Pengertian Demurrage dalam Pengurusan Dokumen Kargo Ekspor–Impor

Pendahuluan — kenapa pembahasan demurrage penting untuk setiap pelaku logistik

Dalam rantai pasok internasional, waktu adalah uang. Di sinilah istilah demurrage muncul sebagai salah satu ancaman biaya yang paling sering mengejutkan importir, eksportir, freight forwarder, dan operator gudang. Demurrage bukan sekadar angka pada tagihan: ia mencerminkan keterlambatan dalam proses keluar-masuk kargo dari fasilitas pelabuhan atau terminal akibat administrasi, dokumen, atau kendala operasional.

Artikel ini membedah demurrage secara menyeluruh: dari definisi teknis dan akar penyebab, perbedaan dengan istilah yang sering tertukar (seperti detention), cara perhitungan lengkap dengan contoh numerik yang rinci, bagaimana demurrage terkait langsung dengan dokumen kepabeanan dan alur pencairan barang, hingga strategi kontraktual dan operasional untuk mengurangi risiko dan biaya. Ditulis agar praktisi logistik, tim procurement, akuntansi, dan compliance dapat menerapkan langkah-langkah pencegahan sehari-hari dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Apa itu Demurrage? — definisi praktis dan unsur utamanya

Demurrage adalah biaya yang dikenakan oleh terminal pelabuhan atau shipping line kepada pengirim atau penerima barang ketika kargo (umumnya kontainer) berada di fasilitas pelabuhan atau terminal lebih lama dari waktu pemberian gratis (free time) yang disepakati. Free time ini adalah periode waktu di mana kontainer dapat disimpan di terminal tanpa biaya tambahan setelah kapal tiba atau setelah SPPB/DO diterbitkan (bergantung aturan masing-masing terminal/carrier).

Unsur penting dalam definisi:

• Free time: batas waktu gratis sebelum demurrage mulai berlaku.

• Start point (awal hitung): biasanya ketika free time berakhir; definisi tepat bisa berbeda (mis. sejak vessel arrival, sejak SPPB terbit, atau sejak gate-in).

• Tarif demurrage: besaran biaya per unit waktu (mis. USD per hari per kontainer) yang ditetapkan carrier/terminal.

• Periode penagihan: dihitung berdasarkan hari kalender, hari kerja, atau jam, tergantung ketentuan.

Secara esensial, demurrage menghukum keterlambatan dalam mengosongkan area pelabuhan — baik akibat dokumen belum lengkap (SPPB/PIB), pembayaran tertunda, inspeksi instansi teknis, atau kendala fisik seperti antrian truck.

Demurrage vs Detention: jangan samakan — perbedaan yang sering membingungkan

Banyak orang mencampuradukkan demurrage dan detention, padahal kedua istilah ini berbeda fungsi dan titik biaya:

• Demurrage: biaya atas masa tinggal kontainer di area terminal/pelabuhan (area yang dikendalikan terminal). Fokus: biaya storage/penyimpanan di pelabuhan. Mulai dihitung saat free time di terminal berakhir.

• Detention: biaya untuk penggunaan kontainer di luar area terminal setelah keluar (mis. saat kontainer dibawa ke gudang importer dan tidak segera dikembalikan ke carrier). Fokus: menagih penggunaan asset carrier di luar terminal.

Perbedaan praktis penting: demurrage terjadi sebelum gate-out, detention terjadi setelah gate-out. Kedua biaya ini sering muncul bersama — misalnya dokumen terlambat sehingga kontainer tertahan (menimbulkan demurrage), setelah dilepas kontainer lama tidak dikembalikan (muncul detention).

Penyebab Umum Demurrage — dari dokumen sampai logistik fisik

Berikut penyebab yang sering ditemui di lapangan, setiap poin diperpanjang agar gambaran masalah nyata lebih jelas:

1. Dokumen Kepabeanan Tidak Lengkap atau Salah

   • Dokumen seperti Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Surat Pemberitahuan Impor Barang (PIB), dan SPPB harus sinkron. Ketidaksinkronan (nilai, HS code, jumlah, nama importir) menyebabkan bea cukai menempatkan barang pada jalur pemeriksaan kuning/merah sehingga SPPB tidak cepat terbit. Hasilnya: kontainer tetap di terminal melewati free time — muncul demurrage.

2. Izin Teknis Belum Turun

   • Barang yang memerlukan izin instansi teknis (BPOM, SNI, karantina, Kementerian Perdagangan, dsb.) akan ditahan sampai izin tersebut dikeluarkan. Proses registrasi/perizinan yang terlambat atau dokumen pendukung yang kurang membuat barang tidak bisa diserahkan ke penerima. Waktu tunggu izin seringkali tidak dapat diintervensi oleh terminal sehingga demurrage menumpuk.

3. Pembayaran Bea, PPN, atau Biaya Terminal Tertunda

   • Pembayaran bea masuk, PPN impor, atau biaya terminal yang belum dilunasi menyebabkan pihak terminal/shipper menahan dokumen SPPB/DO. Delay dalam proses approval bank, bukti pembayaran yang tidak lengkap, atau kesalahan account menyebabkan penundaan gate-out.

4. Kapasitas Angkutan Darat Terbatas

   • Jam padat, kekurangan truk, pembatasan jam operasi, atau antrean panjang di gate terminal menyebabkan proses pengambilan kontainer melambat. Meski dokumen sudah siap, keterbatasan fisik ini membuat kontainer menunggu di gedung terminal.

5. Pemeriksaan Fisik / Sampling oleh Bea Cukai atau Instansi Teknis

   • Perintah pemeriksaan fisik memerlukan koordinasi jadwal surveyor/inspector, pembukaan kontainer, pengecekan, atau sampling. Waktu untuk pemeriksaan lebih lama jika sampel dikirim ke laboratorium. Seluruh proses menambah waktu tinggal di terminal.

6. Kesalahan Administratif atau Klaim Komersial

   • Sengketa kualitas, jumlah, atau klaim antar importir dan supplier dapat menghalangi proses pengeluaran. Jika pihak importir menolak menerima barang (contoh: short shipment), container tidak dapat digate-out sampai dispute diselesaikan.

7. Force Majeure atau Operational Disruption

   • Cuaca buruk, strike, blackout sistem, atau gangguan operasional terminal dapat menghentikan pergerakan barang sementara, memicu demurrage yang melebar kepada seluruh shipment yang terdampak.

8. Human Error pada PPJK / Freight Forwarder

   • Kesalahan input nomor awb/BL, salah entry NPWP, atau lupa melampirkan dokumen penting akan memperlambat proses pengajuan PIB atau terbitnya SPPB. Meskipun terdengar sepele, dampaknya finansial bisa besar jika free time sudah hampir habis.

Bagaimana Demurrage Dihitung — rumus dan contoh angka (lengkap dan langkah per langkah)

Perhitungan demurrage biasanya sederhana: jumlah hari keterlambatan dikalikan tarif per hari per unit (kontainer). Namun praktiknya ada variasi: tarif bisa berubah berdasarkan jenis kontainer (20’ vs 40’, reefer vs dry), periode tarif (hari pertama lebih murah, hari ke-n naik), atau kebijakan terminal (perhitungan per hari kalender atau per jam).

Rumus dasar

Total Demurrage = Jumlah Hari Demurrage × Tarif Per Hari

Kita akan contohkan perhitungan numerik secara teliti.

Contoh kasus konkret (langkah demi langkah):

• Free time yang diberikan: 3 hari.

• Kontainer tiba di terminal dan free time berakhir pada tanggal 10 September 2025 pukul 00:00 (anggap titik awal).

• Kontainer baru dapat digate-out pada tanggal 15 September 2025 pukul 14:00. Terminal menerapkan perhitungan hari kalender penuh dan aturan pembulatan ke hari penuh jika melebihi jam 00:00.

• Tarif demurrage: USD 120 per hari untuk 1 x 40’ container.

Langkah perhitungan:

1. Hitung selisih tanggal secara digit per digit: dari 10 Sept → 15 Sept = 5 hari.

   • 10 → 11 = 1

   • 11 → 12 = 1

   • 12 → 13 = 1

   • 13 → 14 = 1

   • 14 → 15 = 1
     Total = 1+1+1+1+1 = 5 hari.

2. Karena gate-out pada 15 Sept pukul 14:00 (melewati 00:00), aturan terminal menghitungnya sebagai penuh hari ke-5 (tidak perlu pembulatan lebih). Jadi Jumlah Hari Demurrage = 5.

3. Tarif per hari = USD 120.

4. Perkalian digit-per-digit untuk total biaya:

   • 5 × 120 = ?
     Hitung:

   • 5 × 0 = 0

   • 5 × 2 (puluhan) = 10 → tulis 0, simpan 1 ke ratusan

   • 5 × 1 (ratusan, sebenarnya 100) = 5, tambahkan sisa 1 → 6
     Jadi hasil = 600. (artinya USD 600)

Jadi Total Demurrage = USD 600.

Catatan: beberapa terminal memberlakukan struktur bertingkat — misalnya hari 1–3 = USD 80/hari, hari 4–7 = USD 150/hari, hari >7 = USD 300/hari. Dalam kasus bertingkat, hitung tiap segment secara terpisah dan jumlahkan.

Contoh perhitungan bertingkat (opsional, juga langkah per langkah)

Misal: free time 2 hari; keterlambatan total 6 hari; tarif: hari 1–2 (setelah free time) = USD 100/hari; hari 3–5 = USD 200/hari; hari ke-6 ke atas = USD 400/hari.

Keterlambatan = 6 hari. Bagi ke segmen:

• Hari 1–2: 2 hari × 100 = 200

• Hari 3–5: 3 hari × 200 = 600

• Hari 6: 1 hari × 400 = 400
  Total = 200 + 600 + 400 = 1,200 USD.

Kalau perlu, hitungan digit-per-digit bisa ditunjukkan lebih rinci, tapi prinsipnya sama: bagi periode, hitung tiap segmen, lalu jumlahkan.

Kapan Demurrage Mulai Dikenakan Secara Tepat? titik awal yang perlu diperhatikan

Menentukan titik awal perhitungan demurrage sering menjadi sumber sengketa. Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Tanggal kedatangan kapal (vessel arrival) — beberapa carrier menentukan free time mulai dari vessel arrival date.

2. Tanggal SPPB/Release Document yang terbit — ada kondisi di mana free time dihitung sejak tanggal SPPB diterbitkan atau sejak DO tersedia.

3. Gate-in date — jika terminal menghitung dari gate-in (tanggal saat kontainer masuk area terminal).

4. Waktu akhir free time — harus dilihat pada dokumen pemberitahuan terminal (arrival notice) atau syarat pada bill of lading.

Karena perbedaan praktik, rekomendasi: pastikan klausul pada Bill of Lading, Freight Confirmation, dan termin pelayanan terminal menyebutkan dengan jelas kapan free time dimulai dan bagaimana pembulatannya.

Dampak Demurrage terhadap Dokumen Kepabeanan & Alur Clearance

Demurrage berkaitan erat dengan dokumen kepabeanan; beberapa poin penting:

• Dokumen terlambat → Biaya bertambah: Dokumen yang belum siap (PIB incomplete) menyebabkan SPPB tertunda. Jika SPPB belum terbit, DO tidak bisa dikeluarkan dan kontainer tetap berada di terminal — langsung memicu demurrage.

• Alur interdependensi: PPJK harus men-submit PIB yang lengkap ke sistem; otoritas melakukan risk assessment; bila ada permintaan dokumen tambahan, proses berhenti. Oleh karenanya koordinasi pra-kedatangan sangat penting.

• Pembayaran bea & pajak: sebelum SPPB terbit, bukti pembayaran bea/pajak biasanya harus diunggah; keterlambatan pembayaran bank juga memengaruhi waktu pengeluaran dokumen.

• Pemeriksaan teknis: bila instansi teknis memerintahkan penahanan untuk sampling, dokumen teknis tambahan mungkin diminta — proses ini membutuhkan waktu dan menambah demurrage.

Praktik pencegahan: kirim semua dokumen pra-kedatangan (commercial invoice, packing list, COO, izin teknis jika diperlukan) kepada PPJK dan instansi teknis jauh hari sebelum ETA.

Siapa yang Bertanggung Jawab Membayar Demurrage? — aspek kontrak dan Incoterms

Penentuan pihak pembayar demurrage bergantung pada kontrak pengangkutan, Incoterms, dan kebijakan internal:

1. Berdasarkan Incoterms

   • Jika menggunakan FOB / CFR / CIF: biasanya pembeli/importir yang bertanggung jawab untuk pengeluaran di pelabuhan tujuan (termasuk demurrage), kecuali disepakati lain.

   • Jika EXW / FCA: seller dapat memiliki tanggung jawab lebih panjang sampai barang diserahkan ke carrier, sementara importir sering menanggung biaya di negara tujuan.

2. Dalam kontrak dengan carrier / NVOCC

   • Bill of Lading atau shipping instructions sering kali menyatakan pihak yang akan menanggung demurrage bila terjadi keterlambatan. Jika pihak tersebut adalah shipper atau consignee, maka biaya jatuh pada mereka. Namun kadang transaksi bisnis menegosiasikan bahwa freight forwarder atau 3PL menyelesaikan tagihan lalu menagih kembali ke pihak yang sesuai.

3. Klausul perjanjian antara buyer–seller

   • Kontrak penjualan dapat mengatur pembebanan demurrage pada pihak yang menyebabkan keterlambatan. Misalnya seller harus menanggung demurrage jika supplier mengirim barang dengan dokumen yang salah.

4. Praktik komersial

   • Dalam praktik, freight forwarder atau agen sering membayar sementara tagihan diklaim ke principal (importir/eksportir). Ada juga kasus di mana carrier menuntut pihak yang tercantum di B/L (consignee) meski invoice dikirim ke pihak lain.

Rekomendasi: pastikan klausul penanggung jawab biaya demurrage tertulis jelas dalam kontrak jual beli, shipping instruction, dan service agreement dengan forwarder.

Strategi Mengurangi Risiko & Biaya Demurrage — checklist mitigasi

Berikut langkah-langkah konkret yang dapat diterapkan:

1. Pra-advice & pra-submission dokumen

   • Kirim commercial invoice, packing list, sertifikat asal (COO), dan dokumen teknis ke PPJK & instansi terkait sebelum barang sailing. Pre-clearance memotong waktu setelah kedatangan.

2. Percepat pembayaran elektronik

   • Siapkan fasilitas payment-online & bukti transfer yang cepat agar bukti pembayaran bea/pajak dapat segera diunggah.

3. Gunakan PPJK/Forwarder yang berpengalaman

   • Mitra yang mengerti prosedur lokal dan memiliki kanal komunikasi dengan terminal sering kali dapat mempercepat proses.

4. Perkirakan free time & alur pengambilan

   • Buat rencana trucking dengan buffer; hindari pengaturan pengambilan pada jam puncak.

5. Pantau status vessel & arrival notice

   • Aktif memantau ETA vessel & arrival notice sehingga tim operasional bisa mengantisipasi.

6. Siapkan dokumen perizinan lebih awal

   • Jika barang memerlukan izin teknis, urus jauh-jauh hari dan gunakan layanan express jika perlu.

7. Negosiasikan terms demurrage saat booking

   • Dalam volume besar, negosiasikan free time extension atau tarif demurrage yang lebih lunak dengan carrier.

8. Digitalisasi & SOP internal

   • Gunakan checklists pra-kedatangan, sistem WMS/ERP untuk notifikasi otomatis, dan SOP three-way match untuk mencegah salah dokumen.

9. Pelatihan tim & eskalasi cepat

   • Pastikan kontak penting (PPJK, carrier, terminal, bank) tersedia dan ada jalur eskalasi jika terjadi bottleneck.

10. Asuransi & kontrak supplier

    • Atur klausul denda/compensation di kontrak dengan supplier untuk kasus keterlambatan yang diakibatkan supplier; cek polis asuransi untuk biaya tambahan jika bisa diklaim (jarang tapi perlu dicek).

Studi Kasus Singkat & Pembelajaran Nyata

Kasus A — Dokumen tidak sinkron menyebabkan demurrage 7 hari
Perusahaan X menerima kontainer yang tertahan karena commercial invoice mencantumkan jumlah 950 unit, sedangkan packing list 1,000 unit. Bea cukai menempatkan shipment pada jalur kuning untuk pemeriksaan dokumen. Free time 3 hari sudah habis saat dokumen diperbaiki pada hari ke-8. Tarif demurrage USD 150/hari → biaya: 5 hari × 150 = USD 750. Pembelajaran: three-way match sebelum pengapalan dan adanya one-point contact antara pembeli & supplier dapat mencegah.

Kasus B — Izin teknis BPOM belum turun
Importir mengimpor kosmetik; BPOM memerlukan registrasi produk yang belum selesai. Barang tertahan 12 hari di terminal; demurrage meningkat, ditambah biaya laboratorium dan sampling. Pembelajaran: identifikasi regulasi produk sejak tahap PO dan urus izin jauh hari.

Template Klaim & Negosiasi Demurrage — langkah praktis saat kejadian

Jika terlanjur terkena demurrage, langkah praktis:

1. Kumpulkan bukti: semua dokumen (arrival notice, SPPB, email komunikasi, bukti pembayaran, PO, invoice, packing list).

2. Analisa akar penyebab: dokumentasikan mengapa keterlambatan terjadi (dokumen belum lengkap, izin teknis, bank delay, antrian truk).

3. Ajukan klaim ke pihak yang bertanggung jawab: jika penyebab berasal dari pihak ketiga (supplier, carrier, terminal), kirim klaim resmi disertai bukti.

4. Negosiasi dengan carrier/terminal: minta waiver sebagian jika penyebab di luar kendali (force majeure) atau gunakan goodwill relationship.

5. Catat dan review kontrak: update perjanjian untuk shipment berikutnya untuk menghindari pengulangan.

Gunakan bahasa profesional, sertakan timeline kronologis, dan tunjukkan komunikasi email yang mendukung klaim.

Checklist Singkat: Tindakan Preventif Harian

• Kirim dokumen pra-kedatangan H-7.

• Verifikasi three-way match (PO/Invoice/Packing List).

• Pastikan nomor registrasi & izin teknis valid (BPOM/SNI/karantina bila perlu).

• Monitor ETA vessel & arrival notice.

• Jadwalkan trucking dengan buffer waktu.

• Siapkan bukti pembayaran elektronik untuk unggah.

• Siapkan kontak darurat PPJK & terminal.

Kesimpulan — demurrage sebagai indikator efisiensi operasional

Demurrage bukan hanya beban biaya — ia adalah indikator tentang seberapa rapi alur dokumen, koordinasi antar-pihak, dan kesiapan operasional sebuah perusahaan. Dengan memahami akar penyebab, cara perhitungan, dan strategi mitigasi seperti pra-submission dokumen, negosiasi terms, serta digitalisasi proses, organisasi dapat menekan risiko biaya ini secara signifikan. Investasi dalam SOP, pelatihan, dan mitra logistik yang andal sering kali lebih murah dibandingkan biaya demurrage yang berulang.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!