Proses dan Dokumen Customs Declaration untuk Impor Sementara dalam Pengurusan Dokumen Kargo

Pendahuluan — kenapa impor sementara perlu dikuasai oleh setiap pelaku logistik?

Impor sementara (temporary import) adalah fasilitas kepabeanan yang memungkinkan barang masuk ke wilayah pabean untuk dipergunakan sementara — misalnya untuk keperluan pameran, perbaikan, instalasi sementara, penelitian, acara internasional, atau bahan kemasan yang akan dipakai kembali — tanpa dikenakan bea masuk selama barang tersebut dikeluarkan kembali sesuai ketentuan. Fasilitas ini sangat berguna untuk mempercepat operasional dan menurunkan biaya, tetapi memerlukan kepatuhan dokumen yang ketat agar tidak berujung pada pencabutan izin, penahanan barang, atau tagihan bea & pajak. Panduan ini merangkum proses deklarasi pabean (customs declaration) untuk impor sementara di Indonesia, lengkap dengan dokumen yang harus disiapkan, langkah-langkah praktis, dan risiko yang perlu diantisipasi dalam Pengurusan Dokumen Kargo.

Dasar hukum singkat

Ketentuan impor sementara diatur dalam peraturan kepabeanan nasional—termasuk Peraturan Menteri Keuangan (PMK) dan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai (PER). Untuk pedoman pelaksanaan teknis, Direktorat Jenderal Bea dan Cukai menerbitkan petunjuk pelaksanaan yang menjelaskan tata cara permohonan, dokumen yang harus dilampirkan, serta tugas pengawasan kantor pabean. Untuk aspek administratif dan syarat permohonan, rujukan resmi seperti PER-02/BC/2018 (Petunjuk Pelaksanaan Impor Sementara) dan PMK terkait harus dijadikan acuan.

Apa saja jenis impor sementara yang umum ditemui?

Secara operasional, impor sementara biasa muncul dalam beberapa skenario:

• Barang untuk pameran / expo — barang masuk untuk dipamerkan lalu diekspor kembali.

• Peralatan sementara untuk acara / proyek — mis. sound system, staging, peralatan olahraga internasional.

• Barang untuk perbaikan/servis (repair & return) — mesin/rakitan masuk untuk diperbaiki dan dikembalikan ke luar negeri.

• Barang sampel atau demonstrasi — alat ukur, mesin demo, prototype.

• Kemasan/packing yang digunakan berulang — wood pallets, box khusus yang akan kembali ke luar negeri.

• Kendaraan wisatawan (temporary admission / CPD) atau yacht — juga bisa diatur lewat skema khusus seperti Carnet.
  Bea Cukai memberikan izin per kasus berdasarkan bukti tujuan sementara dan komitmen pengeluaran kembali.

Prinsip umum customs declaration untuk impor sementara

Saat mengajukan impor sementara, proses deklarasi pabean tetap mengikuti prinsip dasar kepabeanan: identifikasi barang (HS code), nilai, kondisi, tujuan, lokasi pemakaian, dan jangka waktu. Perbedaannya adalah adanya izin impor sementara (sering disebut persetujuan/izin tertulis dari Kepala Kantor Pabean atau Direktorat Jenderal) dan jaminan yang memastikan barang benar-benar akan diekspor kembali. Secara ringkas alurnya:

1. Permohonan izin impor sementara diajukan ke kantor pabean sebelum atau saat kedatangan barang (tergantung ketentuan).

2. Dokumen pendukung harus lengkap: invoice, packing list, surat keterangan pemilik, rencana penggunaan, lokasi, dan dokumen identitas lain.

3. Jaminan atau mekanisme Carnet: importir wajib menyediakan jaminan (bank guarantee atau jaminan lain) atau menggunakan ATA Carnet bila memenuhi syarat internasional.

4. Pengajuan PIB dan SPPB: Pemberitahuan Impor Barang (PIB) tetap harus diajukan; namun status barang dicatat sebagai impor sementara sehingga perhitungan bea/pajak akan berbeda atau ditangguhkan sesuai izin.

(Penjelasan rinci dokumen ada di bagian berikut.)

Dokumen wajib saat mengajukan izin dan melakukan customs declaration (rincian per item)

Berikut daftar dokumen yang umumnya diminta oleh kantor pabean saat permohonan impor sementara — setiap item disertai fungsi dan catatan praktis.

1. Surat Permohonan Izin Impor Sementara

   • Surat resmi dari importir atau kuasa (PPJK/forwarder) yang memuat uraian barang, tujuan, lokasi penggunaan, dan jangka waktu. Harus ditandatangani pejabat berwenang.

2. Commercial Invoice / Proforma Invoice

   • Menjelaskan nilai dan deskripsi barang. Untuk barang yang tidak dijual (loan, sample), proforma invoice atau surat pernyataan nilai yang wajar diperlukan.

3. Packing List

   • Rincian paket, jumlah, berat, marks & numbers — dipakai saat pemeriksaan fisik.

4. Bill of Lading / Air Waybill / AWB

   • Dokumen angkutan yang menyatakan barang telah dimuat. Untuk keperluan Bea Cukai, data B/L/AWB penting untuk pencocokan.

5. Surat Keterangan Pemilik Barang / Pernyataan dari Eksportir Asal

   • Dokumen yang menjelaskan status kepemilikan, apakah barang dipinjam (loan) atau dikirim untuk perbaikan.

6. Rencana Penggunaan & Lokasi (dokumen teknis)

   • Uraian bagaimana barang akan dipakai, apakah memerlukan instalasi, dan lokasi fisik di mana barang akan ditempatkan—ini relevan untuk pengawasan.

7. Jaminan (Bank Guarantee / Bond) atau ATA Carnet

   • Jaminan: sebagai jaminan atas risiko tidak dikeluarkannya barang kembali. Bisa berupa jaminan bank atau jaminan lain yang disetujui kantor pabean.

   • ATA Carnet: dokumen pabean internasional yang dapat dipakai sebagai pemberitahuan pabean dan jaminan untuk barang-barang sementara; sangat praktis untuk pameran atau alat demonstrasi yang berulang lintas negara.

8. Surat Kuasa / Dokumen Identitas

   • Jika diwakilkan ke PPJK atau freight forwarder, harus ada surat kuasa pabean bermaterai/notaril beserta identitas penandatangan.

9. Dokumen Tambahan (jika komoditas memerlukan)

   • Izin teknis (BPOM, karantina, SNI), sertifikat asal, sertifikat jaminan keselamatan, dsb.

10. Dokumentasi Pendukung Lain

    • Korespondensi kontraktual (kontrak servis/loan), pernyataan nilai, dan dokumen lain yang memperkuat proses permohonan.

Sumber resmi menyatakan jenis dokumen minimal yang harus dilampirkan dan menekankan agar permohonan diajukan lengkap agar proses verifikasi berjalan cepat.

Langkah-langkah operasional: alur pengajuan izin dan deklarasi (step-by-step)

Berikut alur praktis yang bisa dijadikan SOP tim operasional:

A. Pra-kedatangan & Persiapan

1. Identifikasi kategori barang: apakah barang masuk kategori alat demonstrasi, mesin untuk perbaikan, kemasan berulang, atau kendaraan? Ini menentukan dokumen teknis tambahan.

2. Siapkan paket permohonan: surat permohonan, invoice/proforma, packing list, rencana penggunaan, surat kuasa bila ada, serta dokumen jaminan/Carnet.

3. Konsultasi awal dengan kantor pabean: beberapa kantor pabean menyediakan pre-clearance guidance—manfaatkan untuk mengetahui format & lampiran yang diterima.

B. Pengajuan Izin Impor Sementara

4. Ajukan permohonan tertulis ke Kepala Kantor Pabean wilayah pemasukan barang (bisa lewat PPJK). Permohonan harus diajukan sebelum importasi pertama bila ketentuan mengharuskan (tergantung jenis barang).

5. Verifikasi administrasi & pemeriksaan: kantor pabean akan melakukan verifikasi dokumen; dalam beberapa kasus diperlukan pemeriksaan fisik sebelum penerbitan izin.

C. Penerbitan Izin & Jaminan

6. Penerbitan izin: bila disetujui, kantor pabean menerbitkan izin impor sementara (surat keputusan / nota persetujuan). Dokumen ini menjadi dasar saat pengajuan PIB.

7. Jaminan: pendaftar menyerahkan jaminan sesuai ketentuan; atau bila menggunakan ATA Carnet, Carnet berfungsi sebagai jaminan lintas batas.

D. Pengajuan Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

8. PPJK / importir mengajukan PIB di sistem kepabeanan (INSW/portal pabean) dan melampirkan salinan izin impor sementara beserta dokumen pendukung (invoice, B/L, packing list, jaminan/Carnet). Dalam PIB, barang ditandai sebagai impor sementara sehingga perhitungan bea/pajak akan dicatat sesuai ketentuan izin.

9. Verifikasi & SPPB: bea cukai melakukan risk assessment; jika dokumen lengkap dan tidak ada indikasi larangan, SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) akan diterbitkan untuk pengeluaran barang sesuai izin. Jika perlu, terjadi pemeriksaan fisik.

E. Penggunaan & Monitoring

10. Penggunaan barang di lokasi yang disetujui: catat aktivitas penggunaan, pemindahan, dan tanggal yang relevan; wajib melaporkan jika terjadi perpanjangan atau pemindahan lokasi. Kantor pabean dapat melakukan pemeriksaan berkala.

F. Penyelesaian: Ekspor Kembali atau Penyelesaian Lain

11. Penyelesaian impor sementara: sebelum masa berlaku izin berakhir, barang harus diekspor kembali atau diselesaikan sesuai ketentuan: jika barang tidak dikeluarkan kembali, pemilik harus mengajukan permohonan pembebanan bea & pajak dan/atau penyelesaian lain, termasuk penalti bila berlaku.

ATA Carnet: solusi praktis untuk impor sementara lintas negara

ATA Carnet adalah dokumen pabean internasional yang berfungsi sebagai pemberitahuan dan jaminan untuk barang impor sementara yang akan kembali ke negara asal tanpa dikenakan bea masuk atau pajak di negara tujuan selama periode tertentu. Carnet sangat berguna untuk:

• pameran internasional, roadshow peralatan, peralatan produksi yang sering dipindah antar negara, serta pengiriman sampel.
  Kamar Dagang (KADIN) biasanya adalah otoritas penerbit/garansi nasional untuk ATA Carnet di Indonesia. Penggunaan Carnet mengeliminasi kebutuhan jaminan bank per negara dan mempermudah proses pabean. Namun, tidak semua jenis barang atau tujuan menerima Carnet—selalu cek daftar pengecualian.

Perpanjangan izin, pemindahan lokasi, dan pencabutan izin: apa yang perlu diketahui

• Perpanjangan izin: bila barang perlu lebih lama dipakai di dalam negeri, pemegang izin wajib mengajukan permohonan perpanjangan sebelum masa berlaku berakhir, dengan melampirkan alasan dan bukti penggunaan. Kantor pabean akan menilai dan dapat meminta jaminan tambahan.

• Pemindahan lokasi: pindah lokasi penggunaan (mis. dari Jakarta ke Surabaya) memerlukan izin tertulis dari Kepala Kantor Pabean yang menerbitkan izin awal atau persetujuan kantor pabean di lokasi baru; biasanya diawasi ketat.

• Pencabutan izin: bila ditemukan penyalahgunaan (barang digunakan untuk tujuan lain, tidak ada bukti keluarnya kembali, atau pindah lokasi tanpa izin), kantor pabean dapat mencabut izin dan mengenakan penyegelan serta kewajiban pemungutan bea/pajak dan sanksi administratif.

Risiko, sanksi, dan mitigasi kepatuhan

Risiko yang umum terjadi: penyalahgunaan izin untuk menjual barang di pasar domestik, pemalsuan dokumen, kegagalan mengeluarkan barang kembali, atau tidak mematuhi ketentuan pemindahan lokasi. Konsekuensi dapat berupa pencabutan izin, penyegelan barang, penagihan bea & pajak yang ditangguhkan, denda, bunga, dan bahkan tindakan hukum dalam kasus berat.

Mitigasi praktis:

• gunakan checklist dokumen lengkap sebelum pengajuan;

• gunakan ATA Carnet bila memenuhi syarat;

• serahkan jaminan sesuai ketentuan;

• catat dan arsipkan timeline pemakaian;

• koordinasikan secara proaktif dengan kantor pabean dan PPJK;

• buat SOP internal untuk pelaporan realisasi & rekonsiliasi barang.

Contoh studi kasus singkat (ilustrasi praktis)

Kasus — Pameran Internasional (alat demo elektronik): perusahaan A mengimpor 50 unit alat demo untuk pameran internasional di Jakarta dan berencana mengekspor kembali seluruh unit setelah acara 10 hari. Mereka mengajukan izin impor sementara, menyediakan proforma & packing list, dan menggunakan ATA Carnet yang diterbitkan KADIN. Barang masuk, SPPB dikeluarkan, pameran selesai, dan ekspor balik dilakukan; Carnet digunakan sebagai bukti dan jaminan sehingga tidak perlu jaminan bank per shipment. Pelajaran: perencanaan awal (Carnet) sangat menghemat waktu dan biaya jaminan.

Checklist praktis untuk permohonan & customs declaration impor sementara (siap pakai)

Pra-pengajuan

• Pastikan kategori barang sesuai untuk impor sementara.

• Siapkan surat permohonan & rencana penggunaan.

• Siapkan invoice/proforma, packing list, B/L/AWB draft, dan surat keterangan pemilik.

• Tentukan apakah akan gunakan ATA Carnet atau jaminan bank.

• Siapkan surat kuasa pabean jika diwakilkan.

Saat pengajuan

• Ajukan permohonan ke Kepala Kantor Pabean wilayah pemasukan.

• Lampirkan jaminan atau Carnet; pastikan format & nilai jaminan sesuai.

• Minta nomor registrasi permohonan & simpan bukti upload.

Saat kedatangan & deklarasi

• Ajukan PIB dengan melampirkan salinan izin & jaminan/Carnet.

• Pastikan PPJK mengunggah dokumen sesuai format INSW.

• Siapkan untuk pemeriksaan fisik bila diminta.

Penutupan

• Dokumentasikan bukti ekspor balik (BL ekspor) atau penyelesaian lain.

• Ajukan pembatalan/penuntasan jaminan bila barang telah diekspor kembali.

• Arsip semua dokumen (min. 5 tahun atau sesuai ketentuan audit).

FAQ singkat (jawaban ringkas pada pertanyaan sering muncul)

Q: Bisakah impor sementara dilakukan tanpa jaminan jika hanya beberapa hari?
A: Umumnya diperlukan jaminan atau ATA Carnet; untuk kasus tertentu kantor pabean dapat mengevaluasi, tetapi jangan mengandalkan pengecualian—siapkan jaminan sesuai aturan.

Q: Berapa lama masa berlaku izin impor sementara?
A: Masa berlaku bersifat kasus per kasus; permohonan perpanjangan bisa diajukan. Cek keputusan izin yang diterbitkan oleh kantor pabean untuk masa berlaku spesifik.

Q: Apakah ATA Carnet diterima di semua negara?
A: ATA Carnet diterima di negara peserta sistem Carnet; beberapa negara atau jenis barang memiliki pengecualian. Selalu verifikasi daftar keanggotaan dan pengecualian sebelum mengandalkan Carnet.

Kesimpulan — ringkas & tindakan selanjutnya

Impor sementara adalah mekanisme efisien untuk membawa barang ke Indonesia tanpa bea masuk selama barang tersebut diekspor kembali sesuai izin. Namun keberhasilan proses bergantung pada kelengkapan dokumen, jaminan yang tepat (ATA Carnet atau bank guarantee), dan koordinasi erat dengan kantor pabean/PPJK. Terapkan checklist operasional di atas, komunikasikan pra-kedatangan, dan simpan bukti ekspor balik untuk menutup jaminan.

Siap mengurus dokumen kargo Anda? serahkan melalui Damar Hasta Raya untuk solusi dokumen logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 812-8058-8150 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!