Mengenal Verified Gross Mass (VGM) dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — kenapa VGM jadi “dokumen wajib” yang tidak boleh diabaikan

Dalam dunia pengapalan kontainer modern, satu angka sederhana — total berat kontainer yang terverifikasi — dapat menentukan aman atau tidaknya sebuah kapal dalam rute lintas samudera. Verified Gross Mass (VGM) atau berat kotor terverifikasi adalah persyaratan keselamatan internasional yang wajib dipenuhi sebelum sebuah kontainer dimuat ke kapal. Aturan ini bukan sekadar rekomendasi operasional: sejak amandemen SOLAS, pemberian VGM menjadi prasyarat hukum agar kontainer bisa diangkut. Ketidakpatuhan berpotensi menimbulkan penundaan bongkar-muat, denda, bahkan penolakan muat di pelabuhan asal.

Artikel ini menjelaskan VGM dari sudut pandang praktis dan operasional: definisi, asal aturan, dua metode penentuan beserta langkah teknisnya, dokumen deklarasi yang umum dipakai, alur pengiriman data ke carrier/terminal, risiko & sanksi dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Apa itu VGM (Verified Gross Mass) — definisi ringkas

Verified Gross Mass (VGM) adalah berat total kontainer yang telah diverifikasi — mencakup berat kontainer kosong (tare), berat semua barang di dalamnya, bahan pengaman (dunnage), pallet, dan bahan pengemasan lainnya — yang harus dilaporkan oleh pihak yang bertanggung jawab (shipper) kepada carrier atau terminal sebelum kontainer dimuat ke kapal. VGM bertujuan memastikan perencanaan stowage dan stabilitas kapal serta keselamatan bongkar-muat.

Sejarah singkat: dari rekomendasi jadi kewajiban internasional

Permasalahan berat kontainer yang tidak akurat menjadi perhatian global setelah beberapa insiden keselamatan dan kecelakaan terkait penimbunan muatan. Untuk mengatasi hal ini, Organisasi Maritim Internasional (IMO) mengadopsi amandemen pada Konvensi SOLAS (Safety of Life at Sea) yang mewajibkan verifikasi berat kontainer. Amandemen itu disahkan pada 2014 dan mulai diberlakukan secara efektif pada 1 Juli 2016. Sejak tanggal itu, negara-negara pihak SOLAS wajib menegakkan kewajiban VGM sesuai pedoman IMO.

Siapa yang bertanggung jawab? — peran shipper dan aktor lain dalam rantai pasok

Buku aturan SOLAS jelas: shipper bertanggung jawab untuk menyediakan VGM. Namun pada praktiknya, shipper sering mendelegasikan pengukuran dan/atau pengiriman data VGM kepada pihak ketiga — freight forwarder, terminal, atau operator logistik — atas dasar perjanjian komersial. Meski didelegasikan, tanggung jawab akhir atas keakuratan angka tetap berada pada shipper (atau pihak yang secara kontraktual disebut sebagai shipper pada dokumen pengiriman). Terminal dan carrier berhak menolak kontainer tanpa VGM yang valid.

Penting: dalam dokumen commercial / shipping instruction pastikan bidang “shipper” diisi dengan jelas dan siapa yang akan menyerahkan VGM (shipper sendiri atau agen yang diberi wewenang).

Dua metode resmi penentuan VGM (Method 1 & Method 2) — uraian lengkap

IMO dan otoritas maritim di berbagai negara memutuskan hanya dua metode yang dapat dipakai untuk memperoleh VGM. Estimasi atau taksiran kasar tidak diperbolehkan.

Method 1 — Menimbang kontainer yang telah terisi (weigh packed container)

• Prinsip: kontainer ditimbang dalam kondisi sudah tertutup dan tersegel (packed & sealed). Timbangan yang dipakai biasanya weighbridge (jembatan timbang) atau sistem pengangkatan yang terkalibrasi di terminal atau fasilitas resmi.

• Prosedur umum: kontainer diangkut ke weighbridge (atau truck dengan kontainer ditimbang terpisah), berat terukur dicatat, lalu angka ditambahkan ke dokumen VGM. Jika menggunakan weighbridge, pastikan prosedur timbang memisahkan tara kendaraan (truck) bila tidak menimbang kontainer saja.

• Kelebihan: langsung, minim kesalahan penjumlahan; cocok untuk kontainer penuh.

• Catatan teknis: peralatan harus dikalibrasi dan memiliki sertifikat akurasi sesuai aturan nasional/terminal.

Method 2 — Penjumlahan berat isi + tare container (weigh cargo & add tare)

• Prinsip: shipper menimbang semua paket (koli), bahan pengemasan, dunnage; kemudian menambahkan tare weight (berat kontainer yang tercantum pada pintu kontainer atau data container) untuk mendapatkan VGM.

• Prosedur umum: timbang setiap item (atau kelompok paket yang serupa), jumlahkan, tambahkan angka tare yang benar, dan hasilnya dilaporkan sebagai VGM. Dalam praktik, shipper harus memiliki tim/alat timbang yang memadai untuk menghitung dengan akurat.

• Kelebihan: berguna ketika kontainer sudah dikapalkan (tidak bisa dipindah ke weighbridge) atau untuk muatan yang datang dalam beberapa pengiriman.

• Catatan teknis: penimbangan item-by-item harus dilakukan dengan alat yang terkalibrasi; catat serial / referensi timbangan dan metode perhitungan untuk traceability.

Persyaratan alat timbang & akreditasi — hal yang sering dilupakan

Baik metode 1 maupun metode 2 mensyaratkan penggunaan alat timbang yang memenuhi standar akurasi dan kalibrasi nasional. Seringkali peraturan lokal mengharuskan sertifikat kalibrasi yang masih berlaku untuk weighbridge atau timbangan industri yang dipakai. Terminal pelabuhan biasanya menuntut bukti bahwa perangkat timbang yang dipakai telah dikalibrasi oleh badan yang diakui. Selain itu, operator timbangan harus mendokumentasikan waktu, metode, identitas operator, dan kondisi lingkungan yang dapat mempengaruhi hasil.

Di banyak negara, otoritas maritim atau kementerian perhubungan juga mengatur bagaimana metode 1 atau 2 disetujui dan diawasi — misalnya mereka mewajibkan registrasi penyedia jasa timbang, atau mengatur standar format pengiriman VGM ke carrier. Di Indonesia, misalnya, regulasi pelabuhan dan peraturan menteri mengatur tata cara pelaksanaan VGM serta pengawasan di terminal.

Dokumen VGM: apa yang harus dicantumkan pada VGM Declaration

Formulir deklarasi VGM (VGM Declaration) populer di kalangan shipping line dan forwarder mencakup informasi inti berikut:

• Nomor kontainer (container number)

• Nomor seal (jika sudah tersegel)

• Nomor BL atau referensi shipment

• Nama shipper (entity yang bertanggung jawab)

• VGM (Total Verified Gross Mass) dalam satuan kg (atau sesuai format negara)

• Tanggal dan jam pengukuran

• Metode yang dipakai (Method 1 atau Method 2)

• Nama dan tanda tangan pihak yang berwenang (atau identitas digital)

• Pernyataan bahwa timbangan yang dipakai telah dikalibrasi dan proses dilakukan sesuai aturan.

Banyak shipping line menyediakan template VGM form yang harus diisi secara elektronik atau dikirim via portal/edi. Contoh format resmi atau template dapat ditemukan di situs operator logistik besar atau penyedia jasa pelabuhan. Simpan copy signed VGM Declaration sebagai bukti saat ada audit atau sengketa muat.

Alur operasional: dari timbang sampai terlapor ke carrier/terminal

Praktik terbaik operasional VGM mengikuti alur yang jelas agar tidak terjadi penundaan:

1. Sebelum stuffing / saat stuffing

   • Tentukan metode penimbangan yang akan dipakai (1 atau 2) dan komunikasikan ke semua pihak (shipper, forwarder, terminal). Jika memakai Method 2, siapkan tim timbang untuk barang paket.

2. Timbang & dokumentasikan

   • Lakukan penimbangan sesuai metode, catat bukti kalibrasi timbangan, nama operator, tanggal & jam, nomor kontainer dan seal. Ambil foto bukti timbangan bila perlu.

3. Isi VGM Declaration

   • Lengkapi form VGM (digital atau paper), tanda tangani secara sah, dan minta konfirmasi internal.

4. Kirim VGM ke carrier dan/atau terminal

   • Pastikan pengiriman dilakukan sesuai lead time yang ditentukan oleh carrier/terminal (biasa H-24 atau sesuai cut-off yang ditetapkan). Gunakan saluran resmi: portal carrier, email resmi, atau EDI message.

5. Verifikasi carrier / terminal

   • Carrier/terminal menerima VGM dan mengecek konsistensi. Jika ada discrepancy, pihak terkait akan menghubungi shipper untuk klarifikasi.

6. Simpan arsip

   • Simpan VGM dan bukti penimbangan untuk keperluan audit dan bukti kepatuhan.

Catatan: waktu pengiriman VGM (VGM cut-off) berbeda-beda antar carrier dan terminal — selalu konfirmasi lebih awal agar tidak terlewat.

Pengiriman VGM secara elektronik (EDI / portal) — format dan praktik aman

Banyak carrier menyediakan portal web untuk pengiriman VGM ataupun menerima pesan EDI tertentu (mis. pesan standar industri) yang berisi VGM. Pengiriman elektronik mengurangi risiko kehilangan dokumen dan mempercepat proses verifikasi terminal. Ketika menggunakan portal, pastikan:

• Data dikirim melalui kanal resmi carrier/terminal (bukan melalui akun pribadi/WhatsApp semata).

• Ada konfirmasi penerimaan (acknowledgement) dari carrier/terminal.

• Jika mengirim melalui agen atau forwarder, pastikan ada pernyataan tanggung jawab (who will submit VGM on behalf of shipper).

• Simpan screenshot/acknowledgement sebagai bukti.

Risiko, konsekuensi dan sanksi bila VGM tidak diserahkan atau salah

Gagal menyerahkan VGM yang valid bisa menimbulkan konsekuensi operasional dan finansial:

• Kontainer tidak dimuat: terminal atau carrier berhak menolak memuat kontainer tanpa VGM, sehingga terjadi penundaan jadwal pengapalan.

• Biaya demurrage / detention: tertahannya kontainer di terminal menimbulkan biaya storage dan demurrage.

• Denda / penalti: beberapa negara atau carrier memberlakukan penalti finansial untuk mis-declaration atau keterlambatan VGM. Besaran penalti berbeda-beda; contoh komersial ada kasus penalti ratusan hingga ribuan dolar per kontainer.

• Tanggung jawab hukum & keselamatan: jika kesalahan berat berdampak pada keselamatan kapal (mis. penumpukan salah stowage menyebabkan kecelakaan), pihak yang menyatakan VGM dapat diminta pertanggungjawaban hukum.

• Sanksi administratif lokal: beberapa negara mengatur sanksi administratif jika pelaksanaan VGM tidak sesuai ketentuan nasional, termasuk tindakan pengawasan dan pencabutan izin operasi pada penyedia jasa jika ditemukan pelanggaran sistematis.

Untuk meminimalkan risiko, perusahaan harus menerapkan kontrol kualitas internal pada proses penimbangan dan pengiriman data.

Praktik terbaik (best practices) yang terbukti mengurangi masalah VGM

Berikut rangkaian praktik operasional yang dapat diadopsi oleh shipper, forwarder, dan terminal:

1. Standard Operating Procedure (SOP) tertulis untuk VGM: buat panduan langkah demi langkah termasuk siapa PIC, perangkat yang dipakai, format VGM, dan cut-off.

2. Kalibrasi dan sertifikasi timbangan: jadwalkan kalibrasi rutin dan simpan sertifikatnya.

3. Three-way match data: bandingkan hasil timbang, packing list, dan commercial invoice untuk menemukan perbedaan sebelum submit.

4. Delegasi yang jelas: bila forwarder/agen mengirimkan VGM atas nama shipper, buat surat kuasa/kontrak yang jelas termasuk tanggung jawab hukum.

5. Simpan bukti digital: simpan file (pdf), foto timbangan, screenshot portal, dan email ack sebagai bukti audit.

6. Train staf operasional: latih tim di gudang dan procurement mengenai pentingnya akurasi bobot dan dokumentasi.

7. Gunakan weighbridge resmi saat mungkin: terutama untuk kontainer berat atau pengiriman volume besar.

Checklist dokumen VGM (siap pakai untuk tim Anda)

Gunakan checklist ini untuk memastikan tidak ada yang terlupakan sebelum kontainer tender ke carrier:

• Nomor kontainer & nomor seal tercantum.

• VGM (kg) dengan metode yang dipakai (Method 1 / Method 2).

• Bukti kalibrasi timbangan yang dipakai (sertifikat valid).

• Nama & tanda tangan / identitas digital pihak yang menjamin angka VGM.

• Foto bukti penimbangan (jika memakai weighbridge).

• Screenshot / email konfirmasi pengiriman VGM ke carrier/terminal.

• Copy packing list & commercial invoice untuk three-way match.

• Surat kuasa bila forwarder mengirim VGM atas nama shipper.

• Catatan waktu & nama operator penimbangan.

Simpan semua dokumen ini dalam folder digital per shipment untuk keperluan audit.

FAQ singkat — jawaban cepat soal VGM yang sering ditanyakan

Q: Bolehkah menggunakan estimasi berat berdasarkan packing list tanpa timbang?
A: Tidak. Hanya Method 1 (timbang packed container) atau Method 2 (menimbang semua isi + tare) yang diterima; estimasi kasar tidak diperbolehkan.

Q: Siapa yang berhak mengirim VGM ke carrier?
A: Secara aturan shipper bertanggung jawab, tetapi pengiriman data dapat didelegasikan ke pihak lain sesuai perjanjian (forwarder, agent). Pastikan ada bukti delegasi.

Q: Berapa lama VGM harus dikirim sebelum cut-off?
A: Cut-off ditentukan oleh carrier/terminal (mis. H-24, H-48). Selalu cek syarat carrier dan terminal masing-masing.

Penutup — VGM sebagai bagian dari budaya kepatuhan dan keselamatan

Verified Gross Mass bukan sekadar nombor administratif—ia bagian dari praktik keselamatan maritim yang menyelamatkan nyawa, mengurangi risiko kecelakaan, dan menghindarkan rantai pasok dari biaya tak terduga. Implementasi VGM yang konsisten butuh koordinasi antar-shippers, forwarders, carriers, dan terminal: SOP yang jelas, alat timbang terkalibrasi, dokumentasi rapi, serta komunikasi yang tepat waktu. Terapkan checklist dan praktik terbaik yang dipaparkan di sini agar setiap kontainer yang Anda kirim atau terima dapat bergerak lancar tanpa hambatan.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!