Peran Incoterms dalam Menentukan Tanggung Jawab dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Digital Marketing

Rabu, 3 September 2025 10:00 WIB

Pendahuluan — Menghubungkan Perdagangan dan Kepastian Tanggung Jawab

Dalam perdagangan internasional, kesepakatan tentang harga hanyalah satu bagian dari transaksi. Sama pentingnya adalah kejelasan siapa menanggung apa: biaya transport, risiko kerusakan atau kehilangan, serta siapa yang bertugas menyiapkan dan menyerahkan dokumen yang diperlukan untuk pengapalan dan kepabeanan. Inilah yang dijawab oleh Incoterms — seperangkat aturan internasional yang menetapkan tugas dan tanggung jawab penjual dan pembeli dalam pengiriman barang dalam pengurusan dokumen kargo.

Memahami Incoterms bukan sekadar menghafal singkatan. Ini soal mengerti titik perpindahan risiko, detail biaya yang harus ditanggung tiap pihak, dan konsekuensi praktis bagi pengurusan dokumen kargo — mulai dari invoice, packing list, bill of lading / airway bill, hingga clearance impor dan pengurusan asuransi. Artikel ini menyajikan uraian mendalam, per poin, dengan banyak contoh praktis dan checklist yang bisa langsung diterapkan oleh tim perdagangan, operasional, logistik, dan kepabeanan.

Sekilas tentang Incoterms: Asal, Tujuan, dan Ruang Lingkup

Incoterms (International Commercial Terms) adalah aturan standar yang diterbitkan oleh International Chamber of Commerce (ICC) untuk menyatukan istilah perdagangan internasional. Tujuan utama Incoterms adalah menjelaskan pembagian tanggung jawab antara penjual dan pembeli terkait pengiriman barang: siapa menanggung biaya, siapa menanggung risiko, dan siapa berkewajiban menyiapkan dokumen tertentu.

Incoterms mencakup aspek-aspek seperti:

• Titik perpindahan risiko (kapan risiko berpindah dari penjual ke pembeli).

• Pembagian biaya transport dan penanganan.

• Kewajiban terkait pengurusan ekspor/impor dan dokumen pendukung.

• Kelayakan penggunaan per istilah untuk moda transport tertentu (laut, udara, multimoda).

Edisi yang paling banyak dipakai saat ini adalah Incoterms 2020. Meski begitu, prinsip dasar antara edisi berbeda relatif stabil: kejelasan tanggung jawab adalah kunci.

Klasifikasi Umum Incoterms dan Kapan Menggunakannya

Incoterms dibagi ke dalam dua kelompok besar menurut mode pengiriman:

1. Untuk semua moda transportasi (multimoda):

   • EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP

2. Khusus transportasi laut dan perairan pedalaman:

   • FAS, FOB, CFR (atau CIF), CFR/CIF (kadang ditulis CFR dan CIF)

Pemilihan istilah sebaiknya berdasarkan:

• Moda transportasi yang dominan (laut vs multimoda).

• Tingkat kontrol yang diinginkan oleh penjual atau pembeli.

• Persyaratan finansial dan pengurusan dokumen seperti Letter of Credit.

Uraian Masing-masing Incoterm: Tanggung Jawab, Risiko, dan Dokumen

Di bawah ini penjelasan detail untuk setiap istilah utama, yang berfokus pada implikasi terhadap pengurusan dokumen kargo.

1. EXW — Ex Works (Tempat Penjual)

Garis besar: Penjual membuat barang tersedia di tempatnya (pabrik/gudang). Semua biaya dan risiko sejak pengambilan barang ditanggung pembeli.

Tanggung jawab penjual:

• Menyediakan barang dan faktur komersial.

• Menyiapkan packing list jika disyaratkan.

Tanggung jawab pembeli:

• Mengatur pengambilan barang, pengangkutan, dan semua proses ekspor impor.

• Menyiapkan dokumen ekspor (jika negara memerlukan eksportir untuk mengurus itu).

• Mengurus pengapalan, B/L atau AWB, asuransi, dan clearance.

Dampak pada dokumen:

• Dokumen ekspor (izin, deklarasi ekspor) biasanya menjadi beban pembeli — sehingga kontrak harus jelas menyebut siapa yang akan mengurus jika peraturan lokal mengharuskan eksportir yang mengajukan.

• Untuk transaksi via L/C, EXW kurang populer karena buyer sulit menyediakan dokumen pengapalan yang dibutuhkan bank.

Praktik: EXW cocok untuk seller yang ingin meminimalkan tanggung jawab logistik, namun pembeli harus siap mengelola banyak aspek operasional.

2. FCA — Free Carrier (Tempat yang Disepakati)

Garis besar: Penjual menyerahkan barang, siap untuk diekspor, kepada pengangkut atau pihak lain yang ditunjuk oleh pembeli di tempat yang disepakati.

Tanggung jawab penjual:

• Menyerahkan barang ke carrier yang ditunjuk pada lokasi yang disepakati.

• Mengurus ekspor (jika penyerahan terjadi di negara penjual dan eksportir diwajibkan).

• Menyediakan dokumen dasar: commercial invoice, packing list, dokumen ekspor.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung biaya dan risiko setelah penyerahan ke carrier (termasuk pengangkutan utama).

• Mengurus impor di negara tujuan (customs clearance).

Dampak pada dokumen:

• Jika L/C mensyaratkan B/L, penjual mungkin tidak bisa menyediakan B/L karena pengapalan diatur pembeli; oleh karenanya, wording L/C harus disesuaikan (mis. allow presentation of 'carrier's receipt' atau 'on board' jika diperlukan).

• FCA lebih fleksibel untuk multimoda dan sering dipakai bila seller tidak menguasai pengapalan kehendak pembeli.

Praktik: Dalam praktik, FCA sering dipilih sebagai kompromi: seller menangani ekspor, buyer mengatur transportasi utama.

3. CPT — Carriage Paid To (Tempat Tujuan yang Disepakati)

Garis besar: Penjual mengatur dan membayar pengangkutan ke tempat tujuan yang disepakati, namun risiko berpindah ke pembeli begitu barang diserahkan ke carrier pertama.

Tanggung jawab penjual:

• Mengatur dan membayar biaya pengiriman sampai titik tujuan.

• Menyiapkan dokumen ekspor dan dokumen pengapalan (transport document) sesuai kebutuhan.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung risiko setelah penyerahan ke carrier pertama.

• Mengurus impor dan biaya impor seperti bea dan pajak.

Dampak pada dokumen:

• Penjual akan menyediakan transport document (mis. B/L, AWB, consignment note) yang menyatakan barang telah diangkut ke destinasi.

• Untuk L/C, transport document harus sesuai syarat; perbedaan antara biaya yang dibayar dan risiko yang berpindah perlu dicatat agar bank menerima dokumen.

Praktik: CPT cocok bila pembeli ingin penjual mengurus pengangkutan tetapi tetap menanggung risiko awal.

4. CIP — Carriage and Insurance Paid To

Garis besar: Sama seperti CPT, tetapi penjual juga wajib mengasuransikan pengiriman untuk kepentingan pembeli dengan tingkat perlindungan minimum (sampai Cover Institute Cargo Clauses atau setara).

Tanggung jawab penjual:

• Membayar pengangkutan dan premi asuransi sampai tempat tujuan.

• Menyediakan dokumen pengapalan dan polis/sertifikat asuransi.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung risiko setelah penyerahan ke carrier pertama.

• Mengurus impor dan biaya terkait.

Dampak pada dokumen:

• Polis atau certificate of insurance harus diserahkan penjual bersama dokumen pengangkutan.

• Dalam transaksi L/C, perhatikan wording asuransi: bank sering meminta bukti asuransi yang memenuhi syarat L/C.

Praktik: CIP direkomendasikan jika pembeli membutuhkan penjual untuk menyediakan jaminan asuransi.

5. DAP — Delivered at Place

Garis besar: Penjual menyerahkan barang ketika tersedia untuk pembongkaran di tempat tujuan yang disepakati. Penjual menanggung semua biaya dan risiko sampai barang tersedia bagi pembeli.

Tanggung jawab penjual:

• Mengatur dan membayar pengangkutan hingga tempat tujuan (tetapi tidak termasuk biaya bongkar di tempat pembeli).

• Menyiapkan dokumen pengapalan dan ekspor.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung biaya bongkar, impor, dan segala formalitas terkait impor.

Dampak pada dokumen:

• Penjual menyediakan transport document yang membuktikan pengiriman sampai tempat tujuan.

• Jika L/C digunakan, perincian tentang titik penyerahan dan dokumen yang dapat diterima bank harus dijelaskan dengan teliti.

Praktik: DAP cocok bila pembeli ingin penjual mengurus hampir seluruh fase logistik kecuali proses impor.

6. DPU — Delivered at Place Unloaded (sebelumnya DAT)

Garis besar: Penjual menyerahkan dan membongkar barang di tempat tujuan yang disepakati. Penjual menanggung biaya dan risiko sampai barang dibongkar.

Tanggung jawab penjual:

• Menanggung semua biaya pengangkutan dan bongkar sampai barang tersedia di tempat tujuan.

• Menyiapkan dokumen pengapalan dan ekspor.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung biaya impor dan penyelesaian formalitas impor.

Dampak pada dokumen:

• Dokumen pengapalan harus mencerminkan bahwa barang sudah dibongkar di tempat tujuan.

• Pencantuman bukti pembongkaran (delivery receipt from terminal) bisa membantu proses klaim atau pembuktian.

Praktik: DPU memberi kemudahan bagi pembeli karena mendapatkan barang dalam kondisi siap di gudang tujuan.

7. DDP — Delivered Duty Paid

Garis besar: Penjual menanggung seluruh biaya dan risiko sampai barang diserahkan di tempat tujuan, termasuk bea masuk dan pajak impor. Ini adalah tingkat tanggung jawab tertinggi bagi penjual.

Tanggung jawab penjual:

• Mengurus pengangkutan, asuransi jika disepakati, serta semua proses ekspor dan impor, termasuk pembayaran bea, pajak, dan biaya lain.

• Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk clearance.

Tanggung jawab pembeli:

• Menunggu barang tiba dan hanya melakukan penerimaan.

Dampak pada dokumen:

• Penjual harus memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan impor negara tujuan, termasuk registrasi, izin, atau penunjukan agen lokal.

• Dalam L/C, DDP dapat rumit karena bank mungkin meminta dokumen yang biasanya disediakan pembeli (mis. import license); kontrak harus jelas siapa mengurus apa.

Praktik: DDP sangat menguntungkan pembeli tetapi menuntut penjual paham regulasi dan kewajiban negara tujuan.

8. FAS — Free Alongside Ship (pelabuhan muat)

Garis besar: Penjual menempatkan barang di samping kapal yang ditunjuk di pelabuhan muat. Risiko berpindah ke pembeli pada saat barang ditempatkan di samping kapal.

Tanggung jawab penjual:

• Mengurus ekspor dan menempatkan barang di dermaga atau samping kapal.

• Menyediakan dokumen dasar.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung angkut antar kapal, pengangkutan utama, dan impor.

Dampak pada dokumen:

• Untuk transaksi laut, B/L menjadi dokumen kunci. Penjual harus memastikan waktu dan pelabuhan tep

at agar kapal dapat memuat barang.

Praktik: FAS jarang dipakai kecuali untuk kargo tertentu atau rute tradisional.

9. FOB — Free On Board

Garis besar: Penjual menempatkan barang di atas kapal yang ditunjuk di pelabuhan muat. Risiko berpindah ke pembeli saat barang melewati palka kapal.

Tanggung jawab penjual:

• Mengurus ekspor dan memuat barang ke kapal.

• Menyediakan dokumen pengapalan dan faktur.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung biaya pengangkutan laut, asuransi jika dikehendaki, dan impor.

Dampak pada dokumen:

• B/L akan menyatakan bahwa barang telah dimuat on board pada tanggal yang relevan. Untuk L/C, istilah ini umum digunakan di perdagangan laut.

Praktik: FOB banyak dipakai dalam pengiriman laut tradisional; pastikan timing muat dan wording B/L sesuai kontrak/L/C.

10. CFR — Cost and Freight

Garis besar: Penjual membayar biaya dan ongkos angkut sampai pelabuhan tujuan, namun risiko berpindah ke pembeli saat barang melewati palka kapal di pelabuhan muat.

Tanggung jawab penjual:

• Membayar biaya pengangkutan laut sampai pelabuhan tujuan.

• Mengurus ekspor.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung risiko setelah barang melewati palka kapal dan menanggung biaya impor.

Dampak pada dokumen:

• Penjual menyediakan B/L atau transport document yang membuktikan pengiriman sampai pelabuhan tujuan.

• Dalam L/C, dokumen harus menyatakan port of discharge sesuai perjanjian.

Praktik: CFR menguntungkan pembeli dari sisi pengaturan pengangkutan karena penjual membayar freight.

11. CIF — Cost, Insurance and Freight

Garis besar: Sama seperti CFR tetapi penjual juga wajib mengasuransikan pengiriman sampai tempat tujuan dengan tingkat perlindungan minimum.

Tanggung jawab penjual:

• Membayar freight dan asuransi.

• Menyiapkan dokumen pengapalan, polis asuransi, dan faktur.

Tanggung jawab pembeli:

• Menanggung risiko setelah barang melewati palka kapal dan mengurus impor.

Dampak pada dokumen:

• Polis asuransi atau certificate of insurance harus disertakan.

• Untuk L/C, pastikan syarat asuransi dalam L/C sesuai dengan apa yang disediakan penjual.

Praktik: CIF populer dalam perdagangan laut; buyer harus memeriksa level perlindungan asuransi yang disediakan penjual.

Implikasi Incoterms terhadap Pengurusan Dokumen Kargo — Ringkasan Praktis

Setiap Incoterm memengaruhi dokumen yang harus disiapkan dan oleh siapa:

• Dokumen ekspor (declaration, export license): biasanya menjadi tanggung jawab penjual kecuali dalam EXW penjual hanya menyediakan barang.

• Dokumen pengapalan (B/L, AWB, transport document): tergantung pada pengaturan pengangkutan; untuk FCA, CPT, CIP, seller biasanya menyediakan transport document.

• Dokumen asuransi (polis/certificate): diwajibkan pada CIP dan CIF; pada CPT/CFR penjual tidak wajib asuransi.

• Dokumen impor, clearance, dan pembayaran bea/pajak: menjadi tanggung jawab pembeli kecuali pada DDP di mana penjual menanggungnya.

• Dokumen yang diminta dalam Letter of Credit: harus disesuaikan dengan Incoterm yang dipilih agar tidak terjadi discrepancy.

Kejelasan dalam kontrak sangat krusial. Misalnya, jika L/C mengharuskan ‘on board B/L’ namun transaksi memakai FCA, penjual mungkin tidak bisa memenuhi syarat tersebut — sehingga buyer dan seller harus sepakat mekanisme alternatif.

Checklist Dokumen Per Incoterm (Ringkas)

• EXW: Invoice, Packing List. (Buyer yg urus B/L & ekspor)

• FCA: Invoice, Packing List, Dokumen ekspor (jika perlu), Carrier’s receipt / B/L jika disediakan.

• CPT / CIP: Invoice, Packing List, Transport Document (AWB/B/L), Polis asuransi (CIP).

• DAP / DPU: Invoice, Packing List, Transport Document yang membuktikan pengiriman sampai tempat tujuan.

• DDP: Invoice, Packing List, Dokumen ekspor & impor, bukti pembayaran bea/pajak jika diminta.

• FAS / FOB / CFR / CIF: Invoice, Packing List, On-board B/L, Polis asuransi (CIF).

Catat: persyaratan bank (L/C) dapat menambah dokumen lain seperti certificate of origin, bill of exchange, inspection certificate, dll.

Kesalahan Umum dan Tips Pencegahan

1. Menggunakan Incoterm yang tidak sesuai moda transport atau L/C.

   • Tip: Pilih Incoterm yang cocok untuk moda pengiriman dan diskusikan wording L/C terlebih dahulu.

2. Tidak sinkron antara Incoterm di kontrak dan syarat di L/C.

   • Tip: Review draft L/C bersama bank dan pihak lawan sebelum penerbitan.

3. Mengasumsikan siapa yang akan mengurus dokumen ekspor/impor.

   • Tip: Tuliskan secara eksplisit di kontrak siapa yang bertanggung jawab untuk perizinan tertentu.

4. Tidak mencantumkan titik penyerahan yang jelas (place).

   • Tip: Spesifikasikan lokasi: bukan sekedar 'port of loading', tetapi terminal/facility dan alamat jika perlu.

Studi Kasus Singkat

Kasus A — EXW tanpa koordinasi: Buyer memilih EXW tanpa koordinasi dengan forwarder. Saat barang siap di gudang penjual, forwarder bingung mengenai kapan harus mengambil dan siapa yang mengurus dokumen ekspor. Hasil: delay dan biaya tambahan. Pelajaran: EXW memerlukan buyer yang siap mengambil alih proses logistik.

Kasus B — FOB vs CIF saat L/C mensyaratkan insurance tertentu: Buyer setuju CIF tetapi L/C mensyaratkan level asuransi yang lebih tinggi dari yang disediakan penjual. Negosiasi ulang diperlukan agar polis sesuai atau buyer membayar selisih. Pelajaran: sinkronisasi antara Incoterm dan persyaratan dokumen asuransi esensial.

Rekomendasi Negosiasi dan Klausul Kontrak (Sample Wording)

1. Spesifikasikan Incoterm dan lokasi:
   “Incoterm 2020 — FCA, Seller’s warehouse, PT ABC, Jl. Industri No. 5, Jakarta.”

2. Dokumen L/C & alternatif:
   “Apabila transaksi menggunakan Letter of Credit, Buyer dan Seller sepakat bahwa dokumen yang dapat diterima meliputi: commercial invoice, packing list, carrier’s receipt (FCA), atau on-board B/L (jika tersedia).”

3. Asuransi (jika CIP/CIF):
   “Seller wajib menyediakan polis asuransi dengan cover Institute Cargo Clauses (A) atau setara, dan akan menyerahkan certificate of insurance pada saat presentasi dokumen.”

4. Pengurusan Bea & Pajak (jika DDP):
   “Seller bertanggung jawab untuk penyelesaian semua formalitas impor, pembayaran bea masuk dan pajak, serta menyediakan bukti pembayaran yang diperlukan untuk kepentingan Buyer.”

Praktik Terbaik Operasional untuk Mengurangi Risiko Dokumen

• Libatkan bank dan forwarder sedini mungkin untuk menyelaraskan persyaratan dokumen.

• Gunakan checklist dokumen per Incoterm untuk proses pre-shipment.

• Catat titik penyerahan secara konkret (terminal, gate, warehouse).

• Simpan komunikasi tertulis tentang instruksi pengapalan, karena ini berguna jika terjadi discrepancy.

• Sediakan contoh wording L/C kepada buyer sebelum pembukaan agar tidak terjadi mismatch.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Muncul)

T: Apakah Incoterm mengatur transfer kepemilikan barang?
A: Tidak. Incoterms mengatur biaya dan risiko, bukan kepemilikan hukum. Kepemilikan harus diatur dalam kontrak atau dokumen lain.

T: Bisakah kita mengombinasikan istilah Incoterm dalam satu transaksi?
A: Sebaiknya tidak. Pilih satu Incoterm yang sesuai untuk seluruh pengiriman; kombinasi dapat menimbulkan kebingungan.

T: Bagaimana jika negara tujuan memerlukan dokumen impor yang hanya bisa diajukan buyer?
A: Gunakan Incoterm yang sesuai, atau buat klausul kontrak yang menjelaskan tata cara penyerahan dokumen dan biaya terkait.

Kesimpulan — Incoterms sebagai Pilar Kepastian dalam Perdagangan Internasional

Incoterms memberi kerangka kerja yang jelas untuk membagi tanggung jawab antara penjual dan pembeli—dari biaya transport maupun titik perpindahan risiko. Dampaknya langsung terasa pada pengurusan dokumen kargo: siapa yang harus menyiapkan invoice, packing list, bill of lading, polis asuransi, serta siapa yang harus mengurus pengajuan izin ekspor atau impor.

Praktik terbaik adalah memilih Incoterm yang sesuai dengan moda transport, menuliskan tempat penyerahan dengan konkret, menyelaraskan persyaratan Letter of Credit dengan Incoterm yang dipilih, dan melibatkan pihak perbankan serta forwarder sedini mungkin. Dengan demikian, alur dokumen menjadi jelas, pembayaran lancar, dan risiko keterlambatan atau biaya tak terduga dapat diminimalkan.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!