contact person untuk klaim atau pertanyaan.

Elemen-elemen ini harus mudah diisi di lokasi; format Excel/printed form yang rapi sangat membantu.

Jenis tally sheet menurut aktivitas

Tally sheet bisa bervariasi menurut konteks kegiatannya. Berikut jenis yang sering dipakai:

1. Tally sheet Unloading (Discharge Tally)
   Untuk mencatat hasil pembongkaran kapal ke terminal/gudang.

2. Tally sheet Loading (Stuffing Tally)
   Untuk mencatat barang saat dimasukkan ke dalam kontainer (pembuatan container stuffing).

3. Tally sheet Receiving (Inbound Tally)
   Saat barang diterima di gudang atau warehouse dari carrier.

4. Tally sheet Recount / Reconciliation
   Untuk pengecekan ulang saat ada sengketa jumlah antara dokumen dan physical.

5. Tally sheet Pre-shipment / QC Tally
   Dilakukan saat quality control sebelum pengapalan, penting untuk eksportir.

Setiap jenis memiliki fokus berbeda: stuffing menekankan penempatan & seal, discharge menekankan kondisi & jumlah.

Cara membuat tally sheet yang efektif

Berikut langkah praktis dan ringkas agar tally sheet mengurangi masalah, bukan menambahnya.

1. Standarkan format
   Gunakan template tetap (Excel/PDF) yang telah disepakati antar pihak (shipper, forwarder, warehouse). Format yang konsisten memudahkan rekonsiliasi.

2. Persiapkan alat bukti
   Bawa alat tulis, kamera/ponsel untuk foto, meter/ timbangan portable, dan alat pengukur CBM bila perlu. Foto setiap kerusakan atau seal yang rusak.

3. Kerjakan counting berpasangan
   Lakukan counting minimal dua orang (counter & checker) untuk mengurangi human error. Minta pihak carrier/consignee untuk hadir dan menandatangani.

4. Catat nomor seal & kontainer
   Untuk FCL nomor kontainer dan seal sangat krusial. Catat kondisi segel saat dibuka dan ambil foto close-up.

5. Sertakan foto sebagai bukti
   Lampirkan foto barang dan kondisi kemasan pada file yang diberi nama sesuai nomor tally sheet. Foto memperkuat klaim jika diperlukan.

6. Isikan remark secara detail
   Jangan hanya tulis “damaged” — tuliskan “kolli 12: corner crushed; hole 5 cm; contents visible”. Detail mempercepat klaim.

7. Ambil sample measurement
   Untuk barang curah atau yang memerlukan volume, catat sample dims dan cara pengukuran (rule, average, rounding).

8. Simpan salinan digital & fisik
   Simpan versi PDF + foto di cloud dan cetak satu copy untuk tanda tangan pihak terkait. Arsip ini harus mudah diakses.

9. Selesaikan segera
   Buat tally sheet dan dapatkan tanda tangan di lokasi sebelum barang dipindahkan lebih lanjut; delay akan melemahkan bukti.

Dengan cara ini, tally sheet menjadi factual dan dapat diandalkan.

Prosedur counting step-by-step (contoh untuk unloading kontainer)

1. Persiapan

   • Konfirmasi nomor kontainer, seal number, B/L, dan list barang.

   • Pastikan area aman dan terang. Ambil alat yang diperlukan.

2. Inspeksi seal & kontainer

   • Foto segel dari dekat, catat nomor seal. Cek apakah segel tampak rusak atau dibuka sebelumnya.

3. Buka kontainer & periksa kondisi umum

   • Catat bau, kelembapan, tanda kebocoran, atau benda asing. Ambil foto.

4. Mulai counting

   • Buka pallet/kolli satu per satu, sebutkan nomor urut, sekelompok petugas menghitung, petugas lain mencatat.

   • Untuk barang ber-stacked, hitung lapisan demi lapisan.

5. Catat kondisi per kolli

   • Jika rusak, tuliskan jenis dan tingkat kerusakan; ambil foto.

6. Cross-check dengan Packing List

   • Cocokkan kode, jumlah, dan deskripsi. Catat mismatch.

7. Sign off

   • Setelah selesai, minta tanda tangan carrier/agent dan penerima. Jika salah satu pihak tidak mau tanda tangan, catat nama & alasan dan saksikan oleh witness.

8. Distribute copy

   • Berikan salinan PDF/scan ke pihak terkait (importir, PPJK, carrier). Simpan arsip.

Prosedur ini mirip untuk stuffing; bedanya stuffing menambahkan catatan posisi barang di kontainer (pallet position).

Rekonsiliasi tally sheet dengan packing list / invoice / B/L

Rekonsiliasi adalah proses membandingkan hasil tally dengan data dokumenter. Langkahnya:

1. Buat tabel perline (packing list vs tally) — tampilkan per item: qty doc vs qty physical vs selisih.

2. Identifikasi akar penyebab selisih:

   • Typo pada packing list;

   • Partial shipment (sebagian barang pada shipment lain);

   • Loss in transit;

   • Salah baca unit satuan (PCS vs BOX vs CTN).

3. Ambil evidence (foto, seal, weighment) untuk membuktikan temuan.

4. Laporkan segera ke pihak terkait (eksportir/shipper/insurance broker) dan set action: surveyor independen, claim, atau koreksi dokumen.

5. Dokumentasikan komunikasi (email chain, LoC jika perlu) agar klaim memiliki trail.

Rekonsiliasi tuntas memerlukan koordinasi cepat supaya barang bisa dilanjutkan tanpa menimbulkan biaya tambahan.

Menangani selisih & klaim

• Selisih kecil (minor): Catat, laporkan, dan minta konfirmasi shipper—bisa jadi kesalahan packing. Jika semua pihak setuju, barang dapat dilanjutkan dan dokumen dikoreksi via LoC.

• Selisih besar / kerusakan signifikan: Tahan barang, ajukan surveyor independen, laporkan ke carrier dan asuransi secepatnya. Gunakan tally sheet + foto + evidence sebagai dasar klaim.

• Jika pihak lain enggan mengakui: minta witness dari third party (terminal ops) dan simpan bukti. Pertimbangkan langkah hukum/logistik sesuai nilai kerugian.

Intinya: segera komunikasi dan dokumentasi lengkap.

Kesalahan umum dalam pembuatan tally sheet dan cara mencegahnya

1. Input angka salah karena penulisan tangan buruk

   • Pakai form yang rapi atau input langsung ke device; gunakan inisial dan timestamp.

2. Tidak ada foto pendukung

   • Selalu ambil foto seal, kerusakan, dan label; simpan di folder bernama nomor tally sheet.

3. Pihak tidak menandatangani karena sibuk

   • Minta tanda tangan segera atau setidaknya email konfirmasi beserta screenshot.

4. Tidak sinkron dengan packing list karena satuan berbeda

   • Standarkan satuan di dokumen master; konversi jelas (1 pallet = x cartons).

5. Tidak menyimpan versi digital

   • Simpan softcopy dan backup di cloud.

Pencegahan adalah rutin dan disiplin operator.

Template contoh Tally Sheet

Gunakan template ini sebagai starting point di Excel / Google Sheets:

TALLY SHEET No: __________ Date / Time: ______________ Location: ________________ Terminal/Warehouse: ________ Cont./Seal No: ____________ B/L No: ________________ Shipper: _______________ Consignee: _______________ | No | Item Description | HS Code | Doc Qty | Unit | Physical Count | Unit | Weight (kg) | Condition (OK/Damaged) | Remarks | PhotoRef | |----|------------------|---------|---------|------|----------------|------|-------------|-------------------------|---------|----------| | 1 | | | | | | | | | | | ... Signature Tally: __________ Name: __________ Company: __________ Signature Carrier/Agent: ____ Name: ____ Company: ____ Signature Consignee: _______ Name: ____ Company: ____

Sesuaikan kolom photoRef dengan nama file foto (e.g., TALLY001_IMG01.jpg).

Best practices & checklist operasional

Sebelum melakukan counting, pastikan:

• Template tally ter-update dan disepakati stakeholder.

• Petugas tally membawa alat dan kamera.

• Request presence of carrier/agent & consignee representative.

• Cross-check nomor kontainer & seal sebelum dibuka.

• Ambil foto seal & kondisi kontainer.

• Lakukan counting berpasangan dan verify per item.

• Document setiap kerusakan dengan foto close-up.

• Dapatkan tanda tangan pihak terkait di lokasi.

• Scan & upload tally + foto ke cloud, kirim link ke stakeholder.

• Jika ada selisih, lakukan langkah klaim / surveyor sesuai SOP.

Dengan checklist ini, risiko klaim panjang dan biaya tambahan bisa diminimalkan.

FAQ singkat

Q: Apakah tally sheet harus ditandatangani semua pihak?
A: Idealnya ya—setidaknya oleh petugas tally dan perwakilan carrier/receiver; bila tidak memungkinkan, catat alasan dan dapatkan konfirmasi email sesegera mungkin.

Q: Apakah foto cukup sebagai bukti tanpa tanda tangan?
A: Foto kuat, tapi tanda tangan memperkuat bukti. Kombinasi foto + log upload + email konfirmasi biasanya diterima.

Q: Berapa lama menyimpan tally sheet?
A: Minimal sama dengan retention dokumen pabean/komersial—biasanya 5 tahun, tergantung regulasi dan kebijakan perusahaan.

Penutup — ringkasan dan langkah cepat untuk tim Anda

Tally sheet adalah alat sederhana dengan dampak besar: ia memberi bukti nyata tentang kondisi dan jumlah fisik barang — hal krusial untuk mengamankan proses clearance, mengurangi biaya, dan memperkuat klaim jika terjadi masalah. Kunci efektivitasnya: format yang konsisten, dokumentasi foto, tanda tangan pihak terkait, dan kecepatan pengarsipan digital.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!