Mengenal Tarif All-In dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — sederhana tapi penting

Di dunia logistik dan pengurusan dokumen kargo, istilah tarif dan biaya datang dalam berbagai format: ada yang detail per item (freight, THC, handling, documentation fee), dan ada yang disajikan “praktis” dalam satu angka tunggal — tarif all-in. Bagi pembeli barang (importir) maupun penjual (eksportir), memahami apa yang dimaksud dengan tarif all-in, apa saja yang sudah termasuk, apa yang masih mungkin muncul sebagai biaya tambahan, dan bagaimana mengatur klausul kontrak yang aman adalah keterampilan bisnis yang krusial dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Bab 1 — Apa itu Tarif All-In? Definisi praktis

Tarif all-in adalah satu harga gabungan yang ditawarkan oleh penyedia jasa logistik/forwarder atau carrier yang mencakup sejumlah layanan terkait pengiriman dalam satu angka tunggal. Dengan kata lain, bukannya menerbitkan daftar biaya terpisah (freight, terminal handling charge, documentation fee, fuel surcharges, dan lain-lain), vendor menyajikan total biaya “all-in” yang menggabungkan beberapa (atau hampir semua) komponen biaya hingga titik layanan tertentu (mis. door-to-door, port-to-port).

Tarif all-in populer karena sederhana: pelanggan melihat satu angka final dan mudah memutuskan. Tetapi kesederhanaan itu juga menimbulkan risiko salah paham — bukan semua vendor menutup komponen biaya yang sama dalam paket all-in mereka. Oleh karena itu definisi eksplisit tentang apa yang “inclusive” adalah kunci.

Bab 2 — Mengapa tarif all-in dipilih? Kelebihan dan keterbatasan

Kelebihan

1. Sederhana dan transparan di permukaan — satu angka memudahkan budgeting dan perbandingan cepat antar vendor.

2. Memangkas negosiasi per item — tidak perlu adu harga THC vs documentation fee.

3. Memudahkan internal approval — procurement/purchasing dapat mengajukan satu PO dengan nilai all-in.

4. Menurunkan beban administratif — tagihan satu invoice all-in mengurangi pekerjaan rekonsiliasi.

Keterbatasan / Risiko

1. Ambiguitas cakupan — tanpa definisi rinci, buyer tidak tahu apakah tertentu fee (mis. demurrage, customs penalty, lift-on/lift-off for OOG) termasuk atau tidak.

2. Biaya tambahan tak terduga — vendor mungkin menempatkan sejumlah biaya sebagai excluded charges sehingga muncul saat kasus tertentu.

3. Sulit melakukan audit & kontrol — satu angka menyulitkan finance melihat rincian beban dan memperhitungkan HPP secara akurat.

4. Perbandingan yang menyesatkan — angka all-in murah belum tentu lebih murah jika banyak tambahan excluded fee muncul di akhir.

Intinya: tarif all-in efisien bila definisi cakupannya jelas dan semua pihak sepakat. Tanpa itu, all-in bisa berarti “in-practice all-out” — ada banyak pengecualian.

Bab 3 — Komponen yang Sering Termasuk dalam Tarif All-In

Vendor punya fleksibilitas besar mengonstruksi paket all-in. Namun ada pola umum.

Komponen yang sering termasuk (included)

• Ocean / Air Freight (tarif utama pengangkutan)

• Origin terminal handling charge (origin THC)

• Destination terminal handling charge (destination THC) — bila paket door-to-door, sering included

• Documentation fee (pembuatan BL/AWB, DO, paperwork)

• Export clearance fee / handling (pengurusan PEB/PEB)

• Local trucking to/from terminal (untuk door services)

• Cargo insurance — hanya bila spesifik dicantumkan (tidak otomatis)

• Bunker adjustment factor (BAF) dan fuel surcharge — kadang sudah diinternalisasi

Komponen yang sering dikecualikan

• Demurrage / detention / storage (biaya akibat keterlambatan pelepasan)

• Port congestion surcharge (PCS) khusus di saat tertentu

• Customs duties, import VAT/PPN, and other taxes — hampir selalu excluded karena bukan biaya operator logistik

• ISPS / security fees yang tak terduga

• Surveyor fees / fumigation / phytosanitary charges untuk barang khusus

• Ramp / heavy lift / out-of-gauge (OOG) special handling

• Cost for unexpected re-delivery, re-weighing, or repacking

• Penalties akibat non-compliance (denda bea cukai)

Catatan: komponen yang “sering termasuk” dapat bervariasi menurut vendor; jangan berasumsi. Selalu minta itemised scope of inclusion.

Bab 4 — Cara membaca tawaran all-in: checklist verifikasi sebelum setuju

Sebelum menandatangani PO/kontrak dengan tarif all-in, gunakan langkah verifikasi ini:

1. Minta definisi tertulis: vendor wajib menyediakan daftar jelas item yang included/excluded.

2. Tentukan titik layanan: apakah all-in sampai “port-to-port”, “door-to-door”, atau “terminal-to-terminal”? Cantumkan lokasi lengkap (nama pelabuhan, alamat gudang) bukan istilah umum.

3. Konfirmasi handling for special cargo: apakah B3, pangan, cold chain, atau OOG memerlukan tambahan? Jika iya, minta estimasi tertulis untuk tiap skenario.

4. Cross-check dengan persyaratan bea cukai: biaya bea dan pajak impor bukan bagian vendor; pastikan buyer siap membawa biaya ini.

5. Periksa mekanisme perubahan tarif: bagaimana vendor menangani surcharge (fuel, peak season)? Apakah ada cap atau advance notice?

6. Minta contoh invoice final: mintalah contoh invoice all-in yang pernah dipakai untuk shipment serupa.

7. Tanyakan policy for disputes: waktu klaim, koreksi tagihan, refund policy, dan contact escalation.

8. Survei riwayat vendor: referensi klien, track record handling claims, dan ketepatan billing.

Jika vendor menolak menjabarkan cakupan all-in, itu adalah red flag.

Bab 5 — Contoh perhitungan: tarif all-in vs itemized charges

Misal: perusahaan A mengimpor 1 FCL 20’ dari Shanghai ke Jakarta. Terdapat dua penawaran:

• Penawaran A (All-In): USD 1.400 all-in door-to-door (Jakarta warehouse). Termasuk: freight, origin THC, dest THC, documentation, trucking, dan insurance. Excluded: demurrage, duties & taxes, fumigation.

• Penawaran B (Itemized):

  • Freight: USD 950

  • Origin THC: USD 80

  • Destination THC: USD 160

  • Documentation: USD 30

  • Trucking: USD 180

  • Insurance: USD 40

  • Total: USD 1.440 (plus same exclusions)

Pada tampilan depan, Penawaran A terlihat lebih murah (USD 40). Namun skenario risiko:

• Jika ada demurrage karena keterlambatan clearance dan jumlahnya USD 600 → Penawaran A akan menagihnya sebagai extra; penawaran B juga akan menagihnya. Perbandingan total bergantung pada frekuensi kejadian tambahan ini.

Analisis: All-in memudahkan budgeting; itemized memberi transparansi sehingga buyer tahu bagaimana memitigasi ekstra cost. Pilih berdasarkan profil risiko—kalau importir yakin clearance lancar, all-in bisa menghemat waktu. Kalau importir sering menghadapi inspeksi/regulatory hold, itemized mungkin lebih aman.

Bab 6 — Implikasi tarif all-in terhadap dokumen pabean dan proses clearance

1. Nilai pabean & invoice

   • Invoice yang menampilkan harga barang + all-in freight harus jelas memisahkan nilai barang dan komponen jasa (freight/insurance). Bea cukai membutuhkan breakdown untuk valuasi (terutama bila pabean dihitung CIF vs FOB). Jika vendor menyajikan single invoice all-in tanpa pemisahan, ini bisa menyulitkan perhitungan bea dan PPN impor.

2. Dokumen pendukung

   • Barang impor tetap memerlukan BL/AWB, commercial invoice, packing list, CO, dan dokumen teknis. Tariff all-in tidak menggantikan dokumen kepabeanan.

3. Pencatatan di PIB/PIB elektronik

   • PPJK atau importir harus memasukkan nilai yang benar di sistem—jika all-in mengandung biaya yang harus dimasukkan, pastikan klasifikasi sesuai peraturan.

4. Audit & rekonsiliasi

   • Finance dan compliance harus bisa mengurai satu invoice all-in untuk tujuan audit, biaya HPP, dan pemotongan PPN input.

Rekomendasi: apabila menerima all-in, minta supporting invoice yang memecah total menjadi sub-item untuk kepentingan pajak dan bea.

Bab 7 — Strategi negosiasi tarif all-in: apa yang bisa diminta buyer

1. Minta definisi cakupan rinci (itemised inclusion list) — ini nonnegotiable.

2. Tawar klausul cap untuk surcharge — minta limit kenaikan fuel/BAF per shipment atau pemberitahuan minimal 30 hari.

3. Minta waiver untuk handling tertentu — misal, fee storage selama 3 hari di tujuan menjadi tanggungan vendor.

4. Bicarakan SLA & credits — jika vendor melewatkan SLA (delay delivery akibat error vendor), minta service credit.

5. Request sample contract & invoice — verifikasi style billing vendor.

6. Buat trial period — satu atau dua shipment percobaan dengan review untuk menilai kepatuhan vendor terhadap all-in scope.

7. Tambahkan clause audit — hak audit terhadap supporting documents jika ada charge disputed.

8. Negosiasi payment terms — untuk all-in besar, buyer dapat meminta extended payment term atau pembayaran bertahap sesuai milestone.

Negosiasi yang matang mengurangi potensi harus membayar biaya besar tak terduga.

Bab 8 — Contoh klausul kontrak ready-to-use untuk tarif all-in

Berikut contoh klausul yang bisa dimasukkan ke SOW/PO kontrak:

Klausul definisi & cakupan

1. DEFINISI ALL-IN PRICE 1.1 "All-In Price" adalah jumlah moneter tunggal yang dibayarkan oleh Buyer kepada Vendor untuk jasa pengangkutan dan layanan tambahan sebagaimana dirinci dalam Lampiran A (Scope of Inclusion). Vendor wajib menyertakan Lampiran A sebagai bagian tak terpisahkan dari kontrak ini. 1.2 Lampiran A harus memuat daftar item yang termasuk (included) dan yang dikecualikan (excluded). Bila terjadi perselisihan interpretasi, Lampiran A menjadi pedoman.

Klausul surcharge & notice

2. SURCHARGE & NOTICE 2.1 Vendor dapat menerapkan surcharge tambahan (mis. fuel surcharge, peak season surcharge) hanya jika berlaku secara umum dan diumumkan secara tertulis minimal 30 (tiga puluh) hari kalender sebelumnya beserta perhitungan dasar pengenaan. 2.2 Vendor dilarang memungut surcharge yang tidak tercantum dalam Lampiran A tanpa persetujuan tertulis Buyer.

Klausul claim & audit

3. CLAIM & AUDIT 3.1 Buyer berhak mengajukan klaim atas biaya yang diperdebatkan dalam jangka waktu 30 hari sejak tanggal invoice. Vendor wajib menanggapi klaim dalam 7 hari kerja. 3.2 Buyer berhak melakukan audit terhadap supporting documents Vendor (copies of carrier invoices, trucking receipts, terminal invoices) untuk verifying billed charges. Vendor wajib menyediakan dokumen dalam 14 hari kerja sejak permintaan.

Klausul SLA & credit

4. SERVICE LEVEL & CREDITS 4.1 Vendor setuju pada SLA: on-time delivery (OTD) ≥ 95% per bulan untuk door-to-door shipments. Kegagalan memenuhi SLA akan menghasilkan service credit sebesar [x%] dari monthly fee sampai cap [y%].

Klausul-klausul ini memberikan perlindungan terhadap ambiguitas dan mendorong kepatuhan vendor.

Bab 9 — Red flag: tanda-tanda bahwa all-in bukan all-in

Hati-hati bila vendor menunjukkan perilaku berikut:

• Menolak menjabarkan apa saja yang termasuk.

• Menghindari diskusi tentang surcharge dan mekanismenya.

• Menyajikan satu angka tanpa memberikan contoh invoice sebelumnya.

• Menekan buyer untuk menandatangani cepat tanpa trial shipment.

• Riwayat keluhan klien terdahulu soal biaya tak terduga.

Jika menemui beberapa red flag, minta time-bound clarification dan referensi klien; atau pertimbangkan model itemized.

Bab 10 — Praktik terbaik operasional ketika bekerja dengan tarif all-in

1. Minta supporting breakdown meski sudah menyetujui all-in. Simpan breakdown sebagai lampiran PO.

2. Integrasikan all-in fee ke sistem ERP dan tandai semua transaksi dengan tag “All-In” untuk kemudahan audit.

3. Sediakan alokasi biaya HPP yang memisahkan cost of goods vs logistic costs.

4. Atur SOP klaim & eskalasi—siapa PIC, dokumen yang diperlukan, batas waktu.

5. Lakukan pilot shipment: uji 1–3 pengiriman sebelum komitmen jangka panjang.

6. Pantau KPI vendor (on-time, invoice accuracy, claim rate) dan adakan review periodik.

7. Dokumentasikan segala komunikasi (email confirmations, corrected BL, remittance) sebagai bukti.

Dengan proses internal yang baik, keuntungan simpel dari all-in bisa diperoleh tanpa mengekspos organisasi terhadap kejutan biaya.

Bab 11 — Studi kasus: All-In yang sukses vs gagal

Kasus sukses

Perusahaan retail besar melakukan kontrak all-in dengan forwarder untuk rute China-Jakarta door-to-door. Scope jelas: harga all-in mencakup freight, origin & dest THC, documentation, trucking, dan 3 hari storage di gudang. Vendor juga setuju SLA OTD 96% dan service credit. Selama 12 bulan, biaya predictable, administrasi turun 30%, dan tim procurement menghemat waktu 40% dalam approval process.

Kasus gagal

Perusahaan manufaktur menandatangani all-in murah tanpa Lampiran A. Saat terjadi inspeksi karantina dan fumigation di tujuan (biaya tinggi), vendor menagih biaya tambahan besar dengan argumen bahwa fumigation excluded. Perusahaan harus menanggung biaya dan mengalami delay produksi. Pelajaran: selalu definisikan casing untuk risiko regulatori / fumigation / survey.

Bab 12 — Checklist ringkas sebelum approve tarif all-in

• Dapatkan Lampiran A: daftar included & excluded.

• Pastikan titik layanan (exact addresses/ports) tertulis jelas.

• Minta contoh invoice all-in sebelumnya.

• Set SLA & penalty/service credit untuk keterlambatan.

• Tentukan mekanisme surcharge & notification period.

• Set audit rights & response time klaim.

• Uji satu shipment pilot sebelum kontrak tahunan.

• Libatkan finance & customs team untuk validasi tax/customs impact.

Gunakan checklist ini pada setiap proses procurement logistic.

FAQ singkat

Q: Apakah tarif all-in selalu lebih murah dibanding itemized?
A: Tidak selalu. Kadang all-in ditawarkan lebih murah untuk memenangkan tender, tapi tambahan excluded charges bisa membuat total cost lebih tinggi. Bandingkan total landed cost, bukan hanya angka headline.

Q: All-in sampai dimana biasanya?
A: Bervariasi — bisa port-to-port, port-to-door, atau door-to-door. Selalu minta penjelasan titik layanan (named ports and addresses).

Q: Bagaimana mencatat all-in di invoice untuk tujuan bea cukai?
A: Pisahkan nilai barang dan komponen jasa (freight, insurance) pada invoice meski Anda membayar satu angka ke vendor. Ini membantu perhitungan pabean dan PPN.

Penutup — ringkasan & langkah-langkah praktis sekarang juga

Ringkas: Tarif all-in memudahkan perencanaan dan administrasi logistik karena menyajikan satu angka komprehensif. Namun tanpa definisi yang ketat, all-in membuka celah biaya tak terduga. Kunci aman menggunakan all-in: minta Lampiran A yang jelas, definisikan titik layanan secara spesifik, tetapkan SLA dan hak audit, dan lakukan pilot shipment.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!